Niech spotkania będą opcjonalne!

Zmniejsz liczbę spotkań, zwiększając jednocześnie ich produktywność dzięki Nozbe!

Spotkania to strata czasu

Zapytaj o to swój zespół.

→ Po raz kolejny marnujesz czas na spotkaniu, podczas gdy wystarczyłoby napisać maila?

→ Twoi pracownicy narzekają, że mogliby robić coś istotniejszego niż siedzenie na kolejnym spotkaniu statusowym?

→ Kalendarz Twojego zespołu jest wypełniony po brzegi rozmowami, spotkaniami na Zoomie i wielogodzinnymi sesjami burz mózgów, z których nic tak naprawdę nie wynika?

Doskonale Cię rozumiemy. Sami przez to przechodziliśmy i byliśmy przekonani, że jedynym sposobem, aby pchnąć pracę do przodu, jest organizacja kolejnego spotkania.

Warto lepiej wykorzystywać czas pracy Twojego zespołu

Najwyższa pora zmienić podejście do spotkań.

Dlaczego lepiej
unikać spotkań

…i w jaki sposób zmniejszają one produktywność Twojego zespołu?

za dużo spotkań w pracy

Tak wiele spotkań,
tak mało czasu na pracę

Kiedy spotkania są traktowane jako remedium na brak postępów, wiele z nich planuje się tylko po to, by zapełnić luki w firmowym kalendarzu.

A gdy tyle czasu poświęca się na zebrania, nie zostaje go zbyt wiele na faktyczną pracę.
za dużo osób na zebraniach

W zebraniach uczestniczy za dużo osób

Często zapraszamy na spotkania jak największą liczbę osób, aby nikt nie czuł się
pominięty.

Z tego powodu wiele osób, które są obecne na spotkaniu, nie uczestniczy w nim aktywnie, ponieważ dany temat ich w ogóle nie dotyczy.
żle przygotowane spotkania

Bardzo często spotkania są źle przygotowane

Zwołując zebrania, nie poświęcamy dość czasu na ich przygotowanie. Rezultat? Brak agendy, struktury i konkretnych szczegółów do omówienia.

W efekcie uczestnicy marnują czas na zastanawianie się, co tak właściwie powinni omówić.

Spotkania powinny być ostatecznością

    piramida komunikacji

    Twój zespół zasługuje na to, by mieć czas na pracę w skupieniu.

    Wielu właścicieli firm uważa, że kluczem do zwiększenia efektywności zespołu jest zwoływanie jak największej liczby spotkań. Uważają też, że największe postępy zachodzą właśnie na zebraniach. Nie dostrzegają tego, że są one czasochłonne i rzadko pomagają popchnąć projekty do przodu.

    W Nozbe widzimy to inaczej – spotkania są dla nas ostatecznością.

    Przekonaliśmy się, że większość pracowników osiąga najlepsze rezultaty, gdy nikt nie przeszkadza im w pracy.

    Tak opracowaliśmy naszą piramidę komunikacji – nowe podejście do współpracy w zespole, które zapewnia najlepsze rezultaty i pozwala zwiększyć produktywność całego zespołu.

    Zrozumieliśmy, że najcenniejszy dla każdego w zespole jest czas na pracę głęboką - okres nieprzerwanego skupienia, w którym każdy może w pełni skoncentrować się na wykonywaniu wybranego zadania.

    Oczywiście, aby firma mogła dobrze prosperować, wszyscy pracownicy muszą ze sobą współpracować. Dlatego, po wykonaniu swojego zadania, każdy powinien uzyskać informację zwrotną od innych osób.

    Spotkania są natomiast ostatecznością. Wymagają dobrego przygotowania ze strony wszystkich uczestników oraz ich pełnego zaangażowania w dyskusję.

    Kiedy każda osoba w zespole może pracować w stanie głębokiego skupienia, a dyskusja nad zadaniami odbywa się na poziomie feedbacku, spotkania często okazują się niepotrzebne.

    Dowiedz się więcej o piramidzie komunikacji →

    głęboka praca sukces zespołu
spotkania statusowe

A co ze spotkaniami statusowymi?

