今回はRobby Milesさんからのとても参考になるゲスト投稿です - Nozbeアンバサダーであり、生産性を追及するナイスな人物です :-) 記事を読み、かんばん方式を取り入れて、チームの効率や生産性を向上させてみてはどうでしょうか。
かんばんとは？
かんばんはトヨタ自動車があみ出したプロジェクトマネージメントシステムであり、“ジャスト・イン・タイム"の生産システムです。その視覚的な性質がチームのコミュニケーションを用意にし、プロジェクトの進行状況がすぐに理解できます。
かんばんの構造
かんばんシステムはいくつかのプロジェクト段階に分けられます。
例:
- 未だ実行されていないタスク
- 進行中のタスク
- レビューを待っているタスク
- 完了したタスク
カンバンシステムを実行できるアプリとしてTrelloなどが人気がありますが、Nozbeはこの方式でプロジェクトを記録していくのに非常に適したツールです。
Nozbeのチームでかんばんシステムを採用するやり方
まずは、4つのプロジェクトを作成します。 各段階ごとにプロジェクトを作ります。
次に、プロジェクトに関連する全てのタスクを洗い出します。 例えば今、誕生日パーティーをセッティングすることとします。タスクは: ケーキを買う、カードを買う、招待状を送る、場所を確保する、夕食をプランするこれらのタスク全てを、バックログ、または来る予定のタスクプロジェクトに追加します。
シェアそして協力
ここで、プロジェクトに取り掛かるために、チームでシェアします。 各かんばんプロジェクトごとにやっていきます。
各プロジェクトがシェアされたら、自分のバックログのタスクに取り掛かります。タスクを一つずつ 進行中の プロジェクトへ移します。
これらのタスクが進行中になったら、Nozbeの責任者を設定する機能を使って委任していきます。
これでチームメンバーはどのタスクが自分に属しているのか、それから、プロジェクト内の進行状況も分かるようになります。タスクにコメントを残してやることで先に進ませることもできます。
タスクがレビューへの準備ができたら、レビュー待ち のプロジェクトへ移します。レビューする人にタスクを委任します。
完了したタスクがあり、チームも完了することに同意していたら、完了したタスク へ移し、完了をマークします。
このようにしてチームでNozbeを使えば、全てのタスクがクリアで、委任され、容易に記録をたどることができます。
あなたもぜひかんばんを。
かんばん方式は小さなチームから大きな組織まで、誰でも使うことができます。うまくチームでかんばん方式を使った例に、ソフトウェアの開発、製品の開発、ブログ作成のワークフローなどがあります。
異なるチームや目標ごとにラベルを使うことで、あなたの様々なNozbeプロジェクトにかんばん方式を採用することができます。
プロジェクトマネージメントシステムとして、かんばん方式は、チームの中で共通認識を効率的に図り、プロジェクトを遂行するためにいくつかの段階を経なければならないということを理解しやすくしてくれます。
