Während unseres letzten Nozbe-Mitarbeitertreffens haben wir – wie üblich – ein paar Stunden unsere persönlichen Produktivitättipps und -erfahrungen ausgetauscht, die wir seit unserem letzten Treffen gewonnen haben. Wir haben viele fantastische Ideen gesammelt sowie Möglichkeiten, Zeit zu sparen! Einige sind so gut, dass wir sie mit anderen teilen möchten! Ich denke, Sie werden sie lebensverändernd finden.
Die erste Aufgabe zuerst – Radek
Radek, iOS- und MacOS-Entwickler bei Nozbe, ist einer der Produktivitätgurus bei uns. Dank einer guten Wochenplanung schafft er es jede Woche, an 50% bis zu 60 % der Tage intensiv und konzentriert zu arbeiten und seine Aufgaben zu erledigen!
Wie hat er seinen Arbeitstag strukturiert?
Die erste Aufgabe
Mit etwas Belanglosem zu beginnen, ist kontraproduktiv. Beginnt man den Tag aber mit einer sehr herausfordernden Aufgabe, kann das mit einem Misserfolg enden, da man für intellektuelle Herausforderungen noch nicht wach und bereit ist.
Deswegen plant Radek als erste Aufgabe für jeden Tag der Woche etwas, was ihn in Gang bringt! Im Grunde eine Aufwärmübung. Das ist normalerweise eine Aufgabe, bei der er die ersten Schritte schon kennt – er weiß genau, was er tun muss und tut es automatisch.
Es soll aber nicht zu einfach sein – es soll einen dazu bringen, sich zu konzentrieren, darf aber auch nicht zu schwer sein. Radek ist Programmierer, daher kann für ihn die erste Aufgabe sein, einen Code umzugestalten, weil dieser leicht verbessert werden kann.
Die erste Aufgabe dauert so 30 bis 45 Minuten.
Radek sammelt seine ersten Aufgaben während der Woche und markiert sie mit der „ZUERST“-Kategorie in Nozbe. Während der Woche plant er die „Nr. 1“-Aufgaben für bestimmte Tage in der Woche. So muss er Montagmorgen nur seine Prioritätsliste in Nozbe nach der „ZUERST“-Kategorie filtern und erhält eine konkrete Aufgabe, die auf ihn wartet.
Die Hauptaufgabe
Dann, wenn er aufgewärmt ist, geht er über zur Hauptaufgabe des Tages. Es kann eine wirklich schwere Aufgabe sein, an der er sehr intensiv arbeiten muss. In Radeks Fall kann das eine Recherche sein oder er muss herausfinden, wie man etwas tut oder etwas optimiert.
Die Hauptaufgabe ist im Grunde eine Aufgabe, die sehr wichtig ist, um ein Projekt voranzutreiben und die nur Radek machen kann und kein anderer aus dem Team.
So wie seine ersten Aufgaben plant Radek auch seine Hauptaufgaben für die gesamte Woche, wenn er am Freitag den Wochenrückblick macht; diesen weist er dann eine besondere Kategorie zu. So kann er seine Prioritätsliste filtern und sich nur auf diese eine Aufgabe konzentrieren.
Zwischen der ersten und der Hauptaufgabe nimmt Radek normalerweise an den SCRUM-Besprechungen von Nozbes-Entwicklungsteam teil, die jeden Tag um 10:00 Uhr stattfinden.
Wenn er die Hauptaufgabe beendet hat, kümmert er sich um nicht so wichtige und leichte Aufgaben, die noch übrig sind.
In Episode 139 vom The Podcast erfahren Sie mehr über Radeks Methode.
Nureks Verknüpfungen auf dem Mac
Marcin (der Nurek genannt wird, da in unserem Team drei Marcins sind :p) ist Nozbes Zauberer für Audio und Video. Vor Kurzem begann er, mit einer App alle Apps, die er regelmäßig nutzt, zu verwalten. Das hört sich vielleicht verrückt an, aber es spart ihm Zeit und reduziert Ablenkungen.
Er entschied sich für die Station-App, die automatisch seine Tabs und Seiten entsprechend der Anwendung gruppiert. So ist Nureks Arbeitsplatz übersichtlicher und es gibt kaum Ablenkungen. Er kann leicht in zahlreichen Apps und Seiten, die er auf seinem Mac geöffnet hat, suchen.
Er nutzt auch Keyboard Maestro für Verknüpfungen. Er zeigte uns, wie er mit einer Taste direkt zu den gelisteten Google-Dokumenten, die er am meisten nutzt, kommt. Er hat auch eine andere Verknüpfung, mit der er sofort zu der Liste der Ordner springen kann, die er immer geöffnet hat (oder zu einem Set von Ordnern, wenn er die Path Finder-App nutzt, die gleichzeitig zwei Ordnerstrukturen anzeigt).
