In diesem Post ich mit Ihnen 6 Ideen teilen, wie Sie Ihre To-do-Liste entrümpeln können, auch wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sich niemals von all Ihren Verpflichtungen lösen können. Ich werde Ihnen zeigen, wie ich „Zen“ in Nozbe erreichte, indem ich Vieles minimierte und vereinfachte und Regeln nicht mehr anwende, bei denen ich für eine lange Zeit dachte, dass sie wichtig sind.
Das ist ein Gastbeitrag von einem Nozbe-Nutzer – Pawel Muzyka
Tipp 1. Ändern Sie die Art, wie Sie über Prioritäten denken
Es passiert oft, dass ich 30–40 Aufgaben auf meiner Prioritätenliste habe. Um dann die Aufgabe zu finden, die ich zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen möchte, muss ich verschiedene Filter anwenden. Leider brauchte ich ziemlich lange, bis ich mich endlich selbst fragte: Warum kämpfe ich mich durch dieses Labyrinth an Aufgaben?
Hat jede dieser Aufgaben wirklich eine Priorität? Vielleicht irgendwann mal, und dann werde ich mich auch auf sie konzentrieren und sie genau dann erledigen, wenn es nötig ist, aber jetzt sind sie noch nicht wichtig.
Daraus ergab sich für mich die folgende Regel: Prioritäten sind nur die Aufgaben, die ich heute erledigen muss.
Auch wenn ich langfristige Pläne mache und mir vierteljährliche und jährliche Ziele setze, möchte ich in meiner Hauptansicht in Nozbe im Heute leben. Keine dieser Aufgaben, die ich morgen oder nächste Woche erledigen möchte, ist so wichtig wie meine aktuellen Verpflichtungen. Daher muss ich sie nicht mit einem Stern markieren oder sie auf meiner Liste sehen. Wenn die Zeit richtig ist, füge ich sie meiner Prioritätenliste hinzu, aber bis es soweit ist, sollen sie mich nicht ablenken.
Eine kurze, knappe Liste von Prioritäten für jeden Tag bringt Ordnung und inneren Frieden. Mit einer kurzen Liste kann ich jeden Tag alle meine Aufgaben erledigen.
Tipp 2. Setzten Sie Ihre Aufgaben auf eine Zeitleiste
Auch wenn einige Menschen diese Idee nicht mögen, halte ich an dem folgenden Prinzip fest: Wenn ich bei Nozbe ein Aufgabe hinzufüge, setze ich den realistischsten Termin, wann ich sie beenden möchte.
Was das Datum betrifft, da müssen Sie nicht zu starr sein – sie können es immer noch ändern. Fügen Sie die Aufgabe irgendwo zwischen die Aufgaben, die bereits in Ihrem System sind, damit Sie sich nicht vergessen. Denken Sie darüber nach, wo diese Aufgabe am besten in Ihrem Kalender passen würde. Markieren Sie die Aufgabe so, dass Sie nicht vergessen, sich schneller als „irgendwann“ um sie zu kümmern.
Wenn man die komplexesten Projekte ausklammert (dass sind in der Regel die, die mit der Arbeit zusammenhängen, bei der mehr als eine Person tätig werden muss), dann sind viele Ihrer Verpflichtungen einfache Aufgaben. Sie sollten daher keine Probleme haben, diese auf eine Zeitachse zu setzen. Sie wissen, wann Sie Ihr Training haben, wann Sie die Wäsche machen müssen oder ein wichtiges Telefonat, wann Sie Zeit haben, ihr Kind im Kindergarten anzumelden und wann Sie auf dem Nachhauseweg von der Arbeit einkaufen müssen.
Es ist o.k., wenn sich das Erledigen einer Aufgabe um einen Tag nach vorne oder nach hinten verschiebt. Es geht nicht darum, dass man blind an dem Plan festhält. Denken Sie aber daran: Eine chronologisch angelegte Aufgabenliste ist einfacher zu verwalten als ein Stapel loser Aktionen.
In meinem Produktivitätssystem weise ich den Aufgaben, die ich für den aktuellen Monat geplant habe, die ich aber nicht in das Projekt „Manchmal | Vielleicht“ verschoben habe, geschätzte Termine zu, wann ich sie erledigen möchte.
Tipp 3. Erstellen Sie Kategorien für Aufgaben
Ein anderer Fehler, der ähnlich ist wie eine viel zu lange und wage Prioritätenliste, ist, offene Projekte zu sammeln.
Leider bedeuten viele Projekte nicht, dass man eine geschäftige und produktive Person ist. Es heißt ganz einfach nur … man hat viele Projekte. Nicht mehr.
In Nozbe ist ein toller Weg, um lose Aufgaben zu verwalten, Kategorien zu nutzen – wie „Zuhause“, „Besorgungen“, „Persönliche Finanzen“ oder „Geschäftliche Treffen“. Mit diesen Kategorien kommen Sie nicht in Versuchung, separate Mini-Projekte zu erstellen, wenn diese Aufgaben perfekt in andere Aufgaben hineinpassen.
Eine meiner täglichen Aufgaben ist es, die Ergebnisse zu prüfen, die mein Team gestern erreichte. Ich generiere und analysiere dann vordefinierte Berichte. Ich könnte ein separates Projekt für diese Aufgabe erstellen oder vielleicht sogar eine Vorlage, in der ich die nachfolgenden Schritte aufliste. In der Praxis ist es aber nur eine einfache, routinierte Aufgabe. Es ist lediglich ein schneller Blick, um zu prüfen, ob alles in Ordnung ist.
Anstatt ein separates Projekt mit 10 Aufgaben zu haben, habe ich nur eine Aufgabe mit einer Checkliste, die ich in weniger als 15 Minuten abhaken kann.