Dzięki komunikacji poprzez zadania, każdy szczegół i postępy są zapisane w projektach, zadaniach i komentarzach. Każdy członek zespołu ma do nich dostęp i może w każdej chwili je przejrzeć.

Kiedy wszystko jest spisane i łatwo dostępne dla każdej osoby z zespołu, nie ma potrzeby organizowania spotkań statusowych.

Michał Żółtowski, właściciel firmy Mozo - Zarządzanie najmem

Michał poleca Nozbe

Trudno mi wyobrazić sobie funkcjonowanie mojej firmy bez Nozbe. Dzięki niemu wszystkie etapy procesów biznesowych płynnie przechodzą między ludźmi. Nic nam nigdy nie ginie. Z Nozbe nasza praca zespołowa jest niesamowita.

Michał Żółtowski, właściciel firmy Mozo - Zarządzanie najmem

Trzy zasady owocnych spotkań

Zacznij organizować regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane spotkania.

Jeśli spotkanie jest naprawdę konieczne, powinno ono służyć Tobie i Twojemu zespołowi, a nie odwrotnie.
Te trzy zasady pomogą Ci uczynić Twoje spotkania jeszcze bardziej efektywnymi.
regularne spotkania

Regularność

Staraj się unikać spotkań zwołanych naprędce - zakłócają pracę innych i z reguły nie są dobrze przygotowane .

Zamiast tego, planuj regularne spotkania, które mają jasny cel i ramy czasowe.

Zawsze zapraszaj na nie te same osoby i ogranicz ich liczbę do minimum.
zebrania nieobowiązkowe

Opcjonalność

Jeśli Twój zespół nie ma niczego do omówienia, tematy muszą się jeszcze wyklarować, albo wszyscy są zbyt zajęci, po prostu odwołaj
spotkanie.

Uczestnictwo w zebraniu nie powinno być obowiązkowe – jeśli ktoś nie może wziąć udziału, albo nie jest dobrze przygotowany, daj mu możliwość rezygnacji bez żadnych konsekwencji.
dobrze przygotowane spotkania w firmie

Dobre przygotowanie

Każde spotkanie powinno mieć spisaną agendę z listą wszystkich tematów do omówienia.

Zebranie to nie czas na prezentację pomysłów, dlatego każdy temat musi
zostać opracowany wcześniej.

Uczestnicy powinni zawczasu dokładnie zapoznać się z agendą i tematami.

Planuj lepsze spotkania
dzięki Nozbe

System, który działa dla Ciebie i Twojego zespołu.

    Planuj regularne spotkania

    1. Dodaj w Nozbe zadanie poświęcone spotkaniu.
    2. Ustaw w nim datę, czas i cykliczność.
    3. W przypiętym komentarzu napisz, czego dotyczy spotkanie i gdzie będzie się ono odbywać.
    4. @Wspomnij uczestników i poinformuj ich o spotkaniu.
    planuj regularne spotkania

    Zastanów się, czy spotkanie jest konieczne

    1. Utwórz dla siebie przypomnienie i ustaw je na dzień lub dwa przed zaplanowanym spotkaniem.
    2. Zastanów się, czy spotkanie jest naprawdę konieczne i czy Twój zespół nie jest obecnie zajęty ważniejszymi sprawami.
    3. Poinformuj zespół w komentarzu, czy spotkanie jest nadal aktualne, czy zostało odwołane.
    4. Zachęć uczestników, aby poinformowali, czy mogą wziąć udział czy nie, wykorzystując reakcje.
    dobrze zorganizowane zebranie

    Przygotuj spotkanie

    1. Na kilka dni przed spotkaniem, opublikuj jego agendę ze wszystkimi tematami, do omówienia.
    2. Dodaj linki do odpowiednich zadań, by każdy mógł łatwo uzyskać do nich dostęp i dołącz wszelkie niezbędne dokumenty oraz pliki.
    3. Po spotkaniu dodaj komentarz zawierający podsumowanie wniosków.
    4. Twórz zadania w oparciu o to, co zostało uzgodnione podczas spotkania i deleguj je osobom z zespołu.
    przygotuj spotkania w pracy