Rafałs Nickerchen
Nozbes Produktmanager erzählte uns etwas wirklich Interessantes: Wenn er um 13:00, 14:00 Uhr müde wird, trinkt er einen Espresso und … legt sich dann etwas hin!
Das mag sich total verrückt anhören, macht aber absolut Sinn. Kleine Kinder und ältere Menschen sowie andere Säugetiere auf der Welt machen ein Nickerchen. Die anderen von uns schlafen normalerweise nur nachts, Wissenschaftler bezweifeln aber, ob solch ein Nacht-Tag-Rhythmus wirklich natürlich ist.
Ein kurzes Nickerchen ist toll, um seine Batterien aufzuladen! Man sollte aber nicht länger als 20–25 Minuten schlafen – sonst ist man müder, wenn man aufsteht, als vor dem Nickerchen. Das liegt daran, dass das Gehirn nach 20 Minuten in die tiefste Schlafphase kommt, die nicht unterbrochen werden sollte.
Rafał schlägt vor, Kaffee zu trinken, sich gemütlich hinzulegen und seine Augen zu schließen. Das klappt auch nicht immer bei ihm und er schläft ein, aber mit geschlossenen Augen zu ruhen ist auch entspannend.
Warum Espresso, bevor man schlafen geht? Das ist ebenfalls sehr logisch: Koffein braucht Zeit, um zu wirken und diese 15–20 Minuten sind perfekt für ein kurzes Nickerchen. Wenn das Koffein dann „zuschlägt“, hilft es dabei, wach zu werden und es gibt Ihnen (hoffentlich) genügend Energie für den Rest des Tages. (Hier können Sie mehr über Koffein und Produktivität lesen)
Rafałs Kaffee-Nickerchen ist auch für Fahrer empfehlenswert. Wenn Sie das Gefühl haben, Sie schlafen hinter dem Steuer ein, fahren Sie rechts ran, trinken Sie etwas Kaffee und machen Sie ein Nickerchen für 20 Minuten.
Radeks und Magdas Kampf mit Slack
Für Radek, unseren Designer, und auch für mich ist Slack eine große Ablenkung.
Slack-Benachrichtigungen informierten Radek über neue Nachrichten in Kanälen, die er nutzt, und ein rotes Badge auf dem App-Symbol lenkte ihn immer von seinen Aufgaben ab. Um konzentrierter arbeiten zu können meldete Radek sich zuerst von den Kanälen ab, die nicht direkt etwas mit der Arbeit zu tun haben (wie Musik, Filme, witzige Sachen, die es so im Internet gibt etc.). Das hat aber alles nur schlimmer gemacht: „Ich arbeite nur mit den Kanälen, die etwas mit der Arbeit zu tun haben, es muss also etwas Wichtiges sein“ – das dachte sich Radek jedes Mal, wenn ein roter Punkt auf dem Slack-Symbol erschien.
Schließlich hat er alle Slack-Benachrichtigungen auf seinen Geräten abgeschaltet. Er hat nur noch ein Symbol-Badge und bekommt Push-Benachrichtigungen bei direkten Nachrichten und @Erwähnungen.
Natürlich ist es unmöglich, Slack-Kommunikation in einem so hart arbeiteten Team wie unserem zu vermeiden, aber mit seiner Entscheidung konnte Radek die negativen Auswirkungen, die bei einem Gruppen-Chat bestehen, minimieren.
Bei mir ist es ein wenig anders. Ich kümmere mich bei Nozbe um Vieles – ich bin nicht auf ein bestimmtes Thema spezialisiert und kümmere mich neben dem Marketing auch um organisatorische Sachen, die mit dem Unternehmen zusammenhängen, um Einstellungen etc. Leider stresse ich mich wegen allem total und fühle mich verantwortlich für Dinge, für die ich eigentlich nicht zuständig bin :) Wie auch immer: Um auf alle Unannehmlichkeiten oder Probleme reagieren zu können, bei denen ich helfen kann (oder bei denen ich annehme, ich sollte mich drum kümmern), tendiere ich dazu, jedes Mal, wenn ich sehe, dass etwas los ist, neue Slack-Diskussionen zu lesen (ebenso wie Nozbes ungelesene Kommentare). Das wirkt sich aber sehr stark auf meine Produktivität aus.
Ich habe für Slack keine Push-Benachrichtigungen eingestellt, bin aber noch nicht bereit, das Symbol-Badge für neue Einträge in den Kanälen, die mit der Arbeit zu tun haben, abzuschalten. Ich habe mich aber entschieden, Slack nicht vor 12:00 Uhr mittags zu nutzen (außer, ich muss jemanden direkt aus beruflichen Grünen kontaktieren), was für mich ein großer Schritt war. Ich schalte Slack auf meinem Mac nicht vor 12:00 Uhr Mittag ein. Es läuft nur auf meinem iPhone, bei dem die Push-Benachrichtigungen für @Erwähnungen und direkte Nachrichten eingehen. So bin ich während des ersten – und wichtigsten Teils – des Tages konzentrierter.
