So unterteilen Sie Ihre Arbeit in Projekte & Aufgaben

Sie haben sich entschieden, für Ihre Arbeit eine Projekt&Aufgabenmanagement-App zu nutzen, sind sich aber nicht sicher, wie Sie beginnen sollen? Hier erfahren Sie, was Projekte sind und wie Sie Ihre Arbeit in Aufgaben und Projekte einteilen können! Weiter unten geben wir Ihnen auch praktische Beispiele von Projekten, die Sie in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool vielleicht übernehmen wollen.

• Was genau ist ein Projekt?
• Müssen alle Projekte beendet werden?
• Fortlaufende Projekte, die Ihnen beim Organisieren helfen
• Zielorientierte Projekte, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen
• Einzelne und wiederkehrende Projekte
• Beispiele von Projekten, die Sie in Nozbe haben können: Das beste Projektmanagement-Tool

Was genau ist ein Projekt?

“Nicht jeder arbeitet an Projekten,” denken Sie vielleicht. “Wir haben Kunden / Fälle / Appartements / Patienten / Bestellungen … keine Projekte!”

Gleichgültig, wie Sie es auch nennen: ein Projekt ist alles: ein Vorhaben oder Ziel, für das Sie mehr als nur einige Schritte brauchen. Ein Schritt ist – natürlich – eine Aufgabe oder Aktivität.

Ein Projekt ist also eine Serie von Schritten/Aktivitäten, die ausgeführt werden müssen, um zu einem bestimmten Ergebnis zu kommen, zu einem Ziel ODER das ein ähnliches Feld oder Thema betrifft.

In einer Projektmanagement-App ist ein Projekt eine Aufgabe / To-do-Liste.

Müssen alle Projekte beendet werden?

In Nozbe gibt es zwei Hauptarten von Projekten, die Sie in Ihrem Aufgaben- und Projektmanagement-Tool nutzen können:

fortlaufende / ordnungsorientierte Projekte

• Marketing,
• Finanzen,
• HR,
• Verkauf,
• Produktpflege,
• 11/2023 Kunden.

Ergebnisbezogene Projekte

• Kostenminderung,
• Black-Friday-Kampagne,
• Einarbeiten von neuen Mitarbeitern,
• Scheidungsfall,
• Kunde XYZ,
• Appartement-Renovierung.

Projekte sind nur eine einfache Liste von Aufgaben und es liegt an Ihnen zu entscheiden, welche zielorientiert sein sollen oder fortlaufend.

Ordnungsorientiert / Fortlaufende Projekte, die Ihnen beim Organisieren helfen

Während zielorientierte Projekte ein konkretes Ziel haben und beendet sind, sobald dieses Ziel erreicht ist, sind fortlaufende Projekte nie beendet, denn sie sind eine Liste von Aufgaben oder Aktivitäten, die einen besonderen Aspekt des Berufs- oder Privatlebens betreffen. Wir haben z.B. ein Projekt “PR & Marketing”, in das wir alle losen Aufgaben geben, die mit diesem Bereich zu tun haben, wie ein Interview von einem Journalisten, eine Idee für eine künftige Sonderaktion, die Onboarding-Prüfung per E-Mail oder eine Strategie für das nächste Jahr.

Ein anderes allgemeines Beispiel eines fortlaufenden Projekts ist das Projekt “Persönliche Angelegenheiten”, in das alle die Aufgaben gegeben werden können, die nach der Arbeit erledigt werden müssen, die nicht im Zusammenhang mit zielorientierten Projekten stehen.

Ergebnisorientierte / Zielorientierte Projekte, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen

Was ist also die Kerndefinition von ergebnisorientierten Projekten? Es ist ein wenig so, als ob man einem Rezept folgt: Sie haben Ihre Zutaten (das sind Ihre Hilfsmittel), Ihre Anleitungen (Ihren Plan) und das Ziel (das leckere Gericht). Ähnlich beinhaltet ein Projekt ein Reihenfolge von geplanten Aktivitäten, mit denen ein bestimmtes Ergebnis erreicht werden soll. Sie unterteilen Ihre Arbeit in Aufgaben, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen werden. Gleichgültig, ob Sie:

• eine Brücke bauen,
• eine Marketingkampagne starten
• oder ein Community Event organisieren …

Wenn es ein bestimmtes Ziel hat, einen Zeitrahmen und mehrere Aufgaben, die erledigt werden müssen – Herzlichen Glückwunsch: Sie arbeiten mit einem Projekt.

