Im bardziej jesteśmy produktywni, tym możemy więcej osiągnąć w pracy, w domu, szkole i w każdym innym aspekcie życia. To właśnie na tym założeniu bazują aplikacje do zwiększania produktywności. Twórcy tych narzędzi obiecują nam większą efektywność i faktycznie, wielu z nich (przez większość czasu) dotrzymuje słowa. Ale uwaga: narzędzia do zwiększania produktywności nie zawsze przynoszą pozytywne efekty.
Co ciekawe, fakt istnienia tak wielu różnych programów do poprawy produktywności niekoniecznie przekłada się na wzrost naszej skuteczności w porównaniu z latami wcześniejszymi, kiedy większość z tych technologii jeszcze nie istniała. Jest wiele sytuacji, w których narzędzia do podnoszenia produktywności, a także cele związane z produktywnością, mogą nieść ze sobą niezamierzone, negatywne konsekwencje. Oto niektóre z nich.
1. Zerowanie skrzynki odbiorczej (Inbox zero)
E-mail jest głównym środkiem komunikacji, a każdego dnia wysyłanych jest niemal pół biliona maili. Zadania, zapytania od klientów, rozmowy dotyczące produktów i długoterminowa strategia biznesowa to tylko niektóre z dyskusji, które prowadzone są za pośrednictwem maili. To dzięki znaczeniu maila istnieje tak wiele różnych narzędzi do zwiększania produktywności, które pomagają użytkownikom przebrnąć przez wszystkie wiadomości nieprzeczytane oraz te pozostawione bez odpowiedzi i nieprzekształcone w zadania.
Jednak e-mail jest tylko środkiem komunikacji w biznesie, a nie celem samym w sobie. Zarządzanie skrzynką odbiorczą może pochłonąć nas bez reszty, przez co nie będziemy poświęcać tyle czasu, ile to konieczne na realizację naszych zadań. W takim wypadku, wyzerowanie skrzynki odbiorczej niekoniecznie będzie oznaczać dostarczenie maksymalnej wartości dla naszego biznesu.
2. Używanie wielu narzędzi do poprawy produktywności
Wiele z dostępnych narzędzi do poprawy produktywności zostało zaprojektowanych po to, by rozwiązywać tylko jeden problem. Są narzędzia, które koncentrują się na cold callingu, lead nurturingu, księgowości, zarządzaniu mailami, zarządzaniu czasem, zarządzaniu siecią, zarządzaniu projektami, itp. Sporo firm korzysta z wielu różnych narzędzi do zwiększania produktywności, mimo że część z nich ma pokrywające się funkcje.
Według Siftery, Salesforce, Facebook i Apple korzystają z odpowiednio 559, 314 i 287 różnych narzędzi do poprawy produktywności. Może się to nie wydawać dużo, biorąc pod uwagę fakt, że każda z tych firm jest wielomiliardową korporacją. Zdecydowana większość firm nie posiada jednak tak pokaźnych zasobów finansowych, więc każde dodatkowe narzędzie stanowi koszt, na który nie każda firma może sobie pozwolić. Dla przykładu, zamiast wielu narzędzi, które spowalniają aplikacje, możesz używać pojedynczego narzędzia do śledzenia aktywności w sieci.
Do tego dochodzą koszty zapewnienia, że narzędzia te są kompatybilne ze sobą i z innymi aplikacjami biznesowymi, a te mogą być znaczące. W którymś momencie jednak oszczędności wynikające z implementacji wielu narzędzi do zwiększania produktywności będą niższe niż koszty związane z zakupem, utrzymaniem i integracją tych narzędzi.
Nie bez znaczenia jest również to, jakie narzędzie wybierzesz. Wybór narzędzia takiego, jak Nozbe, które pokrywa wiele aspektów codziennej pracy, pomagając Ci zarządzać czasem, projektami, zadaniami i listami zadań oraz komunikować się i współpracować z zespołem, pomoże Ci uzyskać znaczące oszczędności.
3. Przemyślany multitasking
Używając narzędzia do zwiększania produktywności, bardzo często musisz przełączać się między tym narzędziem i innymi aplikacjami biznesowymi i to wielokrotnie w ciągu dnia. W dużych organizacjach, które korzystają z setek narzędzi, przeciętny pracownik może korzystać z kilkunastu lub nawet więcej aplikacji dziennie. Takie przełączanie się między aplikacjami może wydawać się imponujące, kiedy patrzymy na to, jak użytkownik z pozoru osiąga swoje cele na wielu frontach.