Huberts kleine Helfer
Ein anderer Nozbe-Designer – Hubert – zeigte uns zwei Apps, mit denen er Zeit sparen kann.
Die erste ist die Quadro-App – ein Werkzeug, mit dem man Funktionen und Darstellungen der Aktionen, die man regelmäßig wiederholt, personalisieren kann. Mithilfe von Farben, Symbolen und Bildern kann man den Arbeitsablauf vereinfachen. Huberts Lieblingsfunktion ist die Möglichkeit, sein Mac und iPhone mit einer einzigen Maschine zu verbinden und das Telefon dazu nutzen, seinem Computer einen Befehl zu geben.
Interessanterweise nutzt Hubert Quadro heute nicht mehr so oft wie vor dem Mitarbeitertreffen. Trotz der tollen Funktionen lenkte ihn die App auf lange Sicht gesehen zu sehr ab.
Eine andere App, die er empfahl, war Paste – ein cloud-basierter Zwischenablage-Manager für Apple-Geräte. Hubert nutzt Paste normalerweise, um die Leistungsfähigkeit der Zwischenablage zu erweitern und um schnell auf das zuzugreifen, was er vorher kopiert hatte.
Olas wertvoller Tipp
Ola ist Mitglied von Nozbes Kundendienst-Team und kümmert sich auch um unsere Community in den sozialen Medien. Während des Mitarbeitertreffens gab sie uns einige wirklich hilfreiche Tipps.
Als erstes sagte sie uns, wie man Stress reduziert und dass man sich klar machen muss, was ihn verursacht. Auch ganz kleine Stressauslöser sollten vermieden werden, um sich besser zu fühlen und um bessere Leistung zu erbringen. Früher machte Ola zwar Pausen während der Arbeit, prüfte aber auch in den Pausen Slack-Nachrichten oder las die Kommentare in Nozbe. Das war im Grunde Betrug und überhaupt nicht entspannend. Wenn sie dann von einer solchen Pause zurückkam, war sie weniger produktiv als vorher. Wenn Sie heute eine Pause macht, ruht sie sich tatsächlich aus – ohne an etwas zu denken oder etwas zu lesen, was mit der Arbeit zu tun hat.
Dann führte auch die Armbanduhr zu Stress. Wenn eine wichtige Veranstaltung anstand, sah Ola jede Minute auf ihre Uhr, statt während der Wartezeit aktiv zu sein. Sie legte ihre Uhr ab und entwickelte ein Bewusstsein für die Zeit, die übrig ist und die man produktiv nutzen kann – das war der Schlüssel, um Stress zu vermeiden.
Sie änderte auch die Art und Weise, wie sie Ihre Abende verbrachte. Statt durch Ihr Facebook-Konto zu scrollen, Nachrichten zu lesen oder sich mit Sachen zu beschäftigen, die mit der Arbeit zusammenhängen, bevor Sie ins Bett geht, schaltet sie nun jeden Abend um 8:00 Uhr WiFi ab. So kann Sie sich wirklich entspannen, etwas lesen oder sich mit ihrem Partner unterhalten und kann die letzten Stunden des Tages anders nutzen, als vor dem Bildschirm zu sitzen.
Ola erzählte uns auch, wie sie alle Ihre Treue- und Bonuskarten zusammenhält. Man muss nicht Dutzende von Plastikkarten mit sich nehmen, wenn man einkaufen geht. Stocard macht das für einen.
Am Ende erzählte Sie uns von Ihrer „Tasche, um schnell mal abzuhauen“ – wenn sie spontan spazieren gehen oder einen kurzen Ausflug machen möchte. Sie hat immer einen Rucksack dabei, gepackt mit einer Wasserflasche, mit Snacks und einer Wasserschüssel für Ihren Hund, mit einem Regenmantel und anderem Zeug, das nützlich sein könnte, wenn man draußen unterwegs ist. So kann sie einfach rausgehen und muss sich keine Sorgen machen, etwas Wichtiges vergessen zu haben.
Michaels „keine Entschuldigung“-Tasche und vieles mehr …
Auch unser CEO hat immer eine Tasche dabei. In seinem Fall sind darin die Sachen, die er für sein Schwimmtraining braucht. Michael ist Triathlet und muss neben dem Laufen und Radfahren auch Schwimmen trainieren. Das Schwimmbad liegt auf dem Weg zur Schule seiner Töchter. Früher fuhr er jeden Tag mit seinem Auto daran vorbei, schaffte es aber kaum, anzuhalten und schwimmen zu gehen. Er hatte immer eine gute Ausrede; die häufigsten waren: „Kein Handtuch“, „Keine Badehose“ etc.
