In einem Unternehmen, das kein Büro hat („NoOffice“) – wie Nozbe –, trifft man sich nicht oft persönlich. Deswegen begannen wir vor einigen Jahren damit, Mitarbeitertreffen zu organisieren. Wir wollten etwas Zeit miteinander verbringen, unsere Batterien wieder aufladen, die Menschen kennenlernen, die hinter ihren Avatars stecken … wir wollten uns auf eine neue Art begegnen. Wir haben jetzt einige dieser Mitarbeitertreffen gemacht und ich möchte Ihnen einige Tipps geben, wie Sie eine erfolgreiche „Tagung“ vorbereiten und organisieren können.
Wie oft organisieren wir ein Mitarbeitertreffen?
Zweimal im Jahr: Wir treffen uns immer im Frühling und im Herbst. Für uns ist dieses halbjährliche Modell die richtige Balance zwischen Homeoffice und gemeinsame Zeit als Team.
Uns im Frühling und im Herbst zu treffen war eine bewusste Entscheidung. Im Sommer wollen unsere Mitarbeiter Urlaub mit ihren Familien machen und im Winter ist es kalt. Im Frühling und Herbst sind normalerweise nicht so viele Touristen unterwegs, d.h. die Hotels sind leer und ruhig, wir bekommen nicht nur einen guten Preis, sondern auch komfortable Zimmer…
Wie lange dauert ein Nozbe-Mitarbeitertreffen?
Normalerweise ist Anreise am Montag mit einem späten gemeinsamen Mittagessen, Samstag fahren wir nach dem Frühstück wieder nach Hause. So haben wir die gesamte Arbeitswoche für das Treffen und können uns am Wochenende nach der intensiven Woche erholen. Weiter unten gehe ich etwas genauer darauf ein, wie das Treffen abläuft.
Wer nimmt an diesem Treffen teil?
Wir versuchten Verschiedenes. Als wir noch ca. 10 Leute waren, luden wir auch die Partner unserer Mitarbeiter ein, jetzt aber, wo wir doppelt so viele sind, rechnet sich dieses Modell nicht mehr – nicht nur wegen der zusätzlichen Kosten und der Logistik, sondern auch aus anderen Gründen.
Erstens: Das Durchschnittsalter unserer Mitarbeiter ist ziemlich jung und einige sind Single; einige, die in einer Beziehung sind, haben kleine Kinder. Es ist also sehr schwer zu entscheiden, ob man diese mitnimmt oder zu Hause lässt … für eine ganze Woche.
Zweitens: Wenn man allein zum Treffen geht, muss man mit dem restlichen Team interagieren und braucht sich währenddessen keine Gedanken um seine bessere Hälfte machen. Man kann sich darauf konzentrieren, den Rest der Gruppe (wieder) kennenzulernen.
Mein Freund Michael Hyatt sieht das anders. Für ihn ist es wichtig, dass man „seine bessere Hälfte“ mitbringt, aber wir haben eine andere Erfahrung gemacht. Wir haben festgestellt, wir „klicken“ besser als Team, wenn wir unser tägliches Leben hinter uns lassen und uns für eine Woche nur auf unsere Teamdynamik konzentrieren können.*
Abgesehen von unserem Kernteam haben wir auch externe Mitarbeiter, die wir aber nicht zu unseren Treffen einladen. Vielleicht sollten wir diese Politik aber mal überdenken …
Wo finden unsere Mitarbeitertreffen statt?
Immer wenn wir ein Treffen organisieren, stimmen wir über den Standort ab. Was wir dabei berücksichtigen?
Irgendwo nicht zu weit weg …
Uns auf einer tropischen Insel zu treffen, wäre für ein Mitarbeitertreffen wirklich toll, und wer weiß, vielleicht machen wir das irgendwann mal, aber da die meisten unserer Mitarbeiter in Polen leben, wählen wir normalerweise einen Ort in unserem Heimatland. Für jedes Treffen wählen wir eine andere Stadt.
Uns auf Polen zu begrenzen, vereinfacht die Logistik sehr. Wir haben hier schnelle Züge, mit denen man in viele Gegenden Polens kommt, sodass die meisten von unserem Team schnell beim Mitarbeitertreffen sein können, ohne lange fahren zu müssen.
Wie sieht das Programm für ein „Nozbe-Mitarbeitertreffen“ aus?
Montag …
Der Montag ist für die Anreise da. Wir treffen uns für ein spätes Mittagessen gegen 15:00 Uhr im Hotel.
Nach dem Mittagessen kommt meine Präsentation. Als CEO des Unternehmens halte ich eine „Rede zur Lage“, d.h. ich fasse zusammen, was im letzten halben Jahr passierte, ich spreche über die Zukunft, die Richtung des Unternehmens, was wir erreichen wollen und worüber wir bei diesem Mitarbeitertreffen reden werden.
