Dlaczego maile nie są dobre
dla Twojej firmy
Czy nadal używasz maili do komunikacji wewnętrznej w swojej firmie?
Jeśli tak, istnieje spora szansa, że zmniejszasz w ten sposób produktywność zespołu.
Wynalezienie e-maila przez Raya Tomlinsona zrewolucjonizowało sposób, w jaki się komunikujemy. Wreszcie mogliśmy przestać polegać na telefonach czy zwykłej, wolno działającej poczcie. Mogliśmy zacząć komunikować się z osobami na całym świecie przy pomocy kilku kliknięć.
To był jednak rok 1971 i od tamtej pory minęło już ponad 50 lat.
Od tamtego czasu odkryliśmy, że maile, szczególne używane do współpracy biznesowej, mają sporo wad. Wśród tych najważniejszych można wymienić:
Wiele pytań
w jednym mailu
Starając się ‘optymalizować’, ludzie wysyłają wiele pytań na różne tematy w jednym mailu. To tylko dodatkowo utrudnia ich przetwarzanie.
DW, UDW, Odpowiedz wszystkim…
Obawiając się, że kogoś urazimy lub pominiemy, rozsyłamy maile do wszystkich członków zespołu…
Ciągły napływ
niechcianej poczty
…bo kopie maili wysyłanych do innych osób trafiają również do Ciebie. Nawet jeśli dany temat w ogóle Cię nie dotyczy.
Stale pełna skrzynka odbiorcza
Jeśli nie będziesz o nią codziennie dbać, Twoja skrzynka odbiorcza zacznie pękać w szwach od nadmiaru otwartych i nieprzeczytanych maili. W efekcie nie będziesz w stanie skupić się na tym, co faktycznie masz do zrobienia.
Najważniejsze informacje
mieszają się i gubią
Nawet najważniejsze maile mogą trafić do spamu, albo zaginąć pośród ton newsletterów i reklam.
Zerowe bezpieczeństwo
Maile przemierzają sieć i są przechowywane na serwerach w postaci zwykłego, niezaszyfrowanego tekstu. Zasadniczo każdy może wejść w posiadanie Twojej poufnej korespondencji biznesowej.