Daran müssen Sie denken, wenn Sie ein zielorientiertes Projekt beginnen

Diese Projekte haben individuelle Funktionen, die sie von täglichen Aufgaben unterscheiden. Zum Ersten: Sie sind einzigartig. Auch wenn Sie schon 10 Häuser gebaut haben, wird das elfte Haus seine Eigenarten und Herausforderungen haben. Zum Zweiten: Zielorientierte Projekte sind dazu auch zeitlich begrenzt; sie haben ein klares Anfangs- und ein klares Enddatum. Dann benötigen Sie Hilfsmittel: Mitarbeiter, Zeit, Geld … was auch immer. Bei Projekten dieser Art geht es immer darum, etwas Neues zu erschaffen oder einen Wechsel herbeizuführen.

Umfang, Zeit und Kosten navigieren: Diese Grenzen sind wie der Zaun um Ihren Garten herum – sie definieren, was innen und was außen ist. Im Projektjargon sprechen wir über drei kritische Bedingungen: Umfang, Zeit und Kosten.

1. Umfang: Der Umfang ist im Grunde die To-do-Liste des Projekts. Er umschreibt alle die Aufgaben, Ziele, Funktionen und Funktionalitäten, die mit dem Projekt erreicht werden sollen. So wie ein neues Automodell ein Navigationssystem und Ledersitze haben kann, definiert der Projektumfang, was Inhalt ist und was nicht. Wenn es Teil des Umfangs ist, ist es Teil des Projekts; wenn nicht, geht es über die Grenze hinaus.

2. Zeit: Normalerweise hat ein zielorientiertes Projekt eine Deadline, einen bestimmten Zeitrahmen, in dem es beendet werden muss. Gleichgültig, ob eine Webseite erstellt werden muss oder ein Gebäude gebaut werden soll, Zeitbedingungen stellen sicher, dass das Projekt im gleichmäßigen Tempo voranschreitet und es nicht unnötig in die Länge gezogen wird.

3. Kosten: Für jedes Projekt gibt es ein Budget. Dieses Budget beinhaltet alles – angefangen bei den Materialien und der Arbeit über Softwarelizenzen bis hin zu Beratungshonorar. Kostenbindungen sorgen dafür, dass bei dem Projekt nicht zu viel ausgegeben wird, dass die Finanzen unter Kontrolle sind und dass es im Laufe des Projekts keine ärgerlichen Überraschungen gibt.

Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus. Der Umfang beinhaltet die Anzahl der Zimmer, die Art des Bodens und das Design der Küche. Die Zeitbindung stellt sicher, dass das Haus innerhalb von – sagen wir mal – sechs Monaten gebaut wird, die Kostenbindung sorgt dafür, dass Sie am Ende keine vergoldete Badewanne haben, die Sie sich nicht leisten können.

Einzelne und sich wiederholende/wiederkehrende Projekte

Einige Ihrer Projekt sind vielleicht nur einmalige Vorhaben, es gibt aber vielleicht Projekte, die Sie speichern möchten (oder für die Sie eine Vorlage erstellen möchten), um denselben Ablauf in der Zukunft wiederholen zu können. Wenn Sie Ihre Arbeit mit einem Ziel einmal teilen, haben Sie einen Ablauf für künftige Projekte. Wiederkehrende Projekte können sein:

• Ein Community Event planen,
• Neue Mitarbeiter einarbeiten,
• Eine neue Podcast-Episode aufnehmen,
• Eine neue Produktfunktion umsetzen,
• Etc.

Beispiele für Projekte, die Sie in Nozbe haben können: Die beste Projektmanagement-App

In Nozbe haben wir eine einfache Struktur und Benutzeroberfläche: Sie haben Projekte und Aufgaben, innerhalb eines Projekts können Sie Projektabschnitte erstellen, um Aufgaben nach Abschnitt oder Art zu gruppieren. Dann können Sie Kommentare in bestimmten Aufgaben austauschen, damit sie zusammen mit Ihrem Team erledigt werden können.

🚀 Marketing & PR

Hier können Sie alle einzelnen Aufgaben hineingeben, die mit diesem Bereich zu tun haben:

Abschnitt 1. Auftreten in den Medien + Einladungen

• Gästepost im “Productive Newyorker” Magazin
• Einladung zum “The Digital Entrepreneur” Podcast
• Interview für einen Artikel in Forbes über die 4-tägige Arbeitswoche

Abschnitt 2. Regelmäßige Aufgaben

• Agenda für das nächste Treffen des Marketingteams
• Webseitenstatistik (GA) prüfen (wiederkehrende Aufgabe)
• Ihren Konvertierungsgrad prüfen (wiederkehrende Aufgabe)
• Statistik der Sozialprofile des Unternehmens (wiederkehrende Aufgabe)

