ミーティング／会議はあらゆるチームが成り立つための不可欠な要素とみなされています。皆ミーティングが好きだと思います。嫌いなところはないですよね？ミーティングには実際にメリットしかありません！
- ミーティングの参加者は上司をおだてながらEメールやFacebookをチェックして仕事をしているふりをすることができます。
- ミーティングの主催者は、意思決定の責任を回避できるオプションを手に入れることができます。どうしたらいいか分からない場面がありますか？そんな時は、ミーティングを召集しましょう！責任をグループに委ねましょう！
- ミーティングは、アイデアの欠如、方向性の欠如、戦略の欠如といった時の治療方法となり、また、もちろん “チームスピリット” を構築し、強化するのにも役立ちます。なぜなら、ミーティングを頻繁に行うことが良いチームを作ることにつながるからです。
- さらに、ミーティングを整理するのも簡単です。GoogleカレンダーやOutlookで会社のカレンダーを確認し、空いている時間枠を見つけて、埋めるだけです。そこにミーティングを追加し、“重要な” 人を全員招待します。誰も漏れることのないようしっかり確認しましょう。招待されずに気分を害する人がいないように。
時と必要に応じて、ミーティングを実施します
私はここで “時には” と “必要に応じて” を強調しておきます。全てのミーティングは明確に定義された目的を持ち、出席者が十分な準備をした場合にのみ開催されるべきと考えるからです。内容のトピックのニュアンスを明確にして取り組むことで、ミーティングは最も効果的になります。
Nozbeでは、設立当初からずっと社員はリモートで仕事をしてきました。そのため、当社では “従来の” 企業とは異なるミーティングを実施しています。私たちは製品開発の向上につながるよう、できる限り効果的にミーティングを実施できるよう努めています。世界中の70万人近くのユーザーの方々の期待に応えられるようミーティングのやり方にもこだわっています。以下、私たちがミーティング中に守っているルールの一部をご紹介します:
- ブレインストーミングを避けています - 私たちはその場限りのブレインストーミングを推奨していません。
- 連絡事項が中心の会議を避けています。プロジェクトやタスク、コメント内で必要な仕事を管理するようにしています。全て必要なことは書き出されるようにしており、各自の責任も明確にしています。
- “全員参加のミーティング” は基本的にしません。チーム全体の会議は行わないようにしています。何か伝えることがある時には、基本的にはプロジェクトやタスクにコメントを追加したり、ショートビデオを録画して、誰でも都合の良い時間に見れるようにしています。
パンデミックによって人々は家にいることを余儀なくされ、ミーティングの組織が困難となりました
この状況になってから、企業や組織は大きな課題に直面しました。各自が在宅で仕事をする中で、チームとしていかに効果的にミーティングを行うかというものです。もう一つ、多くの参加者を集めてオンライン会議ができる適切なビデオ会議ツールをいかに選定するかという課題もありました。また、子どもが学校に行けないため、子どもの宿題を手伝うなどの負担が増えた人も多かったと思います。これら全てのことがミーティングの開催を余計に困難にしていたと思います。皆さんが実際に行ってきたミーティングを評価するのに、今は良い時期かもしれません。
より詳しく見ていきましょう！以下はNozbeでミーティングをプランする際のヒントです。ヒントを参考に、皆さんの会議を再考し、より有意義なものにするために役立ててみてください。
まず第一に、優れたミーティングとは、定期的で任意であるべきです
大切なことは、社員が各自の業務により多くの時間を費やし、集中できるように、時間や場所などを含め、ミーティングという障害をできるだけ小さくするということです。
💡 ヒント: いつも同じ場所で同じ時間に開催する
Nozbeではほとんどのミーティングは定期的に同じ場所、つまり、Zoomの"バーチャルルーム"です。各ミーティングには専用の部屋があるので、参加者はどの部屋に参加すればいいのかが簡単に分かります。
例えば以下のようになります:
- 開発チームのミーティング - 毎週月曜日10:00 AM
- Nozbeデザインチームのミーティング - 毎週火曜日2:00 PM
- マーケティングチームのミーティング - 毎週水曜日12:00 PM
💡 ヒント: 同じ参加者を固定する
ミーティングには大抵参加するメンバーが決まっているので、参加者を固定することで、誰かが招待されないという状態を避けています。そうすることで、すでにメンバーがお互いをよく知っているので議論もしやすくなり、ミーティングの雰囲気も良くなります。より質の高い議論ができ、私たちの洞察はより価値のあるものとなり、より正確な結論に到達することができます。
💡 ヒント: 出席を強制にしない
私たちはミーティングへの参加を強制にはしていません。誰かが出席できなくても、他のことで忙しくても、誰も文句を言ったり怒ったりしません。Nozbeでは、ミーティングの優先順位は、特定の仕事に集中して取り組むことに比べたらずっと低いものと認識しています。
💡 ヒント: ミーティング自体を義務にはしない！
重要なことですが、ミーティングがカレンダーにスケジュールされていたとしても、必ず行うものとはしていません！特に、会議を開催する時にはアジェンダが必ずあるようにしており、例えば、もし火曜日に設定されている会議へのアジェンダが月曜日の夜までに承認されていなかった場合には、ミーティングはキャンセルされます。アジェンダなし = 話すことなし = 時間を無駄にする必要はない となります。
