有人問我說,你是如何使用這款應用的。 好吧,我現在就說一說。
首先要說的是,在我們公司裡沒人使用電子郵件。 我們的團隊有24名成員,大家都是遠程辦公。 我們僅在與客戶溝通時以及別人給我們發送帶有問題或提議的郵件時才會使用電子郵件。 在公司內部 - 我們只分享項目和委派任務。
在Nozbe中我們完全通過任務和評論來溝通。
優先級
讓我們先以我的優先級列表開始說起。 這張表是相當長的 - 在一天開始時我大概會有40-50個任務在上面。 為了完成它們,我會切換至信息面板(在優先級視圖頂部的"i"圖標上點擊來調出)來過濾我的任務。 為了加快速度,我會通過類別以及瀏覽固定區域來逐個過濾它們。 例如,我會選擇被成為"財務"的任務。 通常,在這裡我只有少數幾個工作要做: 包括一些僅有我能完成的轉賬和支付。 而其余的任務都會委派給我們的CFO。 待我執行完任務後,會將它們勾選為"完成"並禁用過濾功能。
之後,我會檢查我的助理與我分享的一個被稱為"CEO"的項目中由她委派給我的所有任務。 這時我會再次使用過濾功能 - 不過這次只是用它來查看某個特殊項目中的任務。 之後我會嘗試來完成這些任務… 而我經常會做的事情就是在任務上點擊並閱讀任務的內容。 如果它是等待我回答或確認的問題,我就會在評論中回復並將該任務再次委派給助理。
當然,有一些任務需要我花費更多的時間以及投入更多的精力 - 如果我沒有任何會議或其他預定的事項,就會執行這些任務。 這使得我在一天結束時可以設法將自己的優先級列表的任務數降低到10或15個。 不幸的是我很少能將列表清零。 總有一些任務會留到下一天去完成。
收件箱
現在,讓我們移步至我的收件箱。 我會將自己所有隨性的想法都存放在此。 每當這裡有一些事項的時候,我就會嘗試來清除它們。 畢竟規則上有說要將自己的收件箱定期清零嘛!
在我的收件箱中操作時,我嘗試著遵循2分鐘規則。 我在這裡存放的一些想法和任務是與已存在的某些項目密切相關的。 既然這樣,我當然可以將它們直接從收件箱移進這些項目中。 為了做到這一點,我會在任務視圖頂部輸入任務詳情,點擊"收件箱"按鈕來查看我所有項目的下拉列表,之後,選擇我要將任務移進的那個項目。