Meetings gelten als fundamentales Element in Leben eines jeden Teams. Jeder mag Meetings, nicht wahr? Was kann man an denen nicht mögen? Schließlich haben Meetings nur Vorteile!
- In Meetings kann ein Teilnehmer vorgeben zu arbeiten, während er das Ego seines Chefs streichelt und – währenddessen – seine E-Mails oder sein Facebook-Profil kontrolliert.
- Als Organisator des Meetings erhalten Sie eine bequeme Möglichkeit, die Verantwortung für die Entscheidungsfindung zu vermeiden. Sie wissen nicht, was Sie tun sollen? Rufen Sie ein Meeting an! Übergeben Sie die Verantwortung an die Gruppe!
- Meetings sind ein Heilmittel für alles – für Ideenlosigkeit, Richtungslosigkeit, fehlende Strategie … und natürlich helfen sie, den “Teamgeist” aufzubauen und zu stärken. Schließlich machen erst regelmäßige Besprechungen ein Team zu einem guten Team, nicht wahr?
- Und: Meetings können leicht organisiert werden. Man muss nur den Unternehmenskalender in Google Kalender oder Outlook durchgehen und sobald sich ein freies Zeitfenster ergibt, dieses füllen! Tragen Sie eine Besprechung ein, laden Sie alle “wichtigen"Personen ein, stellen Sie sicher, dass niemand ausgelassen wird. Andernfalls fühlen sie sich möglicherweise beleidigt!
OK, manchmal sind Besprechungen notwendig …
… mit Betonung auf “manchmal” und “notwendig. Alle Besprechungen sollten ein klar definiertes Ziel haben und nur dann stattfinden, wenn die Teilnehmer gut vorbereitet kommen. Besprechungen sind am effektivsten, wenn sie dazu beitragen, die Nuancen eines bestimmten Themas zu klären und zu bearbeiten.
Bei Nozbe arbeiten wir von Beginn an im Homeoffice, weshalb wir unsere Besprechungen anders als “traditionelle” Unternehmen gestalten. Wir versuchen, Sie so effektiv wie möglich zu gestalten, um unsere Produkte zu entwickeln, die von fast 700.000 Menschen weltweit verwendet werden. Nachfolgend einige Regeln, die während unserer Besprechungen gelten:
- wir vermeiden Brainstorming – wir glauben nicht an Brainstorming an Ort und Stelle.
- wir vermeiden Koordinierungssitzungen. Wir organisieren unsere Arbeit in Projekten, Aufgaben und in Kommentaren zu Aufgaben. Alles wird aufgeschrieben und jeder kennt seine Verantwortlichkeiten.
- Wir machen keine “All-Hands-Meetings”, d.h. Besprechungen des gesamten Teams. Jedes Mal, wenn ich etwas mitteilen will, schreibe ich einen Kommentar oder nehme ein kurzes Video auf, das sich jeder zu der für ihn passenden Zeit anschauen kann.
Die Pandemie hat die Organisation von Besprechungen erschwert, weil viele Menschen gezwungen waren, zu Hause zu bleiben.
Dieses Jahr wurden Unternehmen mit einem großen Problem konfrontiert: Wie organisiert man Besprechungen, wenn jeder von zu Hause aus arbeitet? Eine andere Herausforderung war, das richtige Videokonferenz-Tool auszuwählen, mit dem Online-Besprechungen mit einer großen Anzahl an Teilnehmern abgehalten werden können. Hinzu kommt: Da die Kinder nicht zur Schule gehen konnten, hatten viele von uns zusätzliche Aufgaben, wie den Kindern bei ihren Hausaufgaben zu helfen. All das machte es sehr schwer, Besprechungen zu organisieren. Vielleicht ist es ein guter Zeitpunkt, um zu überlegen, ob sie überhaupt notwendig sind.
Schauen wir uns das mal genauer an! Unten haben wir einige Tipps, wie wir bei Nozbe unsere Besprechungen planen, um deren Anzahl zu reduzieren und sie sinnvoller zu gestalten.