Abschnitt 3. Strategie und Aufgaben für den nächsten Monat

• Aktualisieren des E-Mail-Onboarding von neuen App-Nutzern
• Ideen für künftige Kampagnen
• Neues Jahr Angebot – Design

Abschnitt 4. Materialien und Links

• Interessante Artikel, die am Mighty Friday zu lesen sind
• Michael Hyatts Kurs: “Free to Focus”
• Brandbook-Notizbuch, Logo, Werbematerialien

📆 Freie Tage & Urlaub

Sie können jeden Mitarbeiter bitten, immer dann eine Aufgabe in diesem Projekt zu erstellen, wenn sie einen Tag freinehmen möchten. So weiß jeder, wann er nicht da ist. In Nozbe würde Michael die Aufgabe [Michael] 23.–29. Oktober (5 Arbeitstage frei) erstellen und im Kommentar würde er einige der Details schreiben. Dann würde er eine Aufgabe an unseren Personalleiter delegieren und Personen, die eng mit ihm – Michael – zusammenarbeiten, erwähnen, sodass sie informiert sind.

🎙 Eine neue Podcast Episode aufnehmen

Hier können Sie Aufgaben in verschiedenen Abschnitten gruppieren:

1. Planung und Vorbereitung

• Episode umreißen,
• Das Thema formulieren,
• Ein Skript vorbereiten,
• Gäste Koordinierung,
• etc.

2. Raum einrichten und die Episode aufnehmen

• Ausstattung testen,
• Handy und Computerbenachrichtigungen abschalten,
• Ein neues Projekt in der Aufnahmesoftware erstellen,
• Zur Toilette gehen,
• Wasser vorbereiten,
• Aufnehmen vor Ort anschalten,
• Die Aufnahme in Dropbox speichern,
• Etc.

3. Bearbeiten, exportieren & veröffentlichen

• Aufnahme importieren,
• Fehler, lange Pausen, unwichtigen Inhalt löschen,
• An- und Abmoderation hinzufügen,
• Während der ganzen Episode auf eine konstante Lautstärke achten,
• Die Episode auf die gewählte Plattform hochladen,
• Etc.

4. Werbung & mit den Zuhörern in Kontakt treten

• Post auf Facebook,
• Einen Blogpost über die neue Episode schreiben,
• Post auf LinkedIn,
• Etc.

🙋 Neuer Kunde

In solch einem Projekt können Sie Ihre Aufgaben auflisten, um den gesamten Ablauf aufzuschreiben, um einen neuen Kunden zu gewinnen und zu betreuen. Das ist Ihre Vorlage für die Zukunft. In Nozbe können Sie sie speichern und jedes Mal ein neues Projekt aus der Vorlage generieren, wenn es einen neuen Kunden gibt oder es an der Zeit ist, neue Kundenkontakte zu ermitteln.

Abschnitt 1. Akquirieren

• Die Kontaktdaten des Kunden notieren
• Eine erste Mail ungezielt verschicken
• Eine zweite Mail schicken
• Über LinkedIn kontaktieren
• Einen Termin für einen Anruf vereinbaren

Sonstiges

• Eine Preisangabe an Nozbe per E-Mail schicken
• Die Anfrage analysieren
• Den Kunden anrufen, um die Details zu klären

Abschnitt 2. Angebot, Präsentation

• Ein Angebot erstellen, das den Bedürfnissen des Kunden entspricht
• Ihr Angebot versenden (+ Statusupdate HIER)
• Einen Termin vereinbaren, um das Angebot zu präsentieren

Abschnitt 3. Vereinbarungen und Zahlungen

• Vertrag vorbereiten
• Vertrag zur Unterzeichnung verschicken
• Den Vertrag im passenden Ordner ablegen/speichern
• Ein Angebot an den Kunden schicken
• Eine Rechnung an den Kunden schicken
• Die Zahlung mit Ihrem Buchhalter abstimmen

Abschnitt 4. Zusammenarbeit / Auftragsabwicklung

• Bestellungen für die Produktion erstellen
• Materialien kaufen
• Ausführen des Vertrags
• Versand vorbereiten
• Versenden
• Den Kunden über den Versand informieren
• Korrespondenzverlauf mit dem Kunden, falls Probleme auftauchen

🏠 Eigentum XYZ – eine vorliegende Projektvorlage für Grundstücksmakler

Wenn Sie im Maklergeschäft arbeiten, können Sie ein Projekt entsprechend der Häuser oder Appartements haben, an denen Sie arbeiten. Ihre Aufgaben könnten Folgende sein:

