Witamy w kolejnym poście z cyklu „Często zadawane pytania”, w którym wyjaśniamy kwestie najczęściej pojawiające się w mailach od użytkowników Nozbe. W tym miesiącu wpis poświęcony jest niezwykle przydatnej funkcji Nozbe, która pomoże Ci skutecznie zarządzać Twoimi zadaniami: kategoriom.
Kategorie pomogą Ci w łatwy sposób zorganizować pracę, a co za tym idzie zaoszczędzić cenny czas. Nie zawsze jednak jasne jest, kiedy i jak ich używać, dlatego w tym poście postanowiliśmy odpowiedzieć na niektóre z najczęstszych pytań. Mamy nadzieję, że zyskasz dzięki temu lepszy obraz tego, jakie korzyści możesz osiągnąć dzięki kategoriom.
Jak stworzyć swoją pierwszą kategorię?
Aby wyświetlić listę kategorii, kliknij ikonę flagi na pasku ikon, który znajduje się po lewej stronie okna aplikacji Nozbe.
Zanim przejdę do odpowiedzi na poszczególne pytania, pokażę Ci, w jaki sposób możesz wypełnić tę listę, dodając do niej nowe kategorie. Można to zrobić na dwa sposoby.
Sposób najprostszy to przejście do listy kategorii (ikona flagi) i kliknięcie przycisku „+” na dolnym pasku. U góry tego widoku, zobaczysz niewielkie okienko. Wpisz w nim nazwę dla swej nowej kategorii, a następnie zatwierdź ją za pomocą przycisku Enter lub ikony w kształcie plusa wewnątrz okna.
Innym, trochę bardziej zaawansowanych sposobem jest utworzenie nowej kategorii w widoku szczegółów zadania. Choć wydaje się to skomplikowane, w rzeczywistości jest to bardzo proste. Wybierz zadanie, do którego chcesz przypisać nową kategorię. W jego szczegółach (sekcja, w której możesz ustawić wszystkie parametry zadania takie, jak projekt, potrzebny czas, data wykonania, itp.), kliknij przycisk „Kategoria?”. Pamiętaj – jeśli zadanie ma już przypisaną kategorię, zobaczysz zamiast tego jej nazwę. Czy widzisz okienko? Jeśli tak, kliknij sekcję „Dodaj kategorię”. Wpisz nazwę dla kategorii i użyj przycisku „+” lub klawisza Enter, aby zatwierdzić. Uważaj – to jeszcze nie koniec! Nowa kategoria pojawi się na Twojej liście kategorii z niewielkim zaznaczonym polem wyboru na końcu nazwy. Teraz, wystarczy kliknąć przycisk „Potwierdź” i… gotowe! Właśnie udało Ci się stworzyć nową kategorię i przypisać ją do zadania.
Przejdźmy zatem do listy pytań.
Kategorie a projekty
Często bywa tak, że Twoje zadania – mimo że pochodzą z różnych projektów – mają ze sobą coś wspólnego – może to być na przykład narzędzie (dajmy na to, telefon), ten sam klient, albo miejsce. Warto wówczas użyć kategorii, aby pogrupować te zadania w jednym wspólnym dla nich „kontekście”.
Co jest ważniejsze – kategorie czy projekty? Czego powinienem użyć do zarządzania moimi zadaniami?
Zasadniczo, projekt jest czymś, co chcesz osiągnąć, a zadania są krokami, które przybliżają Cię do jego realizacji. Z kolei, kategorie mają za zadanie pomagać w lepszej organizacji, dając Ci lepszy pogląd na to, co masz do zrobienia. Możesz na przykład zaplanować, że w poniedziałek wykonasz wszystkie niezbędne telefony, a we czwartek zajmiesz się realizacją zadań dla kluczowego klienta. Po to właśnie są kategorie – wystarczy, że wpiszesz kategorię „telefon” lub „klient X”, i zobaczysz wszystkie zadania, które wymagają wykonania telefonu w jakiejś sprawie lub powiązane są z daną osobą. Nie chodzi więc o hierarchię – kategorie pomagają w realizacji Twoich projektów i zadań.
Ile kategorii powinnam mieć?
To zależy od Ciebie. Są użytkownicy, którzy nie potrzebują żadnych kategorii, ale są też tacy, którzy bez nich nie wyobrażają sobie pracy – sam się do nich zaliczam! Jeśli zatem czujesz, że projekty to dla Ciebie za mało i chcesz zyskać lepszy obraz swoich zadań, warto pomyśleć o utworzeniu dla nich kategorii.