Am Abend gehen wir gewöhnlich gemeinsam in ein Restaurant für ein leichtes Abendessen mit was zum Knabbern und um was zu Trinken.
Dienstag bis Freitag
- 8:00 – 9:00 Uhr: Frühstück
- 9:00 – 13:00 Uhr: Präsentationen und Diskussionen; alternativ gibt es auch einige teambildende Aktionen
- 13:00 Uhr: Dann haben wir gewöhnlich ein schönes Mittagessen im Hotel
- 14:00 – 15:00 Uhr: Diese Stunde gehört jedem „ganz allein“ – eine Woche mit dem ganzen Team kann herausfordernd sein, deswegen nutzen wir diese Zeit, um zu entspannen, vielleicht für ein kleines Nickerchen oder eine Siesta … oder was man sonst tun möchte
- 15:00 – 19:00 Uhr: Das ist wieder die Zeit für „Präsentationen“ – wir kommen im Konferenzzimmer zusammen und reden über Unternehmenssachen, brainstormen und teilen Ideen miteinander
- 19:00 Uhr: Abendessen. Danach gehen wir gewöhnlich raus für einen Drink und machen einige Spiele für den „Zusammenhalt des Teams“ oder andere Gruppenaktivitäten – etwas, was das Team zusammenschweißt.
Samstagmorgen
Es ist die Zeit, um auf Wiedersehen zu sagen. Nach dem Frühstück fährt jeder nach Hause.
Wichtige Hinweise zum Zeitplan:
- Alleinsein einplanen – Sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmer ein wenig zurückziehen können und nicht die ganze Zeit aufeinanderhocken.
- Präsentationen vor dem Treffen vorbereiten – Alle Präsentationen müssen bereit sein und die Teilnehmer müssen auf sie vorbereitet sein. So können wir sie gleichmäßig über die ganze Woche verteilen und das Team größtmöglich einbinden.
- Nicht nur Präsentationen, die mit dem Unternehmen zu tun haben, sondern auch solche über die Interessen der Mitarbeiter – Unser Team besteht aus 26 Personen, die an 26 verschiedenen Orten leben und 26 verschiedene Geschichten erzählen können. Wir erkannten, dass wir Präsentationen auch zu den verschiedenen Interessen brauchen, denn so können wir viel voneinander lernen!
- Diskussionen einen Tag im Voraus planen – Neben der Planung der Präsentationen sollte man auch die Diskussionen planen, damit sich die Teilnehmer geistig jeden Tag auf die Diskussion am nächsten Tag vorbereiten können. Es ist immer eine gute Produktivitätsübung, jeden Tag den nächsten im Voraus zu planen … und das sollte man auch bei einem Mitarbeitertreffen tun.
- Freiraum geben – Zeit, um sich persönlich auszutauschen und für Gruppenarbeit – Wir haben das auf dem harten Weg gelernt. Versuchen Sie nicht, jede Minute des Treffens zu verplanen. Geben Sie den Leuten Raum zum atmen und eine Stunde hier oder 30 Minuten dort für ein privates Gespräch oder für spontane Diskussionen in kleinen Gruppen.
- Zeitplan als geteiltes Projekt in Nozbe einrichten und ändern – wiederum eine gute Übung – Geben Sie den Zeitplan bei Nozbe ein und aktualisieren Sie ihn in einem geteilten Projekt mit dem gesamten Team. So vermeiden Sie Fragen wie: „Was tun wir jetzt?“, „Wann tun wir dies oder das?“
- Planen Sie etwas Zeit für den Support ein – Wir schreiben auf unserem Blog immer, dass wir zu einem Mitarbeitertreffen gehen und wir erklären unseren Nozbe-Kunden, dass sie in dieser Woche ein wenig länger auf unsere Antwort warten müssen. Das Support-Team sollte immer Zeit haben, Mails beantworten zu können.
- Sport/Integration vorher organisieren – Als Gruppe mit 26 Personen müssen wir alles früh organisieren, damit die Orte, wo wir als Gruppe etwas machen wollen, vorbereitet sind. Ein weiterer Tipp: Planen Sie körperlich herausfordernde Aktivitäten nicht für den Freitag ein, denn bis dahin sind wir alle sehr müde! Bei unserem letzten Treffen waren wir Go-Kart-Fahren am Freitag und das war wirklich anstrengend …
Essen – Was essen wir? Wo?
So wie alles andere auch muss das Essen weit im Voraus geplant werden. Nach vielen Versuchen und Fehlern haben wir, glaube ich, ein tolles System gefunden:
Frühstück und Mittagessen im Hotel
- Frühstück und Mittagessen haben wir immer im Hotel. So kann man den Tag wirklich gut planen und wir vergeuden keine Zeit damit, „nach einem Restaurant zu suchen“.
- Wir planen das Mittagessen für jeden Tag in der Woche schon weit im Voraus.
