Chciałbym przedstawić Ci 6 pomysłów na to, jak uporządkować listę to-do, kiedy masz wrażenie, że już nigdy nie odkopiesz się z lawiny zobowiązań. Pokażę, jak osiągnąłem “zen” w Nozbe, minimalizując i upraszczając wiele spraw oraz porzucając zasady, które przez długi czas uważałem za słuszne.
Czytasz wpis gościnny autorstwa Pawła Muzyki, użytkownika Nozbe :)
Porada 1. Zmień myślenie o priorytetach
Kilkukrotnie doprowadziłem już do sytuacji, kiedy na mojej liście priorytetów znajdowało się 30-40 zadań lub więcej. Aby wyłuskać to, czym akurat miałem zamiar się zająć, musiałem filtrować zadania na różne sposoby. Niestety, zajęło mi trochę czasu, zanim zadałem sobie pytanie, w jakim celu błądzę w tym gąszczu.
Czy każdy z tych tasków jest moim priorytetem? A może będzie nim kiedyś i wówczas skupię na jego wykonaniu maksymalną uwagę, ale na razie tylko czeka na swoją kolejkę?
W ten sposób przyjąłem zasadę: priorytetem jest tylko to, co ma wydarzyć się dzisiaj.
Planuję długoterminowo, wyznaczam cele kwartalne czy roczne, ale w swojej głównej zakładce w Nozbe chcę żyć teraźniejszością. Żadne zadanie, które zamierzam wykonać pojutrze albo za tydzień nie jest na równi z obowiązkami “na teraz”, dlatego nie ma potrzeby, bym je “gwiazdkował” czy w ogóle widział na liście. Trafi na nią w odpowiednim momencie, a póki co nie powinno zajmować mojej uwagi.
Krótka i zwarta lista priorytetów na każdy dzień to podstawa porządku, ale też wewnętrznego spokoju. Dzięki niej wiem, że codziennie jestem w stanie wyzerować to, co sobie założę.
Porada 2. Umieść zadania na osi czasu
Wiele osób nie uzna tego pomysłu za słuszny, ale ja wyznaję następującą zasadę: jeśli dodajesz zadanie do Nozbe, od razu przyporządkuj mu też najbardziej realny termin, w jakim je zamierzasz wykonać.
Nie musisz się sztywno trzymać wybranej daty - zawsze możesz ją zmienić, ale przynajmniej orientacyjnie umieść zadanie pośród tych, które masz już w systemie. Wyobraź sobie, w którym miejscu na osi czasu będzie pasować. Daj sobie sygnał, że masz zamiar tą sprawą się zająć prędzej niż “kiedyś”.
Wyłączając najbardziej złożone projekty (najczęściej służbowe, które zależą od aktywności więcej niż jednej osoby), wiele twoich zobowiązań to proste czynności. Zazwyczaj potrafisz podjąć decyzję, jak umiejscowić je w czasie. Wiesz, kiedy pójdziesz na trening, kiedy potrzebujesz zrobić pranie, wykonać ważny telefon lub kiedy znajdziesz czas, by zapisać dziecko do przedszkola, a po drodze zrobić zakupy.
Jeśli realizacja zadania przesunie się o jeden dzień w prawo czy w lewo - w porządku. Nie chodzi o to, by ślepo trzymać się planu. Jednak łatwiej zarządzać ułożoną w sposób chronologiczny listą zadań niż stosem luźno wrzuconych haseł.
W moim systemie produktywności przewidywaną datę wykonania mają wszystkie zadania na bieżący miesiąc, które nie trafiły do projektu “Kiedyś | może”.
Porada 3. Stwórz kontenery na zadania
Za błąd podobny do tworzenia zbyt długich i mało konkretnych list priorytetów uważam kolekcjonowanie otwartych projektów.
Niestety, to że masz ich wiele, nie oznacza jeszcze, że jesteś osobą zapracowaną i produktywną. Oznacza to tylko tyle, że… masz ich wiele. Nic więcej.
W Nozbe tymczasem świetnie sprawdzają się zbiorcze “kontenery” na luźne zadania. Takie jak “Dom”, “Sprawunki” (tak, angielskie “errands” brzmi lepiej), “Finanse osobiste” czy “Spotkania służbowe”. Dzięki nim unikniesz pokusy konstruowania osobnych mini-projektów, kiedy w rzeczywistości wystarczy utworzyć zadanie.
W ramach swojej pracy codziennie sprawdzam wyniki osiągnięte przez mój zespół poprzedniego dnia. Generuję, a potem analizuję zdefiniowane wcześniej raporty. Mógłbym stworzyć dla tego zajęcia osobny projekt, może nawet szablon i wylistować kolejne czynności. Tylko że, tak naprawdę, to proste, rutynowe działanie. Rzut oka, czy wszystko się zgadza. Zamiast dziesięciu “tasków” w osobnym projekcie, mam więc tylko jedno zadanie z check-listą, którą jestem w stanie odhaczyć w ciągu kwadransa.