Ich bin mir sicher, auch Sie haben schon oft das Problem gehabt: „Ist es eine Aufgabe oder ein Projekt?“ Hier ist es wichtig abzuwägen, um zu verhindern, dass man in dem Meer von anscheinend komplexen Angelegenheiten untergeht, die, wie sich dann herausstellt, eigentlich innerhalb von 60 Sekunden abgehakt werden könnten.
Tipp 4. Überdenken Sie die Nützlichkeit von Kategorien
Interessanterweise sind typische Projekte wie „Zuhause“, „Haushaltsbudget“ oder „Geschäftliche Treffen“ auch … Kategorien. Oder wie sie manche Nutzer nennen „Kontexte“.
Ich habe festgestellt, dass ich dazu tendiere, die Namen dieser typischen Projekte zu duplizieren, wenn ich versuche, meine Aufgaben Kategorien zuzuordnen. Das macht Kategorien dann aber ziemlich nutzlos.
Wenn Sie andererseits Kategorien für lose Aufgaben verwenden, für die Sie zusätzlich ein Fälligkeitsdatum bestimmt haben (diese bilden eine kohärente Einheit, die in der Registerkarte “Kalender” angesehen werden kann), werden Sie feststellen, dass Sie für diese Aufgaben keine weiteren Parameter in Nozbe hinzufügen müssen.
Vielleicht müssen Sie keine weiteren Kategorien zu Ihren Haushaltspflichten hinzufügen, wenn Sie diese bereits in einem Projekt gesammelt haben. Vielleicht müssen Sie Ihre nächsten Aufgaben nicht markieren, wenn sich die Reihenfolge Ihrer Aktivitäten nach den Fälligkeitsdaten der Aufgabe bestimmt. In diesem Fall arbeiten Sie entweder komplett ohne Kategorien oder Sie müssen die Rolle von Kategorien in Ihrem System überdenken. Ich z.B. nutze gerne Kategorien, die die Zeit des Tages kennzeichnen. Sie erlauben mir z.B., Aufgaben herauszufiltern, die ich am Abend erledigen möchte.
Aber denken Sie daran, dass man manchmal etwas nur vereinfachen muss, um es zu verbessern. Eine Kategorisierung auf verschiedenen Ebenen wird hauptsächlich von Personen genutzt, deren System so durcheinander ist, dass man die Aufgaben auf keine andere Art organisieren kann.
Tipp 5. Nutzen Sie Etiketten
Wenn Ihre Projekte und Aufgaben in mindestens zwei verschiedene Themengruppen aufgeteilt sind, können Etiketten wahre Wunder wirken.
Mit einem einzigen Klick können Sie sich selbst von diesen ganzen Informationen, die Sie nur ablenken, distanzieren. Sie können jede Art von Unterteilungskriterium nutzen: Sie können Projekte in private oder die, die mit dem Beruf zusammenhängen, unterteilen, die private von den gemeinschaftlichen Projekten trennen, sie können alle Projekte gruppieren, die ein bestimmtes Thema betreffen – die Möglichkeiten sind endlos.
Persönlich kombiniere ich in Nozbe nie meine private Ansicht mit meiner Arbeitsansicht. Für mich sind das zwei verschiedene Welten. Sie verschwinden und kommen immer nur dann wieder, wenn ich sie brauche.
Mit Etiketten ist es auch leichter, in der Kalenderansicht zu planen. Es ist eine gute Idee, Etiketten in den eigenen Arbeitsmodus aufzunehmen, sodass Nozbe Ihnen nur die Aufgaben zeigt, mit denen Sie sich aktuell beschäftigen.
Tipp 6. Überladen Sie Ihre Liste nicht
Da es in diesem Post darum geht, Ihre Liste zu kürzen und aufzuräumen, kommen jetzt die letzten – und vielleicht die wichtigsten – Vorschläge.
Nozbe kann ein persönliches Notizbuch sein – z.B. ein Katalog mit Filmen, die man sich angeschaut hat, eine Liste von Restaurants, wo man mal essen möchte, oder Sie können Links zu Artikeln in Nozbe sammeln, die Sie irgendwann mal brauchen könnten. Ja, in dieses Notizbuch passen alle diese Informationen und … sie werden Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Aber die Frage ist: Was bringt Ihnen das?
Je mehr Informationen Sie in Ihr System eingeben (diese Informationen müssen nicht einmal als Aufgabe formuliert sein), umso schwieriger kann es sein, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Ihr Projekt nach vorne bringen und um die Sie sich wirklich kümmern sollten.
Wir alle arbeiten in verschiedenen Bereichen, mit verschiedenen Verantwortlichkeiten, wir teilen Projekte mit einer unterschiedlichen Anzahl an Nutzern. Es ist nicht einfach, alles in Ordnung zu halten. Aber unabhängig davon, wie beschäftigt wir auch sind, wir sollten in der Lage sein, eine kurze Liste mit solchen Projekten und Aufgaben zu erstellen, die konkret und umsetzbar sind und eine Deadline haben. Eine Liste, die Sie wöchentlich analysieren können: Auf einem Schlag und mit einem Lächeln und nicht nur, um „zum Ende zu kommen, wenn kein Ende zu sehen ist“.
Wenn Sie das nicht tun können, bedeutet es, dass Ihr System eine Diät braucht! :)
Autor: Paweł Muzyka, früher als Journalist tätig, Fan von Nozbe und Produktivitätstechniken. Seit Kurzem Technologie-Liebhaber, begeistert sich für alles, das im Web passiert. Derzeit arbeitet er in der Werbebranche.
