Często zdarza się, że toniesz w morzu pilnych spraw zamiast skupić się na tym, co najważniejsze? Nie musi tak być! Wypróbuj Macierz Eisenhowera, aby poznać swoje prawdziwe priorytety.
Temat esencjalizmu był już poruszany przez Michała i Radka w jednym z poprzednich odcinków “The Podcast”. Jednym z najlepszych sposobów pozwalających skupić się na najważniejszych sprawach jest użycie modelu podejmowania decyzji, który wywodzi się jeszcze z czasów prezydenta Stanów Zjednoczonych, generała Dwighta Eisenhowera.
Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera, spopularyzowana przez Stephena Coveya i jego książkę 7 nawyków skutecznego działania, jest prostym, a zarazem efektywnym sposobem na priorytetyzację zadań w oparciu o ich ważność i pilność. Tworząc prostą tabelę, zyskujesz jasny i czytelny obraz tego, na czym warto się skupić.
Jak w sygnalizacji świetlnej, kolor zielony oznacza JEDŹ, żółty – OSTROŻNIE, a czerwony – STOP. Jak widzisz na powyższej ilustracji, większość swojej energii warto poświęcić na Priorytet 1. Potem podejmij decyzję, co zrobić z Priorytetem 2, zmień delegację Priorytetu 3 i zrezygnuj z wszelkich działań dotyczących Priorytetu 4.
A jak przenieść to do Nozbe?
W szybkim skonfigurowaniu każdej ćwiartki pomogą Ci Kategorie! Stwórz 4 kategorie odpowiadające 4 typom priorytetów.
Aby optymalnie wykorzystać Macierz Eisenhowera w Nozbe, przejrzyj swoje listy Priorytetów i Projektów i przypisz odpowiedni priorytet (1, 2, 3 lub 4) do każdego z zadań.
Początkowo, analiza wszystkich projektów może być czasochłonna, finalnie jednak znacząco ułatwi Ci realizację kolejnych etapów.
Pobierz szablon Nozbe.how zawierający Macierz Eisenhowera (jęz. angielski)
Kiedy nadasz priorytet każdemu zadaniu, pora przystąpić do realizacji przypisanej do niego czynności. Z menu po lewej stronie wybierz Kategorie, a następnie kliknij poszczególne priorytety.
Zacznij od Priorytetu 4. Choć w pierwszej chwili może Ci się to wydawać nieco przerażające, natychmiast USUŃ wszystkie zawarte w nim zadania. Wejdź w tryb edycji za pomocą ikony trzech kropek (…) w lewym dolnym rogu widoku listy, a następnie w polu wyboru u góry zaznacz wszystkie zadania. Teraz kliknij ikonę kosza. Od razu poczujesz jak odzyskujesz kontrolę.
Następnie, przejdź do Priorytetu 3 i deleguj zadania poszczególnym pracownikom w Twojej firmie lub określ, z kim z zewnątrz musisz się skontaktować (np. podwykonawcami), by zadanie zostało zrealizowane.
Teraz przejdź do Priorytetu 2. Niektóre zadania mogą wymagać przekształcenia w projekty. Podejmij decyzję odnośnie następnej czynności, jaką należy wykonać dla każdego zadania i kliknij gwiazdkę, by dodać je do listy Priorytetów.
Gdy to zrobisz, przejdź do Priorytetu 1 i… po prostu przystąp do realizacji zadań.
Gdy skończysz, liczba Twoich zadań w Nozbe zostanie znacząco zredukowana, a Ty skupisz się na zadaniach, które są naprawdę istotne i pomogą Ci w szybszym osiągnięciu celów.
Autor: Robby Miles – mąż, ojciec czwórki dzieci, wykładowca, niezależny pisarz i oficer Gwardii Narodowej. Po godzinach, realizuje projekt robbymiles.com, aby pomagać ludziom takim jak on zarządzać czasem. Robby jest również jednym z naszych ambasadorów!