• Einen Termin mit dem Eigentümer vereinbaren
• Den Vertrag vorbereiten
• Einen Vertrag mit dem Eigentümer unterzeichnen
• Einen Fototermin planen
• Den Raum einrichten und Fotos machen
• Fotos zum Bearbeiten verschicken
• Eine Anzeige schreiben
• Eine Anzeige auf Plattform A veröffentlichen
• Eine Anzeige auf Plattform B veröffentlichen
• Eine Anzeige auf Plattform C veröffentlichen

Sobald Personen anfangen, Sie wegen eines Kaufs oder einer Miete zu kontaktieren, können Sie Aufgaben für jede einzelne Person erstellen

• Kundin 4858/2023 Maria Radish
• Kunde 4859/2023 Adam Onion
• Kunde 4860/2023 Ronald Carrot
• Vorläufigen Vertrag unterzeichnen
• Einen Termin mit einem Notar vereinbaren
• Den Eigentümer treffen
• Den endgültigen Vertrag unterzeichnen
• Dokumente und Zahlungen

⏰ Morgenschicht in einem Café

Einige Nutzer erstellen Projekte (üblicherweise wiederkehrende Projekte, die von Vorlagen, die sie früher erstellten, generiert werden), die eine To-do-Liste für einen Mitarbeiter sind, der in einer bestimmten Schicht an einem bestimmen Tag arbeitet, sagen wir mal 09/10/2023 6:00 – 14:00 Uhr Schicht. Es kann ein Café sein, ein Friseur, eine Klinik oder ein Lager:

• Sicherheitssystem abschalten
• Kaffeemaschinen anschalten
• Ofen anschalten
• Lagerbestand prüfen und notieren, was aufgefüllt werden muss
• Alle Oberflächen säubern und desinfizieren
• Kasse und Theke vorbereiten
• Musik anschalten
• Auslage prüfen und arrangieren
• Die erste Partie Kaffee vorbereiten
• Gewürzecke ordnen und neu auffüllen
• Wi-Fi- und POS-Systeme testen
• Specials und Tagesangebote kontrollieren
• Die Tür öffnen
• Nicht vergessen, die Kunden zu begrüßen
• Vorräte überwachen
• Bericht am Ende der Schicht

🙋 Projektbeispiel für das Einarbeiten des neuen Mitarbeiters – Ganze Vorlage

Abschnitt 1. ´Willkommen und Orientierung

• Einen Willkommensgruß schicken
• Den Mitarbeiter dem Team vorstellen
• Eine Tour durch das Büro organisieren

Abschnitt 2. Papiere und Dokumentation:

• Mitarbeitervertrag prüfen und unterzeichnen
• Nötige Steuer- & Finanzunterlagen vervollständigen
• Vorteile nennen, warum es sich lohnt, im Unternehmen zu arbeiten
• Eine Lagebesprechung als Test abhalten
• Erste Leistungsbeurteilung planen

Abschnitt 3. Unternehmenspolitik und -verfahren:

• Eine Kopie des Mitarbeiterhandbuchs zur Verfügung stellen
• Den Verhaltenskodex des Unternehmens und die Unternehmenswerte erklären
• Sicherheitsverfahren und Notfallprotokolle erklären

Abschnitt 4. Zugriff und Login-Details

• Nozbe – eine Projektmanagement-App für kleine Teams
• Dropbox – an Dokumenten arbeiten
• GitHub – am Code arbeiten
• Unternehmens-E-Mail
• Unternehmens-Chat
• Team-Kalender

Section 5. Training und Entwicklung der Fähigkeiten

• Spezielles arbeitsbezogenes Training vornehmen
• Bereiche identifizieren, in denen der Mitarbeiter vielleicht zusätzliches Training benötigt
• Software- und Tool-Training
• Training Asynchrone Kommunikation

Abschnitt 6. Integration und Unterstützung

• Begrüßungsveranstaltung für das Teambuilding organisieren
• Einen Mentor oder Buddy bestimmen, um auszuhelfen
• Den neuen Mitarbeiter zu gesellschaftlichen Ereignissen oder Treffen im Unternehmen einladen
• Erste Check-in-Sitzung planen

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, kann alles, an dem Sie oder Ihr Team arbeiten, ein Projekt sein. Sie müssen sich nur überlegen, wie Sie Ihr Arbeitspensum und Ihren Arbeitsablauf in Projekte und Aufgaben, die zu erledigen sind, aufteilen. Wenn Ihnen das schwerfällt, melden Sie sich für eine Demonstration bei uns an und zusammen mit dem Nozbe-Produktivitätsberater können Sie Projekte für Ihr Team auflisten.

Fragen?

Wir hoffen, diese kurze Einführung deckt das Thema ab. Wenn Sie Zweifel haben oder weitere Fragen, schreiben Sie diese in das Kommentarfeld unten oder senden Sie eine Nachricht an den Kundendienst: support@nozbe.com.