Dobrze napisana procedura pomoże Tobie i zespołowi osiągnąć cele w zaplanowany i ustandaryzowany sposób. Jak stworzyć dobrą procedurę? Czytaj dalej.
W przeciwieństwie do jednorazowych zdarzeń, które są w dużej mierze wynikiem szczęścia, czy decyzji podejmowanych pod wpływem chwili, praca w oparciu o ustanowione procedury to skuteczny sposób na systematyczne zwiększanie produktywności. Pozwala również stworzyć formułę powtarzalnych działań gwarantujących sukces. Brak elastyczności w podejmowaniu decyzji ma jeszcze jedną zaletę: pozwala wyeliminować ryzyko wystąpienia błędów ludzkich i ogranicza pole manewru, co w wielu obszarach może okazać się krytyczne. Pytanie brzmi – jak napisać dobrą procedurę?
1. Wybierz właściwy środek przekazu
Obecnie technologia stwarza wiele możliwości w zakresie tworzenia różnego rodzaju dokumentów. Kluczowy jest wybór właściwego środka przekazu, aby użytkownicy mogli skutecznie z nich korzystać. Możesz w tym celu posłużyć się zwykłą kartką i długopisem, albo skorzystać z oprogramowania do tworzenia dokumentacji. Decyzja o tym, jaki kanał przekazu wybrać wymaga zastanowienia i, potencjalnie, zainwestowania środków w zakup specjalnego oprogramowania, dlatego warto starannie ją przemyśleć.
2. Zadbaj o spójność tekstu
Chcąc przekazać szczegółowe instrukcje osobie, z którą nie miałeś styczności, zachowaj spójność przekazu. Jak twierdzi James Isaacs, autor tekstów w Academized: „Brak spójności prowadzi do zamieszania. I nie chodzi tu wyłącznie o spójność w jednym obszarze lecz o spójność w obrębie całego dokumentu – począwszy od wielkości marginesów, aż po użycie właściwego słownictwa”. Jeśli procedura nie będzie spójna, skutek może być odwrotny do zamierzonego.
3. Pisz jasno i zrozumiale
Podobnie jak brak spójności może prowadzić do zamieszania i trudności związanych z realizacją procedury, tak samo słabo napisane procedury również mogą mieć katastrofalne następstwa. Staraj się, aby każde słowo, które przelewasz na papier było możliwie jak najbardziej precyzyjne i przemyślane. Dzięki temu zwiększysz szanse na to, aby procedura mogła być stosowana w sposób ciągły i powtarzalny. Jeśli potrzebujesz pomocy, możesz skorzystać z dedykowanych serwisów, które pomogą Ci w pisaniu – na przykład OXEssays, Write My Paper lub EliteAssignmentHelp.
4. Korzystaj ze źródeł
Jednym z nich jest Twoja wiedza, która może być bardzo duża. Czasem jednak warto wyjść poza jej granice – porozmawiać z innymi, cofnąć się wstecz, by przeanalizować dotychczasowe próby wykonania danej czynności.
5. Postaw się na miejscu odbiorcy
Nawet jeśli jesteś ekspertem z dziedziny, z którą procedura jest związana, warto na chwilę odłożyć wiedzę na bok i wczuć się w rolę laika, który nie ma pojęcia o tym, co robi. Tylko tak zyskasz pewność, że to, co stworzyłeś, rzeczywiście jest użyteczne dla innych.
6. Przeprowadź testy
Po napisaniu procedury, musisz ją przetestować. W tym celu, najpierw wypróbuj ją kilka razy samodzielnie, sprawdzając czy wszystkie kroki są dobrze opisane. Jeśli test przebiegnie pomyślnie, poproś o ponowne sprawdzenie procedury kogoś z zewnątrz, aby upewnić się, że wszystko jest przejrzyste i zrozumiałe.
7. Wprowadź poprawki
Na podstawie otrzymanych opinii, wprowadź stosowne poprawki, aby upewnić się, że procedura jest kompletna i możliwie najbardziej przyjazna dla użytkowników.
8. Opublikuj procedurę
Gdy procedura będzie gotowa, opublikuj ją. Ważne jest, abyś nadzorował pierwsze wdrożenia na wypadek pojawienia się ewentualnych problemów lub błędów. Przy okazji upewnisz się, że osoby, do których kierujesz tekst rozumieją, po co został napisany i co powinny zrobić na wypadek wystąpienia problemów.
Podsumowanie
Stosując się do powyższych wskazówek, zdołasz napisać dobrą procedurę i, co ważniejsze, stworzysz solidny dokument, który potencjalnie będzie służyć innym przez lata. Warto postarać się już na samym początku – w dłuższej perspektywie z pewnością Ci się to opłaci.
