Lernen Sie alles über “Aufgaben-Pingpong” – so nennen wir einen Ablauf, um Aufgaben und Projekte in einem Team mit jeder Zusammenarbeits-App, die es gibt, zu erledigen.
Beim “Aufgaben-Pingpong” ist die Idee:
- die Kommunikation durch Aufgaben effektiv und reibungslos zu machen;
- Aufgaben schnell zu erledigen unter Berücksichtigung der Prinzipien der asynchronen Kommunikation
- in der Lage zu sein – falls nötig wegen der besonderen Art der Arbeit – Nozbe (oder jede andere Aufgaben- und Projektmanagement-App) wie einen Chat zu nutzen.
Aufgaben-Pingpong – so beenden Sie Aufgaben schnell
Die einfache Struktur in der Nozbe-App basiert auf Projekten, die mit Aufgaben gefüllt sind. In diesen Aufgaben arbeiten wir über Kommentare zusammen und sammeln in diesen auch Informationen und nötige Materialien, um ein Ziel zu erreichen oder Aufgaben zu erledigen.
Schauen wir es uns anhand eines Beispiels an:
Das XYZ-Team arbeitet an dem Projekt “Eine Jubiläumsgala in Seattle organisieren”. Eine der vielen Aufgaben, die Teammitglieder erledigen müssen, damit die Gala erfolgreich ist, ist:
Einen Veranstaltungsort buchen
Alex ist für diese Aufgabe verantwortlich und nachdem er eine passende Halle gefunden hat, möchte er diese seiner Vorgesetzten Anna in einem Kommentar präsentieren:
@Anna, ich habe eine tolle Halle gefunden. Sie ist 200 qm groß, hat eine große Bühne und in der Nähe sind Parkplätze.
Adresse: 44 Pinkish St.
Angefügt habe ich dir einige Fotos.
Um das Feedback von seiner Chefin zu bekommen, muss er auf sich aufmerksam machen. Alex kann sie entweder im Kommentar erwähnen (@Erwähnung) oder er kann ihr diese Aufgabe zuweisen. In beiden Fällen kann Anna in Ihrer Incoming-Ansicht sehen, dass ihr Feedback in dieser Aufgabe nötig ist.
Wenn Anna auf die Aufgabe in der Incoming-Ansicht klickt, sieht sie die Aufgabe, kann Alex' Kommentar lesen und antworten:
Ich kenne diesen Veranstaltungsort, aber leider ist er nicht geeignet, da er nicht barrierefrei ist – es gibt keinen Zugang für Rollstuhlfahrer –, und einige der eingeladenen Gäste sitzen im Rollstuhl. Kannst du bitte weitersuchen? Vielleicht ist das ehemalige Kino in der Greenish St. geeignet. @Alex
Damit Alex die Nachricht lesen kann, muss Anna die Aufgabe entweder wieder an ihn delegieren oder ihn in einem Kommentar erwähnen.
Jetzt erhält Alex eine Benachrichtigung und er sieht in seiner Incoming-Ansicht, dass Anna ihm einen neuen Kommentar in der Aufgabe Einen Veranstaltungsort buchen geschickt hat.
Auf diese “Pingpong”-Art kommen Anna und Alex schließlich zu einer Vereinbarung und finden einen perfekten Veranstaltungsort für die Gala.
Nozbe wie einen Chat benutzen?
Damit die Diskussion in den Kommentaren einer Aufgabe schnell, effektiv und mehr wie ein Chat ist, lohnt es sich, die Push-Benachrichtigung in den ⚙️-Einstellungen zu aktivieren – z.B. wenn
- Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist,
- jemand Sie in einem Kommentar erwähnt.
Benachrichtigungen (außer, Sie haben diese Option auf Ihrem Gerät blockiert) erscheinen auf Ihrem Smartphone, Computer oder iPad, abhängig davon, auf welchem Gerät Sie die neueste Nozbe-Version installiert haben.
Aufgrund der Art ihrer Arbeit, schreiben viele Nozbe-Nutzer solche Benachrichtigungseinstellungen für die Teams vor, um die Kommunikation zu beschleunigen und sicherzustellen, dass die Diskussion in den Aufgaben-Kommentaren synchroner und schneller ist.
Wenn Ihnen Fokus und eine vollständig asynchrone Arbeit wichtiger ist als Geschwindigkeit, achten Sie darauf, dass Ihre Teamkollegen ihre Incoming-Ansicht regelmäßig prüfen und auf “Null” stellen – mindestens mehrere Male am Tag. So wird keine Nachricht oder Bitte um Feedback übersehen und bleibt nicht unbeantwortet.
So funktioniert das “Aufgaben-Pingpong” in der Arbeit
Fragen?
Wir hoffen, diese kurze Einführung behandelt das Thema “Aktivitäten und Änderungen in Aufgaben” umfassend. Wenn Sie Zweifel oder zusätzliche Fragen haben, schreiben Sie diese in das Kommentarfeld unten oder in einer Nachricht an den Kundendienst: support@nozbe.com
