Witamy w kolejnym poście z cyklu „Często zadawane pytania”, w którym poruszamy kwestie najczęściej pojawiające się w mailach od użytkowników Nozbe. W tym miesiącu na warsztat bierzemy priorytety. Dowiesz się, które zadania rzeczywiście powinny być realizowane jako pierwsze, i jak tworzyć różne poziomy istotności zadań w Nozbe.
Masz na liście priorytetów zbyt dużo zadań i nie wiesz od czego zacząć? Którymi zadaniami zająć się w pierwszej kolejności? Tymi najpilniejszymi? A może tymi, które notorycznie przekładasz od ponad tygodnia? Jak rozpoznać, które sprawy są ważniejsze od pozostałych i wreszcie, co faktycznie powinno być priorytetem w danym momencie?
Wyznaczanie priorytetów często przysparza trudności użytkownikom Nozbe, stąd często otrzymujemy od nich maile o następującej treści:
Cześć,
przeglądając swoje zadania zauważyłem, że mogę wyznaczyć wśród nich wiele priorytetów. Wówczas jednak moja lista priorytetów obejmowałaby masę zadań z różnych projektów. Czy istnieje jakiś sposób ułatwiający wyznaczanie zadań priorytetowych?
Drogi zespole Nozbe,
chciałabym ustawić różne poziomy priorytetów dla moich zadań – np. najwyższy, wysoki, średni, niski. Czy istnieje taka możliwość?
Po pierwsze: ustal właściwe priorytety
W Nozbe podpisujemy się pod tym, co powiedział Robert J. McKain: „Powodem, dla którego nie realizujemy większości naszych celów jest to, że przeznaczamy zbyt dużo czasu na zadania o znaczeniu drugorzędnym”. Często skupiamy się na rzeczach, które wydają się nam pilne, mimo że powinniśmy być zajęci tym, co jest ważne. Aby nie wpadać w tę pułapkę, musisz zdecydować, które zadania są ważniejsze od innych.
Wyobraź sobie, że żona/mąż już trzeci raz z rzędu wołają Cię na obiad, ale po drodze do kuchni wyczuwasz zapach gazu. Wiesz, że potencjalny wyciek gazu jest ważniejszy od zjedzenia obiadu, dlatego zajmujesz się nim od razu (mimo że głód zaczyna Ci już naprawdę mocno doskwierać).
Choć „wyciek gazu” nie należy do typowych zadań, jakie mogą znajdować się na Twojej liście priorytetów (i oby tak pozostało!), z pewnością jesteś w stanie wybrać spośród nich te, które są istotniejsze od innych. Aby określić, które to zadania, zadaj sobie kilka pytań:
- Jak ważne jest to zadanie w porównaniu do pozostałych?
- Jakie będą konsekwencje odroczenia tego zadania w czasie?
- Czy to zadanie jest naprawdę ważne, czy może jednak nie?
- Czy odkładając realizację tego zadania opóźnię pracę innych osób?
Ustawianie różnych poziomów priorytetów
Pomocnym rozwiązaniem w tej sytuacji może być klasyfikacja zadań według ich wagi. Większość osób stosuje podział na 3-5 poziomów istotności, ale jeśli chcesz, oczywiście możesz zwiększyć tę liczbę lub ograniczyć się do zaledwie 2 poziomów.
Pytanie jednak brzmi: jak ustawić różne poziomy istotności wewnątrz zadań? To bardzo proste: zacznij od stworzenia kategorii i przypisz je do swoich zadań (np. w trakcie wykonywania tygodniowego przeglądu). Możesz nadać im różne nazwy: „1”, „2”, „3”, „4”; „Pilne”, „Średni priorytet”, „Niski priorytet”, „Najważniejsze”, „Mniej ważne”, itp. Wybierz takie nazwy, które już na pierwszy rzut oka zasygnalizują Ci, jaką wagę ma dane zadanie.
Wskazówka: pamiętaj, że w Nozbe możesz dostosowywać stworzone przez siebie kategorie przy użyciu kolorów i ikon. Na przykład, najważniejsze zadania mogą być oznaczone kategorią czerwoną i ikoną wykrzyknika; te o niższym priorytecie – kategorią żółtą i ikoną czasomierza; zaś dla kategorii, w której zgrupowane są zadania najmniej ważne możesz użyć koloru zielonego i ikony kubka kawy.
Poniżej znajduje się przykładowa lista zadań o różnych poziomach istotności:
Jak widać powyżej, lista jest posortowana w taki sposób, że prawdziwe priorytety znajdują się na samej górze, te o priorytecie średnim znajdują się pośrodku, zaś te o priorytecie najniższym – na samym dole. Dzięki temu od razu widać, którymi zadaniami należy zająć się w pierwszej kolejności.
Wskazówka: jeśli w danej chwili uznasz, że chcesz skupić się wyłącznie na najważniejszych zadaniach, możesz w łatwy sposób filtrować listę priorytetów po tej kategorii. Aby to zrobić, kliknij ikonę „i” w prawym górnym rogu okna Nozbe, a następnie kliknij przycisk „Filtruj” i z listy wybierz kategorię, która jest przypisana do najważniejszych zadań.
Deadline’y są passé
Pamiętaj – nie wpadaj w pułapkę deadline’ów. Niektórzy uważają, że kluczem do wysokiej produktywności jest ustawianie terminów wykonania dla wszystkich zadań. Metoda ta może jednak szybko stać się nieskuteczna – zmarnujesz tylko mnóstwo czasu na przypisywanie (często zaledwie przybliżonych) terminów wykonania wszystkim zadaniom, a Twoja lista priorytetów będzie pękać w szwach od nadmiaru zadań. Nie tędy droga.
W rzeczywistości nie wszystkie zadania są naprawdę istotne, a większość z nich wcale nie wymaga ustawienia terminu realizacji. Niedawno na naszym blogu ukazał się post gościnny Chada Garretta („Priorytety na dziś ustalone? Nie? Przeczytaj ten super-prosty przewodnik”), w którym autor dzieli się swoją wiedzą oraz poradami i wskazówkami związanymi z priorytetyzacją zadań właśnie przy użyciu poziomów priorytetów. Brzmi ciekawie? Przeczytaj go już dziś i zostań prawdziwym ninja produktywności!
Przy okazji zachęcamy Cię również do przeczytania innych artykułów opublikowanych na naszym blogu:
- Jak uporać się z niekończącą się listą zadań – 10 sprawdzonych metod
- 6 pomysłów na odchudzenie i uporządkowanie listy to-do
W czym jeszcze możemy Ci pomóc?
Gdzie jeszcze znajdziesz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania?
Odwiedź naszą stronę pomocy, aby uzyskać więcej informacji na temat:
Możesz też sięgnąć do innych ciekawych artykułów, z których dowiesz się m.in. jak zdecydować czym warto się zająć w następnej kolejności albo dlaczego lepiej podejmować największe wyzwania z samego rana. Bardziej zaawansowanych użytkowników zachęcamy do lektury posta poświęconego Macierzy Eisenhowera. Zajrzyj na nasz blog – znajdziesz w nim wiele przydatnych i inspirujących artykułów związanych z produktywnością.
A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Nozbe, możesz też wypróbować praktyczne szablony Nozbe.how.
Daj nam znać jeśli masz jakiekolwiek inne pytania. Jak zawsze możesz skontaktować się z naszym działem obsługi klienta z wszelkimi pytaniami i sugestiami. Jesteśmy tu po to, aby Ci pomóc :-)
Autorka: Ola z działu obsługi klienta w Nozbe
