Traditionell gilt das Projektmanagement als Rückgrat von Baufirmen, Architekturbüros, Marketing- und Grafikdesign-Agenturen – also in denjenigen Bereichen, in denen offensichtlich ein Kunden-“Projekt” zu verwalten ist. Heute wird Projektmanagement aber immer mehr Teil von professionellen Dienstleistungen, das Teams dabei unterstützt, die Verbindlichkeiten der Kunden nachzuverfolgen, rivalisierende Prioritäten zu regulieren und vor allem um eine bessere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu erreichen sowie einen besseren Kundenservice. Darüber hinaus liefert es Ergebnisse, die unterm Strich positiv sind.
Was ist ein rechtliches Projektmanagement?
Anwälte müssen oft die Rolle eines Projektmanagers übernehmen oder sie sind Teil in einem Projektteam. Alle Rechtssachen können als “Projekt” betrachtet werden – unabhängig vom Rechtsgebiet –, da es ein festes Anfangs- und Enddatum gibt und weil etwas “Neues” erstellt werden muss.
Während Anwälte sich in der Regel auf das Wort “Vorgang” konzentrieren, wenn sie sich mit einem besonderen rechtlichen Problem des Mandanten beschäftigen, ist es relativ einfach, das Wort “Vorgang” mit dem Wort “Projekt” auszutauschen, wenn Sie ein Projektmanagement umsetzen. Eine erfolgreiche Umsetzung endet aber nicht hier.
Ein Geschäftsszenario für ein erfolgreiches Projektmanagement in Kanzleien
Im Anwaltsberuf ist das Projektmanagement der Prozess, in dem die Parameter der Rechtssache vorab festgelegt werden, in dem der Kurs der Rechtssache von Beginn an mit den Fakten, die man in diesem Zeitpunkt hat, geplant wird, in dem die Sache verwaltet und – am Ende – eingeschätzt wird, wie sie gehandhabt wurde (sowohl aus Sicht der Firmen-/Rechtsabteilung als auch aus der Kundenperspektive).
Der Druck vonseiten des Mandanten und wegen der Kosten zwingt zu einem proaktiveren, disziplinierteren oder systematischeren Weg, mit der Rechtssache umzugehen.
Ständig auf Veränderungen reagieren
Letztendlich gibt es viele Aspekte in einer Rechtssache, die sich vom ersten Treffen mit dem Mandanten bis zur Anhörung vor Gericht und dem Urteil ändern können. Ein gutes Projektmanagement dokumentiert alle Änderungen, die bei jedem Schritt zu berücksichtigen sind. So wird sichergestellt, dass das Risiko eines unerwarteten Anstiegs des Honorars und von Verlusten gering ist, da die Auswirkungen in einem Verfahren früher identifiziert werden können und früher auf sie reagiert werden kann als im Nachhinein.
Verbesserte Kommunikation
Ein weiterer Vorteil ist, dass das Projektmanagement Teams dabei hilft, besser mit Kunden zu kommunizieren; es hilft ihnen dabei zu verstehen, wie sich Dinge verändern und warum sowie mögliche Auswirkungen von Veränderungen vorherzusehen. Möglicherweise wird sich – im Ergebnis – auch das Honorar ändern. Ein Projektmanagement erleichtert Diskussionen darüber, wie das Ergebnis ausfallen kann.
Bei einem erfolgreichen Projektmanagement wird sichergestellt, dass der Anwalt die Erwartungen des Mandanten und seine Ziele versteht sowie die Erfolgsfaktoren für die Rechtssache. Das kann dazu führen, um jeden Preis gewinnen zu wollen oder sich mit minimalem Aufheben und geringen Abzügen zu einigen. Ein Tool wie Nozbe kann leicht die interne und externe Kommunikation verbessern.
Planung
Basierend auf den Zielen des Mandanten folgt der nächste Schritt: Ein detaillierter Entwurf oder eine detaillierte Beschreibung des Umfangs der Arbeit, die erledigt werden muss, einschließlich der wichtigsten Arbeitsergebnisse, Meilensteine, Vermutungen und zuletzt die Budgetplanung.
Sobald die eigentliche Arbeit beginnt, sind die nächsten Schritte: ein Projekt oder ein Arbeitsplan in dieser Rechtssache zu entwickeln, der die Ressourcen berücksichtigt, dann werden die Schritte (Phasen, Aufgaben und Aktivitäten) bestimmt sowie das Kommunikationsprotokoll und eine Risikoanalyse einschließlich der Plan Aktualisierung erstellt.
Wenn man all dies gleich vorab berücksichtigt ist es letztendlich leichter, die Rechtssache zu verwalten, um im Budget zu bleiben und die Erwartungen des Mandanten zu erfüllen, sich mit den Änderungen während des gesamten Vorgangs zu beschäftigen und am Ende den Ablauf der Rechtssache zu bewerten bzw. zu prüfen. Was hat gut funktioniert, was sollte beim nächsten Mal verbessert werden?
Auch wenn dies besonders detailliert ist und nicht alle Angelegenheiten diesen Grad an Informationen haben, helfen schon einige wenige Schlüsselelemente weiter, um die Beziehung zum Mandanten zu verbessern und die Verluste zu reduzieren. Eine gute Projektmanagement-Software hilft dabei, dass alle diese Vorgänge, Informationen und Dokumente aktuell und sicher sind und dass man von überall darauf zugreifen kann.
Die Vorteile eines Projektmanagements
Studien zeigen, dass ein Projektmanagement viele Vorteile für Mandanten hat: es gibt weniger Überraschungen, mehrere Rechtssachen werden rechtzeitig erledigt und sind im Budget, die Kommunikation zwischen der Kanzlei und dem Mandanten ist besser, die Teamarbeit ist besser, es besteht eine größere Leistungsfähigkeit und die Ausgaben in dieser Sache werden reduziert.
Auch die Verbesserungen für die Kanzlei sind beachtlich – und das nicht nur bzgl. der genaueren Bestimmung des Honorars, was wir bereits besprachen. Projektmanagement kann für solche Kanzleien sehr wertvoll sein, bei denen die Teammitglieder flexible Arbeitszeiten haben, die nicht immer “in Büro” arbeiten, sondern auch von zu Hause oder nur in Teilzeit.
Wie alles Neue braucht eine erfolgreiche Anwendung und Umsetzung intensives Training, Geduld und Zeit. Aber Kanzleien mit einem Projektmanagement werden belohnt werden.
