Arbeiten Sie im Versicherungswesen oder in einer damit zusammenhängenden Branche und fragen Sie sich, wie Sie Nozbe für die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden nutzen können? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Methoden und Lösungen, wie Versicherungsvertreter, aber auch andere Berufstätige in diesem Bereich, ihre Effektivität steigern und auf einer strukturierteren Art und Weise arbeiten können.
Der Artikel basiert auf Tipps und Erfahrungen, die Mitglieder unser polnisch sprechender Community auf Facebook mit uns teilten.
Krzysztofs Kämpfe
Krzysztof, Spezialist von Versicherungen und Investments und zertifizierter European Financial Guide-Berater, arbeitet überwiegend in der Lebensversicherungs- und Gruppenversicherungsbranche. Er suchte nach einem Weg, wie er Nozbe in seinem Unternehmen einsetzen kann. Er wollte hauptsächlich ein Tool, das ihm dabei hilft, zu seinen Kunden ein gutes Verhältnis aufrechtzuerhalten: das ihn an deren Geburtstage erinnert, wenn es eine gute Zeit ist für ein Mittagessen mit einem Kunden oder wann er sich bei ihm/ihr wieder mal melden sollte.
Er verschob die meisten seiner Projekte in Nozbe, hatte aber keine Ahnung, wie er sie in unserer App verwalten und erledigen sollte. Für Krzysztof war das schwierigste Problem:
„Es gibt Zeiten, da arbeite ich auf verschiedenen Stufen mit 30 bis 40 Kunden zusammen (Besprechungen, Angebote, Verhandlungen, Abschluss etc.). Soll ich diese so um die 40 Kunden den 50 Projekten, die bereits offen sind, hinzufügen, obwohl ich weiß, dass sie sich dynamisch ändern (manchmal gehe ich zu einer Besprechung und schließe den Fall an einem Tag ab, während es bei anderen Fällen einen ganzen Monat dauern kann)?“
Sein eigenes System erstellen – der erste Schritt ist immer der schwerste
Das Wichtigste und der erste Schritt zum Erfolg ist, sich anzugewöhnen, den Überblick über alle seine Aufgaben zu behalten und, wenn diese erledigt sind, sie in Nozbe als beendet zu markieren. Davor sollte man sich aber einen Tag nehmen und in seinem System die Grundlagen legen – d.h. alle seine Daten in die App übertragen und seinen Projekten und Aufgaben mithilfe von Etiketten, Kategorien und Daten eine Struktur geben.
Um ein System zu erstellen, dass optimal auf Ihre Bedürfnisse angepasst ist, müssen Sie mehrere Szenarien berücksichtigen oder, noch besser, sie alle aufschreiben. Sie müssen auch davon ausgehen, dass es am Anfang einige Rückschläge geben wird:
„Ich habe Aufgaben, die immer wieder auftauchen: X zurückrufen, GTC an Y schicken, Versicherungszahlungen für Z prüfen. Um es einfacher zu machen (da nur eine Handlung nötig ist), habe ich damit angefangen, diese Aufgaben in einem Projekt zu sammeln; das habe ich „Laufende Angelegenheiten“ genannt. Das führte aber nur dazu, dass ich von dem einen Durcheinander in das andere gekommen bin :)“
Um das zu vermeiden, haben wir folgende Vorschläge:
Ein Rat von Radek: 1 Kunde = 1 Projekt + Etiketten
Der erste Vorschlag kommt von Radek. Er schlägt vor, für jeden Kunden ein einzelnes Projekt zu erstellen. Des Weiteren sollen Etiketten erstellt werden – wie z.B. „Besprechung“, „Angebot“, „Verhandlungen“, „Abschluss“ etc. –, die dann den Projekten bei der entsprechenden Stufe zugewiesen werden.
Wenn man seine Projekte auf eine solche Art organisiert, können Sie in nur zwei Schritten nach Kunden filtern, die z.B. auf der „Angebots-“Stufe sind und Sie können beginnen, Angebote vorzubereiten. Oder Sie können nach „Besprechungen“ filtern und Telefonanrufe machen. Wenn eine Besprechung anberaumt ist, können Sie dem Projekt, das zu dem bestimmten Kunden gehört, eine Aufgabe mit all den Details hinzufügen (einschl. Datum und Zeit) und sich eine Erinnerung hierzu einstellen.
Monika, die für ihre Arbeit auch Projekte sortieren muss, unterstützt diese Idee:
“Ich erstelle ebenfalls 1 Projekt pro 1 Kunden. Das führt manchmal dazu, dass ich 100–150 Projekte habe. Normalerweise erhalten sie ein Datum als Namen, dann sortiere ich sie alphabetisch. Man kann die Projekte aber auch nach den Kunden benennen und sie dann ebenfalls alphabetisch sortieren. An einigen Tagen habe ich 20–30 nicht so wichtige Aufgaben mehrerer Projekte auf meiner To-do-Liste (wie Anrufe machen, E-Mails versenden, Geld überweisen etc.). Ohne einem strukturieren System wüsste ich nicht, wie ich die ganzen Projekte handhaben sollte.“
Aufgaben mithilfe von Kategorien statt mit Etiketten gruppieren
Wenn Sie sich für die Methode 1-Kunde-1-Projekt entscheiden, dann „lebt“ das Projekt. Jede neue Stufe der Zusammenarbeit mit dem Kunden sollte von einer bestimmten Aufgabe begleitet werden. Hier können Sie statt Etiketten auch Kategorien nutzen.