Erstens: Eine gute Besprechung findet regelmäßig statt und ist optional
Das Wichtige dabei ist, den Mitarbeitern die Teilnahme an Besprechungen so weit zu erleichtern, dass ihnen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt, sie aber wissen, wann und wo die Besprechung stattfinden wird.
💡Tipp: Immer am selben Ort und zur selben Uhrzeit.
Bei Nozbe finden die meisten Besprechungen regelmäßig statt und immer am selben Ort, z.B. in einem “virtuellen Raum” von Zoom. Jede Besprechung hat einen dafür bestimmten Raum, sodass die Teilnehmer wissen, für welchen Raum sie sich anmelden müssen.
Hier einige Bespiele:
- Besprechung des Entwicklungsteams – jeden Montag um 10:00 Uhr
- Besprechung von Nozbe Design – jeden Dienstag um 14:00 Uhr
- Besprechung des Marketingteams – jeden Mittwoch um 12:00 Uhr
💡 Tipp: Dieselben Personen.
Bei jeder Besprechung sind es immer dieselben Teilnehmer. So vermeiden wir, dass jemand nicht eingeladen ist. So wird auch die Atmosphäre der Besprechung verbessert, denn wir diskutieren mit Personen, die wir bereits gut kennen. Unsere Diskussionen sind qualitativ besser, unsere Erkenntnisse sind wertvoller und wir kommen zu akkurateren Schlussfolgerungen.
💡 Tipp: Keine Anwesenheitspflicht
Die Teilnahme an den Besprechungen ist nicht zwingend. Wenn jemand nicht teilnehmen kann oder mit einer Arbeit beschäftigt ist, regt sich keiner darüber auf. Bei Nozbe ist die konzentrierte Arbeit an einer bestimmten Aufgabe wichtiger als Besprechungen.
💡 Tipp: Besprechungen sind nicht zwingend!
Wichtig ist, dass Besprechungen nicht zwingend sind, auch wenn sie im Kalender eingetragen sind – besonders wenn man bedenkt, dass wir eine Agenda für die meisten unserer Besprechungen brauchen! Wenn die Agenda für die Dienstag-Besprechung des Design-Teams am Montagabend nicht freigegeben wird, wird die Besprechung abgesagt. Keine Agenda = es gibts nichts zu bereden = nichts, womit wir unsere Zeit vergeuden.
Zweitens: Eine gute Besprechung hat eine gut strukturierte Agenda
Die Agenda des Meetings ist nichts Formales, sollte aber aufgeschrieben werden. Bei Nozbe arbeiten wir dabei mit der Nozbe Teams-App, daher ist die Agenda des Meetings oft nur eine einfache Prüfliste als Kommentar zu einer Aufgabe oder eine Aufgabenliste innerhalb eines Abschnitts in einem bestimmten Projekt. Sie wird an einem Ort gespeichert, auf den alle Teilnehmer der Besprechung zugreifen können.
💡 Tipp: Die Agenda muss inklusive Dokumentation sein.
Nur einen Plan zu haben, ist aber nicht genug. Um als Punkt auf die Agenda zu kommen, muss ein Thema gut vorbereitet werden. Das bedeutet z.B. für das Meeting des Design-Teams am Dienstag, dass die Person, die ein Thema vorschlägt, bis Montagabend dieses Thema genau beschreibt. Hierfür nutzen wir Dropbox Paper, mit dem wir bestimmte Teil des Texts kommentieren können.
💡 Tipp: Jeder Teilnehmer muss seine Hausaufgaben machen!
Wir haben also jetzt eine Agenda, in der alle Themen skizziert sind. Diese müssen alle Teilnehmer vor der Besprechung lesen. Um wieder auf das Beispiel einer Besprechung unseres Design-Teams zurückzukommen: Jeder liest die Themen und Kommentare zu bestimmten Absätzen und notiert seine Zweifel, Fragen und Beobachtungen.
💡 Tipp: Experten um Rat fragen!
Dank eines offenen Diskussionsformats in Nozbe Teams und Dropbox Paper, können die Person, die an einer bestimmten Besprechung nicht teilnehmen können, lesen, woran gearbeitet wird und ihre Meinung abgeben. Sehr oft bitten diejenigen, die ein Thema vorschlagen, andere Teammitglieder um Kommentare und um Rat, auch wenn diese Kollegen nicht an der Besprechung teilnehmen.
