Nozbe会合 - 会社の会合をなぜ、どこで、どうやって行っているでしょうか？

Nozbeのような"No Office"の会社では、普段チームメンバーと実際に顔を合わせることはほとんどありません。そのため、数年前から会社全体のミーティングを始めました。チームの皆と一緒の時間を過ごし、エネルギーを充電し、アバターの裏に隠れたお互いの素顔を知り… そして、これまでとは違ったレベルで交流するのが主な目的です。これまで何回かのミーティングを行ってきた経験を踏まえた上で、どのように準備や運営をしたら “会社の療養” を成功に導くことができるのか、そのヒントを皆さんとシェアしたいと思います。

どのくらいの頻度で開催？

1年に2度です - 毎年春と秋に集結するようにしています。私たちは、年2回のモデルが、家のオフィスの時間とチームとの時間のバランスがうまく取れていていいのではないかと考えています。

春と秋に開催するのには意図があります。夏には、家族と長期休暇を取る社員がいますし、冬は寒すぎます…。また、たいていは春と秋は観光客も他のシーズンに比べると少ないので、ホテルも取りやすく、静かに過ごせますし、値段もハイシーズンよりは手頃なことが多いです。

Nozbe会合の期間は？

だいたいは月曜日に集合し、遅い昼食を食べ、土曜日の朝食後に解散します。再結集には一週間の労働日を充て、週末は各自がリラックスできるようにしています。期間中のスケジュールはまた詳しく後でご紹介しますので、ぜひ続けてお読みください。

ミーティングの参加者は？

これまでいくつかのモデルを試してきました。以前、チームがまだ10名くらいのときには、メンバーの配偶者や恋人も招待していたのですが、今となってはチームの人数が2倍以上になったので、このモデルは合わなくなりました。会合の費用と移動費が増加するという問題もありますが、他の理由もあります。

まずは、私たちは若いメンバーの多いチームなので、皆に配偶者や恋人がいるわけではありません。いたとしても、小さな子供がいたりするので、子供を連れて来るのも大変ですし、かといって子供だけ置き去りにすることはできません。

二つ目として、会合ではチームのメンバーとお互いに交流する必要があるので、配偶者や恋人にはあまり気を回せません。グループのメンバーと交流を深めるということにフォーカスを置いて欲しいのです。

私の友人であるマイケル・ハイアットはこれに対しては反対意見を持っており、“配偶者など” を連れてくることの重要性を強調していますが、私たちの経験はそれとは異なったことを示唆しています。私たちはいつもの日々を離れて、チームとして “意気投合” し、一週間はチームとしてのダイナミズムにフォーカスしたいのです。*

コアチームの他に契約で働いているメンバーもいます。彼らをこの会合には招待していません。その方針については変更する必要があるかもしれません…

Work at the reunion

会合の開催地は？

ミーティングを組織する際には、毎回ロケーションを投票で決めています… どこを候補に入れたらいいでしょうか。

そんなに遠くないところで…

南の島へ行くというアイデアはとても素敵で、いつかは行きたいですが、私たちのコアチームは主にポーランドに住んでいるので、たいていはポーランドのどこかを行き先に選んでいます。毎回異なる市／町を選んでいます。

私たちの母国に絞ると、移動も簡単になります。ポーランドのほとんどの都市へは速い列車があるので、チームはそれぞれ簡単に速く目的地に到着できます。

“Nozbe会合"のスケジュールは？

月曜日…

各自が月曜日の朝に出発し、午後3時頃にホテルで遅めのランチに集合できるようにしています。

ランチの後は、私のプレゼンテーションがあります。会社のCEOとして、“会合の宣言"のプレゼンテーションをし、去年の下半期の総括や、これからの展望、会社の方向性、目標、などについて話します。

夜には、軽めの夕食とビールを飲みに外へ出かけます。

火曜日から金曜日

午前8時～9時朝食タイム
午前9時～午後1時プレゼンテーション、ディスカッション、チームごとのセッション
午後1時ホテルのランチ
午後2時～午後3時 “一人の時間” - 1日ずっとチームといるのは疲れるので、この時間を各自のリラックスできる時間にしています。昼寝したりシエスタを取ったり…
午後3時～午後7時他の"プレゼンテーション"の時間 - 会議室に集まり、ブレインストーミングやアイデアのシェアなどをします。
午後7時夕食の時間です。夕食を食べたら外に飲みに行って、ゲームをしたり、グループアクティビティなど皆でできることをして"チームの統合"を図ります。