Essen Sie abends auswärts, wenn möglich
Das Abendessen ist etwas anderes – Zum Abendessen gehen wir lieber raus und probieren einige der tollen lokalen Restaurants aus. Als große Gruppe buchen wir aber immer im Voraus. Wir bitten Einwohner um einen Tipp und schauen uns die Yelp-Bewertungen an, damit wir nette Restaurants finden.
Hotel – was macht unseren Aufenthalt hier so toll?
So wählen wir das Hotel für unser Mitarbeitertreffen. Zuerst:
Wir bitten mehrere Hotels, die nahe beieinander sind, um ein Preisangebot
Wir fragen bei verschiedenen Hotels nach ihrem Preis, wir erklären, was wir brauchen und erhalten detaillierte Angebote. So können wir die Preise vergleichen und basierend auf den Hotelbewertungen und Meinungen im Internet suchen wir das beste Hotel für den besten Preis. Auch der Standort ist wichtig.
Konferenzzimmer so groß wie möglich
Wir verbringen die meiste Zeit im Konferenzzimmer und über die Jahre war es mal klein, mal groß. Es hat sich gezeigt: Größer ist auf jeden Fall besser. In einem geräumigen Konferenzzimmer kann man leichter miteinander diskutieren, wir können persönliche Gespräche führen oder in kleineren Gruppen arbeiten.
Auf den Zimmerstandard kommt es nicht wirklich an
Solange wir ordentliche und saubere Zimmer haben, ist der Standard nicht so wichtig. Wir hatten teure, aber auch Standardzimmer und haben festgestellt, dass wir nicht sehr viel Luxus brauchen, denn wir sind in unseren Zimmern nur zum Schlafen. Die meiste Zeit verbringen wir draußen! Normalerweise buchen wir Zwei-Bett-Zimmer (natürlich getrennt nach Geschlechtern), da unsere Leute so mehr miteinander agieren.
Planen Sie Unvorhergesehenes ein – wenn jemand das Zimmer nicht mag, tauschen Sie es
Wir müssen dafür sorgen, dass es in dem Hotel freie Zimmer gibt und es nicht ausgebucht ist, wenn wir kommen. So ist das Hotel flexibel genug, uns ein anderes Zimmer zu geben, wenn eines der Zimmer für jemanden von unserem Team zu klein ist oder es andere Probleme damit gibt.
Planen Sie Ihr Mitarbeitertreffen weit im Voraus
Am Ende möchte ich Ihnen noch weitere Tipps und Tricks geben:
Veröffentlichen Sie schnell den Termin
Direkt nachdem unser letztes Treffen vorüber war, haben wir den Termin für das nächste Treffen vereinbart und ihn festgemacht. So kann niemand von unserem Team sagen, dass er da was anderes vorhat und es wird vermieden, dass sich die Zeit mit dem Urlaub überschneidet.
** Für Abwechslung sorgen**
Nach den letzten Treffen wollen wir nun einen Wechselzeitplan umsetzen: d.h. ein Treffen soll in einer interessanten Stadt sein, das nächste in der Natur, wo es nur das Hotel gibt und sonst nichts anderes.
Finanzierung – Das Unternehmen zahlt alles
Das ist das Geheimnis. Wir legen für jedes Treffen ein separates Budget zur Seite, sodass das Unternehmen für alle Teilnehmenden zahlen kann: die Unterkunft, das Essen, die Getränke, die Hin- und Rückfahrt – alles. Die Mitarbeiter können im Grunde ohne Geld zum Treffen kommen, da alles für sie bezahlt wird.
Gadgets – zusätzliche Geschenke für das Team
Es wurde bei uns Tradition, dass wir für jedes Treffen ein spezielles T-Shirt als Souvenir entwerfen. Abgesehen vom T-Shirt versuchen wir, für das Team etwas Besonderes zu bekommen:
- Powerbank,
- Reiseflasche mit einem Wasserfilter,
- Reise-Kaffeetasse,
- traditionelle Teetasse
- und vieles andere …
Viele Unternehmen verteilen Gadgets mit dem Unternehmenslogo, wir entschieden uns aber vor Kurzem, das anders aufzuziehen: ein Produkt finden, dass uns gefällt, wird in großer Menge eingekauft und das Logo dann später aufgedruckt.
So machen wir unsere Mitarbeitertreffen!
Wie Sie sehen, ist jedes Treffen eine logistische Herausforderung, es lohnt sich aber. Es gibt eine bestimmte Art und Weise und ist auch eine Wissenschaft, damit das Treffen zu einem Erfolg wird. Ich hoffe, unsere Erfahrungen und Tipps, wie man Mitarbeitertreffen organisiert, sind interessant für Sie und helfen Ihnen, wenn Sie mit Ihrem Team auf Klausur gehen.
Nachfolgend einige Clips von unseren letzten Treffen:
Wrocław, Herbst 2017
Toruń, Frühling 2017
Frühling 2016, Sopot
Herbst 2015, Łódź:
