Witamy Cię w kolejnym poście z cyklu „Często zadawane pytania”, w którym odpowiadamy na najczęstsze pytania od użytkowników. W tym miesiącu dowiesz się, jak radzić sobie z luźnymi zadaniami i sprawami kiedyś/może (w GTD: Someday/maybe).
Zwykle organizacja napływających zadań i projektów nie przysparza większych trudności. Od czasu do czasu możesz się jednak natknąć na elementy, które nie pasują do żadnego z Twoich bieżących projektów. W związku tym nasz dział obsługi klienta często otrzymuje pytania o następującej treści:
Cześć,
w mojej skrzynce spraw znajdują się zadania, których nie da się przypisać do żadnego z istniejących projektów. Chciałbym kończyć swój dzień z wyzerowaną skrzynką spraw, ale przeszkadzają mi w tym te zadania. Nie wiem, co z nimi zrobić. Czy macie na to jakiś pomysł?
Odpowiedź brzmi…
Oczywiście! Co więcej, istnieje więcej niż jeden sposób, by się z nimi uporać.
A oto, jak to zrobić!
Po pierwsze, przyjrzyj się każdemu elementowi i zastanów się, czy przypadkiem nie jest on prostą czynnością, z którą jesteś w stanie rozprawić się w przeciągu dwóch minut. Jeśli tak – wykonaj ją od razu, by zadanie dłużej nie „wisiało” na liście.
Po drugie, zastanów się, jakiego rodzaju jest to czynność. Być może jest to rzecz, którą możesz wykonać przy okazji zakupów lub załatwiania innych spraw na mieście. W takiej sytuacji rozwiązaniem byłoby utworzenie projektu na tego typu zobowiązania lub pozostawienie ich w skrzynce spraw, wyznaczenie dla nich terminu wykonania i przypisanie im odpowiedniej kategorii – na przykład „Sprawunki”.
Jeśli jednak zadanie nie pasuje do żadnej z wyżej wymienionych grup i nie jesteś w stanie znaleźć dla niego odpowiedniego projektu, możesz skorzystać z trzeciego rozwiązania, a mianowicie stworzyć dla tego typu “kwiatków” nowy projekt – na przykład o nazwie „Inne”. To ostatnie rozwiązanie, czyli utworzenie projektu na „luźne” zadania, jest wybierane przez użytkowników najczęściej. Posiadanie takiego projektu pomaga im stosować się do zasady „Inbox Zero”, czyli wyzerowanej skrzynki.
Sprawy kiedyś/może
Kolejne pytanie, tym razem dotyczące spraw kiedyś/może (z ang. someday/maybe), z którym zwracają się do nas użytkownicy Nozbe, brzmi następująco:
Cześć,
nie mogę znaleźć żadnego miejsca na zadania „kiedyś/może”, dlatego trzymam je w mojej skrzynce spraw. Co innego mogę z nimi zrobić?
Sugestie od naszego działu obsługi klienta
Choć w Nozbe nie ma żadnego dedykowanego miejsca na tego typu zadania, jest kilka rzeczy, które możesz z nimi zrobić.
Bardzo często zadania kiedyś/może stanowią część jakiegoś projektu, ale nie wiemy, kiedy dokładnie powinny zostać wykonane, i czy w ogóle muszą zostać zrealizowane. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie Kategorii. Mają one jedną ważną zaletę. Później – na przykład w trakcie tygodniowego przeglądu – będziesz móc otworzyć projekt i filtrować widok tak, aby wyświetlić tylko zadania z grupy „Kiedyś/Może” i podjąć decyzję, co chcesz z nimi zrobić.
W widoku kategorii możesz także wyświetlić zadania ze wszystkich projektów, do których przypisałeś daną kategorię i w razie potrzeby zmienić ich status.
Bardziej skomplikowanym przypadkiem są zadania niepasujące do żadnego projektu. Tutaj krzyżują się one ze sprawami z grupy „Inne”, omawianymi w pierwszej części tego posta.
Jeśli posiadasz już projekt o nazwie „Inne” lub podobny, możesz po prostu umieścić w nim te zadania i przypisać do nich odpowiednie kategorie.
Jeśli jednak nie posiadasz żadnego z tych projektów, możesz rozważyć wybór rozwiązania, które nie jest do końca zgodne z metodologią GTD, ale niektórym pomaga: stwórz projekt „Kiedyś/Może”. Pod warunkiem, że wykonujesz cotygodniowe przeglądy, nie powinieneś mieć trudności z zarządzaniem tymi sprawami poprzez ich wykonanie, zmianę delegacji lub usunięcie.
W czym jeszcze możemy Ci pomóc?
Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź naszą stronę pomocy.
Jeśli masz dodatkowe pytania, daj nam znać! Jak zawsze, możesz skontaktować się z naszym działem obsługi klienta z wszelkimi pytaniami i propozycjami usprawnień. Z przyjemnością Ci pomożemy! :)
Autorka: Delfina z działu obsługi klienta w Nozbe