土曜日の朝

さよならの時間です。朝食後に解散し、それぞれ家に帰ります。

スケジュールについての注意:

一人の時間をスケジュールします - ずっと皆と一緒ではなく、一人で部屋に隠居できる時間を作るようにします。
事前にプレゼンテーションを準備しておきます。予定しているプレゼンテーションを各自が事前に準備しておくことが大切です。そうすることで、会議の一週間を有効に使うことができます。
会社に関するプレゼンテーションだけでなく、各自の情熱に基づいたものでもいいものとします。チームは26名で、26箇所の地域から来ており、それぞれがそれぞれの異なるストーリーを持っています。それぞれが持っている情熱をプレゼンテーションにしてもらいます。お互いに多くを学び合います！
ディスカッションを一日前にスケジュールしておきます。プレゼンテーションの他にも、ディスカッションの時間を事前にスケジュールしておくことで、心の準備ができます。ある日のことをその一日前に準備しておくという習慣は非常に生産的です。私たちもその習慣にならいます。
余白を作ります。時には1対1で会話したり、グループワークをしたりします。これは大変疲れることです。会合中は時間で押しつぶされないようにしてください。1対1やグループでのディスカッションの前には30分か1時間くらいの休憩を取れるようにします。
Nozbeの共有プロジェクトにスケジュールします。生産的な習慣です。スケジュールをNozbeに入れて、チーム全体でいつでもアップデートできるようにしておきます。こうすることで、次のような質問がないようにします: 「今何をするの？」「これをいつするの？」
サポートのための時間を確保します。ブログで会合について事前にお知らせし、Nozbeカスタマーに、会合のためその週は返信が少し遅くなる可能性をお伝えします。サポートチームにメールの問い合わせに対応するための時間を確保します。
スポーツ／交流のイベントを事前にオーガナイズします。26名という人数の多いグループなので、事前に場所などを予約しておく必要があります。さらにアドバイス - 金曜日には体力的にきついことはスケジューリングしないようにしましょう。皆もうとても疲れているでしょうから！前回の会合では、私たちは金曜日にゴーカートへ行ったのですが、体力的にとても大変でした…

Presentation

食べ物 - どこでどんな食事？

食事も事前にオーガナイズするべきです。何度も失敗を繰り返し、私たちはいいシステムを考えました:

朝食とランチはホテルで

朝食とランチはホテルで取るようにします。こうすれば1日を予定通り運べ、“食べ物や場所を探したりと"時間を無駄にしません。
1週間分のランチメニューも会合の前に事前に準備し予約しておきます。

ディナーはできれば外で

ディナーは別の考えです - 夕食は外で食べて、地元の素敵なレストランを探索します。大きなグループなので、事前に予約を入れておきます。地元の人に聞いたり、Yelpのランキングを調べたりして、いいレストランを選びます。

ホテル - 滞在を素敵なものにするには？

私たちが会合に使うホテルの選び方を紹介します。まずは:

同じ地区のいくつかのホテルで料金を勘案します

エリアにあるいくつかのホテルに、私たちが必要なものやことなどを詳細に伝え、料金を聞きます。料金を比較し、ホテルのランキングやインターネット上での意見などを参考にしながら、一番いいホテルを探します。立地もとても重要です。

会議室はできるだけ大きいほうがいいです。

会合中は最も多くの時間を会議室で過ごします。これまで大きな部屋、小さな部屋とありましたが、大きいほど良かったです。広い会議室ではディスカッションしやすく、マンツーマンのミーティングや小さなグループのディスカッションも平行してできたりします。

部屋のサイズは重要ではありません

大体通常の広さで、清潔であれば、部屋のサイズは重要ではありません。過去には素敵な部屋、標準の部屋とありましたが、それほど豪華な部屋は必要ないと思いました。なぜなら、部屋にはほとんど寝るときくらいしか行かず、後の時間の多くは部屋の外で過ごすからです！より親睦を深めるため、しばしばツインルームに泊まります(もちろん性別で分けています)。

さらに余裕を持ちます - もし誰かが部屋が気に入らなかったら、部屋を変更してもらいます

泊まるホテルは、予約で部屋が全て埋まった状態でなく、いくつかの空き部屋があることを確認しておきます。もしチームの誰かの部屋が小さすぎたり、問題があったりした場合には、すぐに他の部屋に変えてもらえるようにしておきます。