Ważne: Wymyślając nazwy kategorii, pomyśl o najbardziej podstawowych kontekstach związanych z Twoim zadaniem (im bardziej będą one skomplikowane, tym mniejsza będzie ich przydatność). Jeśli nie przychodzą Ci do głowy żadne pomysły – zacznij od najprostszych nazw takich, jak „Dom” czy „Ważne”.
Czy chcesz współdzielić swoje kategorie?
Współdzielenie kategorii nieco różni się od współdzielenia projektów. W tym wypadku nie możesz po prostu zaprosić nowych użytkowników do tego, aby współdzielili z Tobą kategorię.
Załóżmy, że współdzielisz projekt z kilkoma osobami. Są w nim zadania, do których przypisana jest kategoria „Nowy klient”. W tym wypadku, wszyscy użytkownicy współdzielący z Tobą ten projekt także zobaczą kategorię „Nowy klient” na swojej liście kategorii. Jednak jeśli użyją tej kategorii, zobaczą wyłącznie zadania ze współdzielonych projektów. Czy masz przypisane do tej kategorii zadania prywatne (nie należące do projektów współdzielonych)? Nie martw się – Twoi współpracownicy ich nie zobaczą :)
Czy moi współpracownicy mogą zobaczyć utworzone przeze mnie kategorie?
Tak i nie. Jeśli dana kategoria zawiera zadania ze współdzielonych projektów, będzie ona również widoczna dla Twoich współpracowników (tzn. tych, z którymi współdzielisz te projekty). Jednak Twoje prywatne zadania z tą kategorią nie będą dla nich widoczne. Oczywiście, Twoje prywatne kategorie, które nie są przypisane do żadnych zadań ze współdzielonych projektów również pozostaną widoczne tylko dla Ciebie.
A co z ikonami moich kategorii? Czy one również są współdzielone?
Odpowiedź brzmi: tak. Ikony mają za zadanie ułatwiać Tobie i Twoim współpracownikom rozróżnianie poszczególnych kategorii. Czy masz grupę kategorii, która obejmuje zadania wymagające pilnego wykonania? Oznacz je ikoną biegnącej osoby. Dla kategorii obejmujących problematyczne kwestie – użyj ikony żaby – dzięki temu Twoi współpracownicy będą wiedzieć, że muszą „połknąć” tę żabę.
Uwaga, kolory nadane kategoriom nie są współdzielone. Jeśli chcesz, może oznaczać swoje kategorie kolorami, ale pamiętaj, że współpracownicy ich nie zobaczą. Możecie jednak umówić się w firmie, że kategorii oznaczonej wykrzykniekiem wszyscy nadacie kolor czerwony, aby rzucała się w oczy.
Kategorie – do czego służą?
Przyjrzymy się następującemu przykładowi.
Używam mojego konta w Nozbe do komunikacji ze współpracownikami, a także do zarządzania zadaniami domowymi. Niektóre projekty współdzielę z partnerem, ale mam też kilka własnych projektów. W jaki sposób mogę oddzielić sprawy zawodowe od prywatnych i rodzinnych?
W tym wypadku możesz użyć dwóch różnych kategorii – „Prywatne” i „Praca” (to tylko sugerowane nazwy). To pozwoli Ci oddzielić życie prywatne od obowiązków zawodowych. Nie musisz pamiętać tych nazw – wystarczy, że wybierzesz odpowiednią kategorię z listy.
Uwaga: Aby oddzielić projekty prywatne od zawodowych, użyj etykiet projektów.
*Priorytety to świetna opcja, ale czy istnieje jakiś sposób pozwalający oddzielić je od zadań, które są nieco „mniej pilne”?
W tym przypadku, przydatne mogą okazać się kategorie. Możesz stworzyć kategorię o nazwie „Różności” dla mniej ważnych zadań lub „Pilne” dla zadań, które muszą zostać wykonane bezzwłocznie.
Wskazówka: Możesz również użyć funkcji filtrowania na liście priorytetów, aby filtrować zadania z poszczególnymi kategoriami. Potrzebujesz skupić się na najpilniejszych zadaniach? Kliknij ikonę paska informacji („i”) -> „Filtruj”, aby wyświetlić tylko priorytety z kategorii „Pilne”.
W czym jeszcze możemy Ci pomóc?
Aby dowiedzieć się więcej na temat kategorii, odwiedź naszą stronę pomocy. Nie zapomnij również zajrzeć na naszą stronę Nozbe.how, na której znajdziesz pełny zbiór szablonów utworzonych przez użytkowników Nozbe, a także członków naszego zespołu!
Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta. Z przyjemnością Ci pomożemy.