第二に、優れたミーティングにはしっかりとしたアジェンダが用意される必要があります
ミーティングのアジェンダに決まった形式があるわけではありませんが、しっかりと書き出されたものであるべきです。Nozbeでは、Nozbe Teamsアプリを使っており、ミーティングのアジェンダはタスクのコメントとしてチェックリスト形式として示すか、特定のプロジェクトのセクション内のタスクリストとして示すようにしています。そして、会議の参加者全員がアクセスできる場所に保存するようにしています。
💡 ヒント: アジェンダにはドキュメントを追加する
プランをイメージしただけでは十分ではありません。アジェンダとして挙げるためには、トピックがしっかりと準備されていなければなりません。したがって、火曜日にデザインチームのミーティングが予定されている場合には、トピックを提案する人は月曜日の夜までにそれを十分に説明できるドキュメントを提出する必要があります。それには、テキストの特定の部分にコメントを付けることのできるDropbox Paperを使っています。
💡 ヒント: 参加者各自が宿題をする！
さて、課題がしっかりと説明されたアジェンダが用意されました。ここで、全ての参加者に会議の前までにそれを読むことを義務付けています。再びデザインチームのミーティングの例に当てはめてみます。参加者全員がトピックを読んだら、説明文の特定の段落にコメントしたり、疑問に思ったことや考察などをメモします。
💡 ヒント: 専門家にアドバイスを求める！
Nozbe TeamsやDropbox Paperのオープンディスカッション形式のおかげで、ミーティングに参加しなかった人でも会議で話し合ったことを読んだり、会議で話し合われた課題について理解したり、自分の意見を追加したりすることができます。しばしば、ミーティングのトピックを提案する人は、他のチームメンバーにコメントを追加してもらったり、アドバイスをもらったりしています。その人がミーティングに参加しなくてもです。
ここで、非同時的にミーティングのミーティングが行われます。最初の情報交換はコメントを通して行われます。こうしてコメントに書いて残すことで、ミーティングが行われる前にブレインストーミングを行うことができるという私たちなりの方法です。そして、それは素晴らしい成果をもたらしています！
💡 ヒント: ミーティング中は議論の導入から入るのではなく、すぐに議論に移る！
ミーティングの段階では、皆が準備をしているはずなので、要点、つまり質問や疑問を話し合うことからスタートします。論点の説明に時間を無駄に使うことはありません。
ミーティングが軌道から外れ、ブレインストーミングに変わってしまった場合には、全てのアイデアや決定事項、結論などをきちんと書き留めておきます。一方で、ミーティングに時間が掛かりすぎてしまった時には、一度終了し、議題をさらに調査する担当者を選んで、次回のミーティングまでに関連するドキュメントを準備してもらうようにします。
第三に、優れたミーティングはメモとタスクで終わります！
ミーティングの後には、議題に関して事前に用意したドキュメントを、結論と決定事項でアップデートします。
💡 ヒント: ノート、ノート… そしてタスク！
関連プロジェクトを前進させるために、議論したトピックに関するタスクを更新したり、新しいタスクを作成したりします。
このアプローチを取ることによって、ミーティングでどのような決定がされたのかをチームの全員が把握でき、さらに、誰でもそれに対してコメントを追加していくことできるようになります。誰かが除外されたり、省略されたりということもありません。
💡 ヒント: ミーティングの後に、全員にサマリーを送る
会議の参加者の一人に会議の短い要約を書いてもらい、後で会社のアップデートと共に関連するプロジェクトで公開するようにしています。チーム全体に現在取り組んでいるものについての最新情報を知ってもらいたいからです。
あなたもミーティングをより効果的で効率的にすることができます！
会社でのミーティングが多すぎて疑問を持ったり、質に満足していなかったりしてませんか？今日からいくつか変更を加えてみましょう:
- ミーティングごとにアジェンダを用意する
- ミーティングの前にトピックスを準備するようにする
- 出席者の人数を最小限に抑える
Nozbeでは13年にわたってリモートで仕事をしてきました。それによって、いかに生産性を追究するか、いかに他の人の時間を尊重することが大切か、いかにドキュメントを扱ったら効果的か、など多くのことを学びました。完全にリモートの会社では、メモを取ることは当たり前のことですが、それが全てのチームの生産性を向上させるカギであると私は思います。
誰でも素晴らしいツールを自由に使うことができます: プロジェクトやタスクを遂行するためのNozbe Teams、ビデオ会議のためのZoom、ドキュメント作成やテキストへのコメントができるDropbox PaperやGoogleドキュメント、などなどです。さらに、これらのツールのほとんどは無料か非常に安く利用できます。
時間を無駄にしたい人はいません。ここで紹介したヒントやアドバイスが、あなたのチームのモチベーションをさらに高め、変化を導入するきっかけになれば幸いです。無駄を省いて核心を追及し、成果を上げていきましょう。中国のことわざを言い換えてみます: “習慣を変えるのに最適な時期は何年も前に過ぎてしまったかもしれませんが、次に最適な時期はまさに今です！” 特に今は多くの変化が起こっているその時です！