Auf diese Weise und völlig asynchron haben wir vor dem Meeting ein Meeting, da der erste Informationsaustausch in den Kommentaren stattfindet. Es ist unsere Art des Brainstormings, jedoch in schriftlicher Form, bevor das eigentliche Treffen stattfindet. Und es liefert großartige Ergebnisse!
💡 Tipp: Während der Besprechungen fassen wir die Themen nicht zusammen, sondern diskutieren sie direkt!
Auf dieser Stufe wissen wir, dass jeder vorbereitet ist und wir kommen direkt auf den Punkt, nämlich zu den Fragen und Zweifeln. Wir verschwenden keine Zeit mit der Zusammenfassung von Themen.
Wenn die Besprechung aus dem Ruder läuft und zu einem Brainstorming wird, sorgen wir dafür, dass alle Ideen, Entscheidungen und Schlussfolgerungen aufgeschrieben werden. Dauert die Besprechung hingegen zu lange, hören wir auf und wählen eine Person aus, die zu dem Thema genauer recherchieren wird und die entsprechenden Unterlagen für die nächste Besprechung vorbereitet.
Drittens: Ein gutes Meeting endet mit Notizen und Aufgaben!
Nach jeder Besprechung werden die ursprünglichen Unterlagen zu einem bestimmten Thema um Schlussfolgerungen und Entscheidungen ergänzt.
💡 Tipp: Notizen, Notizen … und Aufgaben!
Um das Projekt voranzutreiben, aktualisieren wir Aufgaben, die sich auf das besprochene Thema beziehen, oder erstellen neue Aufgaben.
So kann jeder im Team sehen, welche Entscheidungen während des Meetings getroffen wurden und kann einen Kommentar hinzufügen, wenn er möchte. So fühlt sich niemand ausgeschlossen oder vergessen.
💡 Tipp: Schicken Sie nach dem Meeting eine Zusammenfassung an das Team.
Einer der Teilnehmer der Besprechung schreibt eine kurze Zusammenfassung der Besprechung. Diese veröffentlichen wir später in einem Projekt mit Firmen Neuigkeiten veröffentlichen, da das gesamte Team wissen soll, an welchen Funktionen wir gerade arbeiten.
Auch Sie können Ihre Besprechungen besser und effektiver machen!
Sie sind nicht glücklich mit der Anzahl oder der Qualität der Besprechungen Ihres Unternehmens? Versuchen Sie schon heute, etwas zu ändern:
- sorgen Sie dafür, dass es eine Agenda für jede Besprechung gibt,
- ermutigen Sie das Team, Themen vor der Besprechung vorzubereiten,
- versuchen Sie, die Anzahl der Teilnehmer auf ein Minimum zu reduzieren.
In den 13 Jahre, die wir bei Nozbe im Homeoffice arbeiten, haben wir viel über Produktivität gelernt, darüber, die Zeit von anderen Personen zu respektieren und Unterlagen zu haben. In einem Unternehmen, in dem alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, ist es normal, sich Notizen zu machen, für mich aber sind Notizen tatsächlich der Schlüssel, die Produktivität eines jeden Teams zu verbessern.
Uns allen stehen tolle Tools zur Verfügung, die auf allen wichtigen Plattformen funktionieren: Nozbe Teams, um Projekte und Aufgaben zu erledigen, Zoom für Videokonferenzen und Dropbox Paper und Google Docs, um die Dokumentation zu erstellen und im Text zu kommentieren. Und: Die meisten dieser Tools sind entweder kostenlos oder sehr günstig.
Niemand möchte seine Zeit vergeuden. Ich hoffe, diese Tipps motivieren und inspirieren Ihr Team zu einigen Veränderungen. Bringen Sie Ihre Besprechungen auf den Punkt und machen Sie sie erfolgreich. Um ein bekanntes chinesisches Zitat etwas abzuwandeln: “Die beste Zeit, um Gewohnheiten zu ändern, war vor Jahren, die zweitbeste Zeit ist jetzt!” Besonders jetzt, wo so viel passiert!