Seitdem er seine Tasche mit all seinen Schwimmsachen mitnimmt, schwimmt er öfter :)
Michael erzählte uns auch von der Alfred-App, mit der er seine Zwischenablage verwaltet und mit der er mehrere Sachen kopieren und diese dann leicht in verschiedenen Dateien/Tabs speichern kann. Wir wundern uns alle, dass eine Zwischenablage mit mehreren Slots keine integrierte Funktion in MacOS oder Windows ist … ach ja, eine gute und kostenlose App für die Verwaltung der Zwischenablage auf dem Windows-PC ist Ditto Clipboard. Den nutzt Kuba, unser Social-Media-Manager, der leider nicht zu unserem Treffen kommen konnte.
Schließlich hat Nozbes Gründer wieder mal Scanbot gelobt – der wichtigste Grund ist, dass das Werkzeug blitzschnell Text in grafischen Dateien (OCR) erkennt, d.h., Michael kann leicht ein Dokument nicht nur nach dem Namen finden, sondern auch, wenn er nach Kontext/Text sucht.
Iwonas, Natalias und Tomeks „Tagebücher“
Iwona, Nozbes Chief Support Officer, hatte Schwierigkeiten mit den monatlichen und vierteljährlichen Rückblicken. Sie konnte nur schwer alle Informationen finden, die sie brauchte, und ihre Erfolge zusammenfassen. Um alles an einem Ort zu haben, begann sie, in Nozbe ein separates Projekt für jede Woche zu erstellen. In dem Projekt listet sie ihre wöchentlichen Ziele auf, wichtige Aufgaben und andere Informationen, die nützlich für ihre Arbeit sind. Wenn Sie Projekte am Ende der Woche beendet, kann sie immer noch auf sie zugreifen, während sie ihren vierteljährlichen Rückblick macht.
Natalia, unsere Fachfrau für E-Mail-Marketing und Support Officer, hat einen anderen, aber genauso praktischen Ansatz: Am Anfang jeden Vierteljahrs erstellt sie ein Projekt aus einer Vorlage. Das Projekt besteht aus Aufgaben, jede Aufgabe ist eine Woche – d.h. sie hat insgesamt 12–13 Wochen (abhängig davon, wie viele Wochen das Vierteljahr hat). Sobald sie alle ihre wichtigsten Ziele nach dem vierteljährlichen Rückblick plante, teilt sie ihre großen Ziele in kleinere Aufgaben und fügt sie als Checklisten-Elemente diesen (Wochen-)Aufgaben zu. So kann sie das gesamte Vierteljahr planen und die Aufgaben gleichmäßig verteilen. Natürlich ändern sich diese Aufgabenverteilung und die wöchentlichen Ziele während der folgenden Wochen, da viele andere Aufgaben hinzukommen, die zu den Zielen hinzugefügt werden. Sie aktualisiert diese Ziele aber jede Woche und macht alle nötigen Änderungen. Indem Sie Ihre Arbeit so organisiert, hat sie weniger Stress bei der Arbeit und arbeitet effektiver.
Tomek, Chief Technology Officer bei Nozbe, gewöhnte sich ebenfalls an, ein „Tagebuch“ zu führen. Früher konnte er sich nicht dazu bringen, regelmäßig das zu notieren, was er erledigt hatte oder Informationen strukturiert zu speichern. Vor Kurzem hat er hier aber einen großen Schritt nach vorne gemacht: Jetzt listet er seine Ziele und Aufgaben, die mit der Arbeit zusammenhängen, jeden Tag in … sie glauben es nicht … einer systemeigenen Anwendung: in Notes! Es ist einfach zu nutzen und synchronisiert zwischen den Apple-Geräten, sodass Tomek sich Sachen auf seinem iPhone, iPad oder Mac notieren kann.
Um Familienveranstaltungen aufzuzeichnen und zu dokumentieren, nutzt er die DayOne-App. Mit dieser kann er Photos einfügen und er behält den Überblick über Daten und über die Jahre, die so vorbeiziehen :)
Barteks „Tomato“-Tip
Bartek, Nozbes Back-End-Entwickler, ist ein großer Fan davon, die für eine Aufgabe benötigte Zeit zu erfassen. Für seine tägliche Arbeit nutzt er die Pomodoro-Technik. Er erzählte uns, dass in der beliebten Toggl-App, die er nutzt, der „Tomato“-Zähler eingebaut ist (das wussten wir alle nicht), was unserem IT-Kollegen bei seiner Arbeit sehr hilft.
