Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę, jesteś pracownikiem etatowym czy działasz jako wolny strzelec, produktywność ma decydujące znaczenie dla Twojego sukcesu. Myśląc o produktywności, rzadko jednak zdajemy sobie sprawę z istoty bezpieczeństwa cyfrowego – tj. cyberbezpieczeństwa.
Cyberbezpieczeństwo ma znaczący wpływ na produktywność i może prowadzić do jej poprawy – dotyczy to zarówno pracowników, jak i całej firmy. Dbając o cyberbezpieczeństwo, chronisz zarówno rezultaty swojej pracy, jak i siebie – to sytuacja, w której każdy wygrywa!
Oto 9 wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć bezpieczeństwo cyfrowe w firmie, a w efekcie także jej efektywność.
1. Ograniczenie liczb ataków i naruszeń
Ten punkt to „oczywista oczywistość”. Im mniej przypadków naruszeń bezpieczeństwa, tym mniej czasu trzeba będzie poświęcić na późniejsze usuwanie ich skutków.
Choć wdrażanie procesów bezpieczeństwa jest czasochłonne, w dłuższej perspektywie pozwala zaoszczędzić czas i wyeliminować szereg problemów, zapewniając ochronę przed naruszeniami i atakami. Dzięki temu, oszczędzasz czas, który w przeciwnym wypadku musielibyście poświęcić nie tylko na samo wdrożenie strategii bezpieczeństwa, ale także na naprawianie systemów lub ich elementów, które zostały uszkodzone lub zniszczone w wyniku ataku.
Potencjalne korzyści dla produktywności są jednak o wiele większe: ataki ujawnione i podane do wiadomości publicznej bardzo często skutkują utratą klientów. Utrata klientów z kolei oznacza, że firma będzie musiała poświęcić dodatkowy czas na nadrobienie utraconych dochodów lub pozyskanie nowych klientów. Dlatego, aby tego uniknąć, warto w pierwszej kolejności zadbać o zbudowanie skutecznego systemu bezpieczeństwa.
2. Automatyzacja procesów bezpieczeństwa
Większość firm internetowych wymaga określonego poziomu bezpieczeństwa, który musi być zapewniony każdego dnia. Zautomatyzowanie tych czynności pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu każdego miesiąca. A, w przypadku produktywności, każda zaoszczędzony kwadrans jest na wagę złota.
Przykładem rozwiązania pozwalającego zautomatyzować bezpieczeństwo w firmie jest zainstalowanie kontrolera dostępu z wbudowanym czytnikiem kart zbliżeniowych RFID oraz klawiaturą wewnątrz i na zewnątrz budynku. Jeśli Ty lub inny pracownik będziecie potrzebowali wejść do biura po godzinach pracy, zyskacie możliwość szybkiego i łatwego, a przy tym bezpiecznego dostępu do budynku, bez konieczności proszenia nikogo o otwarcie biura. Jest to ważne zwłaszcza w przypadku różnych nagłych i pilnych sytuacji. Takie rozwiązanie nie tylko pozwoli zaoszczędzić czas, ale także zapewni ochronę przed dostępem nieautoryzowanych osób do budynku.
3. Bezpieczeństwo obniża poziom stresu
Im mniejszy stres, tym większa wydajność pracowników. Dlatego też kolejną ważną zaletą posiadania systemu cyberbezpieczeństwa jest to, że pomaga zredukować poziom stresu – którego doświadczasz zarówno Ty, jak i Twoi współpracownicy.
Wdrożenie wysokich standardów bezpieczeństwa takich, jak skanowanie wirusów, automatyczne tworzenie kopii zapasowych, czy automatyczne blokowanie komputera, pozwoli zredukować poziom stresu oraz ograniczyć czas poświęcany na wykonywanie tych czynności co tydzień czy co miesiąc. Twoi pracownicy zyskają spokój umysłu i zaoszczędzą czas, co pomoże im zwiększyć efektywność.
4. Ustaw przypomnienia o rutynowych czynnościach związanych z bezpieczeństwem
Skuteczna polityka cyberbezpieczeństwa wymaga nieustannego wysiłku i zaangażowania. W grę wchodzi pamiętanie o tym, które zadania muszą zostać wykonane, aby bezpieczeństwo było zapewnione. Dobrym pomysłem jest użycie kalendarza albo aplikacji takiej jak Nozbe i ustawienie w niej cyklicznych przypomnień.
Musisz zmieniać swoje hasła co trzy miesiące? Utwórz zadanie cykliczne w Nozbe lub dodaj przypomnienie w Kalendarzu Google. To pomoże Ci zapewnić ciągłość działania systemów bezpieczeństwa, a jednocześnie pozwoli Ci zastosować podejście „ustaw i zapomnij”, które wyeliminuje konieczność pamiętania o tym, co musi być zrobione. Każda sytuacja, w której zdołasz uniknąć powtarzania tych samych czynności przyczyni się do poprawy Twojej produktywności.