Każdy z nas znajdzie w życiu analogiczne przykłady, kiedy może zadać sobie pytanie: czy to już projekt, czy jeszcze pojedyncze zadanie? I warto to wyważyć, by nie utonąć w morzu pozornie złożonych spraw, które, jak się okazuje, załatwiamy w minutę.
Porada 4. Przemyśl użyteczność kategorii
Co ciekawe, zbiorcze projekty, takie jak “Dom”, „Budżet domowy„ albo “Spotkania służbowe”, to w rzeczywistości też… kategorie. Lub - jak kto woli - konteksty.
Zauważyłem, że, próbując przyporządkować kategorie wszystkim zadaniom, gdzieniegdzie dubluję nimi nazwy zbiorczych projektów. W efekcie, niczemu nie służą.
Kiedy używasz kontenerów na luźne zadania, które dodatkowo oznaczasz datami - a więc układają się one w spójną całość, możliwą do podejrzenia w zakładce “Kalendarz” - może się okazać, że nie potrzebujesz dodawać do Nozbe kolejnego parametru.
Być może nie potrzebujesz dodatkowo kategoryzować obowiązków domowych, skoro masz je już zebrane w jednym projekcie. Być może nie potrzebujesz oznaczać next action, jeśli kolejność działań wyznaczają daty wykonania zadania. Jeśli tak jest, zrezygnuj z kategorii lub zrewiduj ich role w swoim systemie. Ja na przykład chętnie używam kategorii oznaczających pory dnia. Dzięki nim mogę odfiltrować np. wszystkie dzisiejsze zadania, które zamierzam wykonać wieczorem.
Jednak pamiętaj, czasem, żeby ulepszyć, wystarczy uprościć. Kategoryzacji na wielu poziomach zazwyczaj potrzebują osoby mające w swoim systemie największy bałagan, którego nie są w stanie w inny sposób ogarnąć.
Porada 5: używaj etykiet
Jeśli posiadasz w swoim systemie choćby dwie różne tematycznie grupy projektów i zadań - etykiety to magia.
Potrafią przy pomocy jednego kliknięcia oddzielić cię od szumu informacyjnego, który niepotrzebnie absorbuje twoją uwagę. Możesz stosować dowolne kryteria podziału: segregować projekty prywatne oraz firmowe, osobiste i wspólne, łączyć w grupy wszystko, co dotyczy jednego tematu - granice wyznaczają tylko twoje potrzeby.
Sam nigdy nie łączę w Nozbe widoku prywatnego ze służbowym. Traktuję je jak dwa różne światy. Znikają i pojawiają się, kiedy są mi potrzebne.
Etykiety niezwykle ułatwiają też planowanie w widoku kalendarza. Warto dostosować je do własnego trybu pracy, tak, by móc oglądać w interfejsie Nozbe tylko to, czym w danej chwili aktywnie się zajmujesz.
Porada 6. Nie zaśmiecaj
A skoro miało być o odchudzaniu i porządkowaniu systemu, to na koniec chyba najistotniejsza sugestia.
Nozbe poradzi sobie jako osobisty notatnik - katalog obejrzanych filmów, adresów restauracji, które być może warto odwiedzić albo linków do tekstów, które w bliżej nieznanej przyszłości mogą się przydać. Tak, to wszystko się zmieści i… będzie absorbować twoją uwagę. Pytanie: ile będzie z tego pożytku?
Może się okazać, że im więcej informacji (bo czasem nie mają one nawet formy zadania!) umieścisz w systemie, tym trudniej będzie ci odnaleźć i skupić się na tych, które posuwają sprawy do przodu i na których naprawdę powinno ci zależeć.
Każdy z nas działa w innej przestrzeni, ma różne obowiązki, inną liczbę użytkowników, z którymi współdzieli zadania. Niełatwo jest zachować porządek Bez względu jednak na to, jak bardzo jesteśmy zajęci, każdy powinien być w stanie utrzymać zgrabną listę konkretnych, osiągalnych i osadzonych w czasie projektów i zadań. Listę, którą będzie można raz w tygodniu przeanalizować: w całości, z uśmiechem, a nie “byle dobrnąć do końca, gdy końca na horyzoncie nie widać”.
Jeśli nie jesteśmy w stanie tego zrobić, to najwyraźniej nieco się zapuściliśmy i czas pomyśleć o diecie! :)
Autor: Paweł Muzyka, były dziennikarz, fan Nozbe i technik produktywności. Pasjonat nowych technologii i wszystkiego, co dzieje się w sieci. Aktualnie zawodowo związany z branżą reklamową.