Jednak jak wynika z badań, zajmowanie się wieloma czynnościami na raz zmniejsza produktywność, a także ogranicza zdolność do priorytetyzacji zadań. Przełączając się z jednej aplikacji na inną, chwilę zajmuje zanim odzyskamy skupienie, przestawimy się na to nowe narzędzie i ponownie skoncentrujemy się na zadaniu. Jeszcze gorzej jest, gdy narzędzia te mają swoje wersje mobilne, które nieustannie nękają nas powiadomieniami.
4. Efektywny perfekcjonizm
Narzędzia do poprawy produktywności mogą pomóc nam zwiększyć wydajność i jakość naszej pracy. Z drugiej strony jednak, narzędzia te mogą wpędzić nas w błędne koło, jakim jest dążenie do nieosiągalnego ideału.
Weźmy na przykład aplikacje do poprawy produktywności na telefonach, które korzystają z usług niektórych z największych dostawców usług hostingowych na świecie. Ani tanie serwisy hostingowe, ani giganci chmury obliczeniowej tacy, jak Google, Microsoft czy Amazon nie zapewniają swoim klientom 100% niezawodności, a najwyżej 99,9999%.
Na podstawie niedawnej analizy poziomu niezawodności opublikowanej przez CTO firmy HostingCanada.org, Gary’ego Stevensa, wynika, że średni czas ładowania oraz średnia niezawodność różni się znacząco wśród wiodących dostawców usług hostingowych, gdzie średni czas ładowania waha się od 336 ms do 7502 ms, a czas przestoju od 99,993% do 97,643% (różnica na poziomie 2,35%). Im tańszy hosting, tym dłuższego czasu przestoju możemy się spodziewać. Z kolei, im dłuższy czas przestojów, tym większe ryzyko utraty użytkowników.
Teraz, wyobraź sobie, co by się stało, gdyby każda z tych firm postanowiła zostawić wszystko inne i skoncentrować swoje wysiłki na tym, aby zapewnić maksymalną niezawodność swoich usług. Czas i koszty związane z osiągnięciem tego idealnego celu znacząco przewyższyłyby jakiekolwiek korzyści wynikające z podniesienia poziomu niezawodności o te 0,0002 procent).
W podobny sposób, narzędzia służące do poprawy naszej produktywności, które skupiają się na osiąganiu doskonałości, mogą przynosić efekt odwrotny do zamierzonego. Nasze działania powinny koncentrować się przede wszystkim na realizacji zadań, a nie na tym, aby były one wykonane perfekcyjnie.
5. Długa lista zadań do wykonania
Wiele aplikacji do poprawy produktywności ma na celu zapewnienie, aby nic nie umknęło naszej uwadze. Opierają się na założeniu, że niektóre zadania mogą nie zostać wykonane i to nie dlatego, że pracownik nie chciał lub nie potrafił ich wykonać, ale dlatego, że po prostu o nich zapomniał. Aby uchronić nas przed zapomnieniem o zadaniach, narzędzia te mogą generować ogromną listę zadań, które użytkownik musi wykonać w całości, aby jego praca mogła zostać uznana za ukończoną.
Długa lista zadań może przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. Nikt z nas nie ma do dyspozycji nieograniczonego czasu, energii i zasobów. Długa lista zadań może być przytłaczająca i budzić chęć do prokrastynacji, czyli odkładania spraw na potem, ponieważ utrudnia nam określenie, czym powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności.
Podsumowanie
Jakie jest więc rozwiązanie? Zarówno firmy, jak i osoby prywatne mogą skorzystać na nieużywaniu technologii do rozwiązania każdego problemu związanego z produktywnością. Bardzo często to, co postrzegamy za problem związany z produktywnością, który najlepiej rozwiązać za pomocą narzędzia jest w rzeczywistości defektem strukturalnym w Twoich systemach pracy. W tym wypadku nowe podejście do zarządzania ludźmi oparte na mechanizmie rozwiązywania problemów i poszukiwaniu bezpośrednich rozwiązań mających na celu poprawę efektywności wydaje się bardziej zrównoważoną (a do tego tańszą) strategią.
Dla przykładu, już samo zmniejszenie liczby spotkań dałoby pracownikom więcej czasu na realizację zadań, a co za tym idzie zwiększyłoby ich produktywność. Wiele spotkań jest całkowicie zbędnych. A nawet wtedy, gdy są konieczne, dochodzi do błędów związanych z ich organizacją takich, jak przeznaczanie zbyt długich bloków czasowych na spotkania. Ograniczenie liczby spotkań jest rozwiązaniem nietechnologicznym, które może przynieść znaczące korzyści.
Technologia może być cennym sprzymierzeńcem. Trzeba jednak wiedzieć, kiedy przekracza granicę i zaczyna być ciężarem.