5. Monitorowanie działań pracowników w sieci
Nie jest tajemnicą, że pracownicy tracą sporo czasu na przeglądanie serwisów społecznościowych i portali internetowych, co odbija się negatywnie na ich produktywności. Kontrolowanie dostępu do witryn internetowych pozwoli Ci ograniczyć ilość czasu marnowanego przez pracowników, a jednocześnie pomoże im skupić się na obowiązkach.
Skorzystają na tym również menedżerowie, którzy nie będą musieli tracić czasu na pilnowanie tego, czy ich pracownicy pracują zamiast przeglądać Facebooka.
Korzyści te dotyczą nie tylko firm z branży technologicznej. Niedawno przeprowadzone badanie, którego wyniki opublikował magazyn „FastCompany”, wykazało, że w restauracjach, w których zaczęto monitorować aktywność pracowników w sieci, miesięczny dochód wzrósł o prawie 3 tys. dolarów. A biorąc pod uwagę niskie marże na jakich operuje większość restauracji, wyobraź sobie, jakie korzyści mogłyby z tego odnieść firmy z innych branż.
6. Użyj VPN-a
Praca zdalna i zdecentralizowany model organizacji stają się coraz bardziej popularne. Jednym z najlepszych sposobów, aby umożliwić pracownikom wykonywanie zadań poza biurem jest VPN (ang. Virtual Private Network – wirtualna sieć prywatna). VPN umożliwia podłączenie się do firmowej sieci komputerowej z dowolnego miejsca.
Dzięki temu, pracownicy zyskają większą swobodę i, w nagłych przypadkach, będą mogli wykonywać pilne zadania w taki sposób, jakby znajdowali się w biurze.
VPN umożliwia także bezpieczny dostęp do plików internetowych i dokumentów zewnętrznym współpracownikom i inwestorom. Dzięki temu, pozwala uniknąć problemów związanych z kwestiami prawnymi i prywatnością, które pojawiają się przy wysyłaniu plików mailem.
7. Nie rób wszystkiego samodzielnie
Właściciele firm mają w zwyczaju robić wszystko samodzielnie, co może odbijać się negatywnie na produktywności – szczególnie jeśli chodzi o cyberbezpieczeństwo i IT. Oczywiście, nie oznacza to, że CEO czy właściciel firmy nie są w stanie samodzielnie opracowywać i wdrażać polityk bezpieczeństwa. Zwykle jednak zajmuje im to o wiele więcej czasu, niż gdyby zajął się tym specjalista.
Podobnie jest z późniejszym utrzymywaniem bezpieczeństwa, do czego dochodzi szybkie tempo zmian w branży IT. Śledzenie i nadążanie za wszystkimi nowościami i zmianami w standardach bezpieczeństwa to zadanie na pełen etat. Może zatem warto pomyśleć o zatrudnieniu specjalisty, który przejmie te zadania na siebie.
8. Rób kopie zapasowe
Tworzenie kopii zapasowych to jedna z najlepszych praktyk z zakresu bezpieczeństwa i produktywności, jakie Ty lub Twoja firma możecie zastosować. Wyobraź sobie, ile czasu kosztowałaby Cię utrata ważnych plików na skutek błędu pracownika, ataku hackerskiego czy awarii sprzętu.
Nie tylko straciłbyś ważne pliki, ale później musiałbyś poświęcić mnóstwo czasu na odtworzenie zawartych w nich danych. Stosując rozwiązania do automatycznego tworzenia kopii zapasowych, nie tylko zapewnisz bezpieczeństwo swoim plikom, ale także unikniesz ich uszkodzenia na wypadek ataku hackerskiego.
9. Wirtualizacja
Podobnie jak VPN, wirtualizacja oferuje możliwość korzystania z pulpitu zdalnego.
Ma nad nią jednak pewną przewagę – maszyna, do której jesteśmy podłączeni jest odizolowana od pozostałych i w przeciągu paru chwil może zostać odłączona lub zastąpiona inną. Gdy zatem dojdzie do włamania lub innego naruszenia zabezpieczeń, pozostałe osoby w firmie będą mogły normalnie kontynuować swoją pracę.
Podsumowanie
Na pierwszy rzut oka cyberbezpieczeństwo i produktywność mają ze sobą niewiele wspólnego. Patrząc jednak na to, ile czasu i pieniędzy moglibyśmy stracić padając ofiarami cyberataku, wniosek nasuwa się jeden: wdrożenie skutecznej polityki bezpieczeństwa może w dłuższej perspektywie spowodować zwiększenie efektywności Twojej firmy.