Sie können alle Aufgaben, die zu den nachfolgenden Stufen gehören, in einem separaten Projekt speichern – z.B. in den „ Stufen für die Zusammenarbeit mit Kunde X – Lebensversicherung“. Wenn man Aufgaben überlegt im Voraus vorbereitet, müssen Sie nur zu dem Projekt gehen, die Aufgabe, die Sie brauchen, klonen (mit einer bereits zugewiesenen Kategorie, wie „Besprechung“, „Telefonanruf“, „VIP“, „[Stadtteil]“ – denken Sie daran, dass Sie einer Aufgabe mehr als eine Kategorie zuweisen können), die geklonte Aufgabe dem Projekt für einen bestimmten Kunden zuweisen und, wenn Sie möchten, ein Fälligkeitsdatum einstellen.
Wenn es nötig ist, brauchen Sie nur zur „Sie+Team“-Ansicht gehen, um Ihre Aufgaben zu sehen und diese entweder nach der Kategorie „[Stadtteil]“ oder „Telefonanruf“ zu filtern und Sie können zu Ihrer Besprechung gehen oder Ihren Kunden anrufen.
Ein Tipp von Łukasz: 1 Kunde = 1 Projekt + Vorlagen
Łukasz schrieb:
„Auf jeden Fall 1 Kunde = 1 Projekt oder, als letzter Ausweg, 1 Fall = 1 Projekt. Mit Vorlagen ist das sehr einfach, vor allem, da Sie jeden nachfolgenden Schritt so einstellen können, dass er z.B. „in 2 Wochen“ beginnt.“
„Ich habe eine Projektvorlage für das Gewinnen von neuen Kunden (Vertragsunterzeichnung, Daten eingeben, einen Kontoverwalter zuweisen etc.). Jede Vorlage enthält eine „Kontrollaufgabe“, die als meine Priorität gespeichert ist (Nächste Aktion). So sehe ich die Fälle, die „formal nicht fertig“ sind und bei denen noch einige Stufen beendet werden müssen. Es ist nicht super genau, denn ich muss immer noch zu diesem Projekt gehen und prüfen, was noch erledigt werden muss, ich muss aber nicht jedes Mal den Stern aktivieren/deaktivieren.“
Auch wenn Ihnen die Idee einer Kontrollaufgabe nicht gefällt, sollten Sie doch Vorlagen nutzen! Wenn es bei jedem Kunden ähnliche Schritte gibt, können Sie eine detaillierte Vorlage erstellen (denken Sie daran: Beendigungsdaten von Aufgaben, die zur Vorlage hinzugefügt werden, sind relativ und bestimmen einfach nur den Zeitraum von heute bis zum festgelegten Termin) und jedes Mal, wenn Sie einen neuen Kunden gewonnen haben, davon ein neues Projekt erstellen.
Mariusz’ Vorschlag: Ein einziges Projekt
Diese Vorgehensweise reduziert Ihre Optionen ein wenig – es ist schwieriger, nach Kunden zu sortieren und Sie können keine Etiketten nutzen. Für einige kann es dennoch die optimale Lösung sein.
Wie Mariusz schreibt:
„Eine andere Option wäre, ein einzelnes Projekt für alle Kunden zu erstellen, wobei die Aufgabennamen den Namen der Kunden entsprechen. Innerhalb dieser Aufgaben kann man dann Checklisten und Kommentare hinzufügen, Elemente markieren, wenn sie beendet sind und dynamisch die Kommentare bearbeiten, wenn eine neue Aufgabe für einen bestimmten Kunden hinzugefügt wird.“
Vergessen Sie nicht, dass Sie bei Nozbe sofort jede Aufgabe in ein Projekt umwandeln können. Das heißt: Wenn sich ein Kunde oder ein Fall als besonders kompliziert erweist, können Sie diese Aufgabe leicht in ein Projekt umwandeln, wobei Sie alle Details behalten. Denken Sie auch daran, dass sobald Sie eine Aufgabe in ein Projekt umwandeln, diese Aufgabe von Ihrer Aufgabenliste verschwindet. Wenn Sie die Aufgabe also auf Ihrer Liste behalten möchten (z.B. aus statistischen Gründen), müssen Sie diese Aufgabe zuerst klonen und dann das Projekt von dieser Kopie erstellen.
Arbeiten Sie sorgfältig und konsequent mit Ihrem System
Gleichgültig, für welche Lösung Sie sich entscheiden: Denken Sie daran, dass man leicht den Überblick verlieren kann, wenn man nicht alle seine Aufgaben in die entsprechenden Projekte in Nozbe gibt und dort nachverfolgt und nicht täglich und wöchentlich einen Rückblick macht.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Nozbe in anderen Industriebereichen einsetzen können, lesen Sie hier weiter.
