タイムマネジメント (時間管理) は多くの人にとって難しい課題だと思います。そこで、今回の記事では、時間を適切に管理して一日を計画することで、ワークライフバランスを維持していくのに役立ついくつかのヒントをご紹介いたします。
研究によると、時間管理を毎日することで、生産性が低下してしまうのを 80パーセントまで防げることが示されています。 また、時間管理データによると、時間管理のメカニズムが不足すると、米国の経済が74億ドル も失われてしまうということが言われています。シンプルな時間管理のハックがあれば、時間を適切に管理し、充実した生活を送ることができるようになります。
時間管理をすることで生産性を高めることができるのは、間違いなく明らかなことです。
しかし、それではどのようにしてプロフェッショナルに時間管理を行ったら良いのでしょうか？
始めるためのヒントを以下ご紹介いたします。
1. 気が散るものを制限する
私たちの身の回りには、生活にあまり価値をもたらさないものの、膨大な時間を費やしてしまっているものがいくつもあります。
例えば、受信メールをその都度チェックすることは間違いなく時間の無駄です。週の何日かをメールを見る日と決めてしまってはどうでしょうか。
また、ダラダラとYouTubeで動画を見るということも時間の無駄です。こういった気を散らせるものを一時的にブロックする方法を考えてください。そうすれば、あなたの仕事や人生にとって本当に価値のあることにだけ集中することができるようになります。
2. 最も重要な目標にフォーカスする
学術論文サービス を提供する会社であるTop Dissertationsの生産性エキスパートによると、最も重要な目標にフォーカスすると、より取り組んでいるタスクに集中でき、その結果、その目標を達成する可能性が高くなるということが分かっています。
To-doリストはありますか？
現在必須で処理すべきタスクを特定して取り組み、後で実行してもいいものは後に残しましょう。タスクを完了するために必要な時間を算定しておくこともいいでしょう。
これを実現する最良の方法は、タイムトラッキングソフトウェア を使用することです。これらのツールは、各タスクにどのくらいの時間が掛かるかなどを測るのに役立ちます。しばしば、本当は数時間で完了できるようなプロジェクトに、かなりの時間を費やしながら一日を過ごしていることもあります。各タスクにどれくらいの時間を掛けるかを決めることで、一日を適切に計画できるようになります。
3. 大きなタスクを小さく管理可能なものに分解する
大規模なプロジェクトに取り組んでいると、その完了がどんどん先延ばしになってしまうことがよくあります。先延ばしになる状態で足をひっぱらないようにしましょう。大きなタスクをいくつかの小さなタスクに分解し、一つずつ取り組んでいきましょう。こうすれば、タスクに圧倒され、過負荷になるようなことはないでしょう。
4. 各プロジェクトに必要な時間を見積もる
時間管理にはこのポイントが大切です。To-doリストができたら、それぞれのタスクに必要な時間を決めてやる必要があります。そうすることで、どのタスクを最初にやるべきで、どのタスクが明日でもいいのかが分かります。
私の経験から言うと、プロジェクトに優先順位を付けることで、この作業がやりやすくなります。通常の適切な勤務時間で出勤し退勤したときにはじめて、ワークライフバランスが完璧に達成されたということができることを忘れないでください。
時間を追跡し管理すると、自分が時間を生産的に過ごしているのか、それとも無駄にしているのかがよく分かるようになります。
5. 自分のプライベートな時間をスケジュールする
多くの方は、To-doリストのタスクを中心に、一つのタスクの時間を決めたら次の一つといった具合で時間をスケジュールすることと思います。それと同じように、自分の時間もスケジュールする必要があります。
例えば、家族や友達と過ごす時間です。
今、仕事のタスクが午後2時に終わるとします。そうすれば、4時に友達と会い、それ以降は家族と過ごす時間にするといったようにメリハリのあるスケジュールを計画してみてください。
6. To-doリストから時間の掛かるタスクを排除する
To-doリストには、 それほど必須ではないにも関わらず、かなりの時間を食ってしまうようなタスクがしばしばあります。そういったタスクを特定し、リストから排除する必要があります。
重要でないことに毎日時間を費やすと、生産性が低下する恐れがありますので、To-doリストからそういったものを排除しましょう。
あなたの時間を浪費するような重要でないタスクを排除したら、次に重要度の高いタスクを特定し、どのように取り組むかを考えます。それらのタスクの一部を自動化してもいいですし、誰かにサポートを求めてもいいでしょう。
7. 今取り組んでいることに集中する
目の前のタスクに集中することで、明らかに 生産性の向上 とワークライフバランスの維持が可能になります。例えば、あるプロジェクトに取り組んでいて、2時間で完了するはずが、些細なものに邪魔されたり気が散ってしまって、はるかに長い時間が掛かってしまうということがしばしばあります。こうならないためにやるべきことは、現在取り組んでいる全てのタスクに時間制限を設け、その制限内に終わるように努めることです。
8. 一日前にしっかりとしたスケジュールを作成する
あなたが スケジュールを設定するのは 当日ですか、それとも一日前ですか？これに対する回答を集めたら様々な意見が出てくると思いますが、最も生産的な人々の多くは、一日前に詳細なスケジュールを設定しています。
To-doリストを一日前に設定すると、朝起きた時、何から始めて、どんなタスクを一日の内に終わらせないといけないかが分かっている状態になります。完了したらその都度タスクにチェックを付けていくことで、一日の終わりには大きな達成感や充実感を得ることもできます。
9. 自分がどの時間帯に生産的であるかを知る
日中に生産的な人もいれば、夜型の人もいます。自分がどの時間帯に生産的になれるかが分かると、多くの集中や時間が必要なタスクをその時間帯に割り当てるというようにスケジュールするのに役立ちます。
タスクには頭をフル回転させなければいけないものや、それほど精神的な努力を必要としないものがあるということを忘れないでください。頭の中がまだ新鮮なうちに、午前中に複雑なタスクをスケジュールしましょう。メールに返信したり電話をかけたりするのは、午後に回してもいいかと思います。
まとめ
生産的に働きたい、ワークライフバランスを取りたいといった場合、時間管理は欠かせません。
しかし、時間管理は簡単ではなく、多くの人がまだまだ苦労しています。皆さんが効果的に時間を管理し、仕事でもプライベートでも生産的になっていただくのに、この記事が少しでもお役に立てれば幸いです。皆さんの時間管理のやり方をぜひコメント欄にてお聞かせください。
