Nozbe

Wpis, który za chwilę przeczytasz powstał, by pokazać Ci, jak zhackowałem swój przegląd tygodniowy w stylu GTD i oszczędzam dwie godziny w miesiącu, które zamiast na pracę, przeznaczam dziś na to, co lubię.

Standardowy przegląd tygodniowy

Aktualna liczba projektów w moim Nozbe wynosi 134. Jednym wyda się to stosunkowo mało, innym – przeciwnie. Jedno pozostaje faktem – tak długa lista musi pozostać w ryzach, nic nie ma prawa się posypać. Z kolejnymi projektami pojawiającymi się na mojej liście zaczął rodzić się kłopot. Był nim… przegląd tygodniowy! Aby w pełni zrozumieć, dlaczego przegląd stał się problemem w moim systemie zarządzania projektami, należy zwrócić uwagę, w jaki sposób go wykonywałem. Otóż zwyczajnie przeglądałem wszystkie projekty (oczywiście poza standardowymi zadaniami, takimi jak: inbox zero, etc.). W każdym z nich sprawdzałem:

  • datę rozpoczęcia projektu,
  • datę zakończenia,
  • czy wszystkie daty się zgadzają (wynika to z faktu, iż jestem bardzo roztrzepany i podczas tworzenia projektu potrafię pomylić się w miesiącu lub nie nadać terminu końcowego na wykonanie zadania) .

Nagle okazywało się, że mój przegląd tygodniowy nie polega na cotygodniowym sprawdzaniu wszystkich projektów, nie był to również czas wyciszenia, skupienia, a raczej gonitwy za kolejnym projektem, sprawdzania najdrobniejszych szczegółów. Doprowadziło to do sytuacji, w której na myśl o kolejnym przeglądzie tygodniowym byłem bliski zarejestrowania się w przychodni, by wziąć chorobowe. Potem okazywało się, że to nic nie da, gdyż pracuję na swoim. Trzeba było znaleźć rozwiązanie!

Moja rada: sprawdź, w jaki sposób wykonujesz swój przegląd tygodniowy. Czy jest on podobny do mojego? Czy chcesz zaoszczędzić trochę czasu w miesiącu na inne zajęcia?

Jak wygląda Twoja lista projektów?

Żeby pomóc Ci zrozumieć, w jaki sposób dokonałem zmiany w przeglądzie tygodniowym – pokażę, jak wygląda moja lista projektów. Jestem youtuberem, trenerem biznesu oraz studentem (w trybie on-line), i moje projekty wyglądają następująco:

    1. grupa – praca oraz prywatne. Są to otwarte projekty z małymi zadaniami, które nie wymagają osobnych projektów;
    1. grupa – aktualne projekty biznesowe;
    1. grupa – wyjazdy służbowe i prywatne;
    1. grupa – powtarzalnych zadań: prywatnych i służbowych (np. prace nad pozyskiwaniem nowych klientów, po prywatne projekty, w których znaleźć można zadania z grupy umówić się na wymianę opon w aucie (powtarzalność co pół roku), czy też uczyć się francuskiego przez pół godziny (powtarzalność: codziennie);
    1. grupa – odcinki na YouTube – każdy odcinek to inny projekt;
    1. grupa – studia. Każdy przedmiot na studiach jest osobnym projektem. Z racji studiowania przez internet moim obowiązkiem jest znalezienie czasu na słuchanie wykładów oraz rozwiązywanie ćwiczeń;
    1. grupa – pomysły. Są to projekty otwarte, w których zapisuję pomysły na: nowe odcinki na YouTube, posty na Facebooku i LinkedIn, pomysły na wpisy na bloga, etc.
    1. grupa – klienci (aktualni oraz potencjalni)
    1. grupa – może kiedyś. Są to wszystkie projekty, które nie są dla mnie aktualnie ważne, ale w przyszłości możliwe, że zabiorę się za nie.

Moja rada: sprawdź, czy Twoje projekty również są pogrupowane i czy ich lista nie jest chaotyczna.

Które projekty są dla mnie ważne?

Następnie musiałem odpowiedzieć na pytanie: które projekty są dla mnie ważne? Uznałem za takie wszystkie projekty dochodowe i to one mają pierwszeństwo w przeglądzie tygodniowym. Są to wszystkie projekty, z wyjątkiem:

  • odcinków na YouTube (wprawdzie YouTube stanowi moje istotne źródło dochodów, jednak przegląd każdego odcinka tydzień w tydzień okazał się zbędne)
  • projekty z grupy: studia,
  • projekty z grupy: pomysły,
  • projekty z grupy: może kiedyś.

Pomyślałem, że świat się nie zawali, jeśli nie będę przeglądał tych projektów co tydzień.

Moja rada: odpowiedz sobie na pytanie: które projekty są dla Ciebie naprawdę ważne.

Co zatem zrobiłem?

Podzieliłem przegląd tygodniowy na dwie części:

  • część – Standard Review,
  • część – Deep Review.

Standard Review dotyczy wszystkich projektów, które są dla mnie ważne, czyli tych, dzięki którym zarabiam. Wykonuję go co tydzień. Dodatkowo przegląd zawiera w sobie takie zadania, jak inbox zero (mail, wiadomości prywatne, folder: pobrane, skrzynka spraw), przegląd nadchodzącego tygodnia oraz przegląd budżetu.

Deep Review to dogłębny przegląd tygodniowy, wykonywany co drugi tydzień. W nim przeglądam wszystkie projekty, nie tylko te, które są istotne z mojego punktu widzenia.

Moja rada: utwórz w swoim Nozbe dwa zadania: Standard Review oraz Deep Review i dopasuj projekty z odpowiednich grup do tych zadań.

Ile czasu zaoszczędziłem?

Dla mnie czas jest świętością. Wyznaję zasadę, że im więcej go oszczędzam na przyjemności – tym lepiej! Pytanie: ile czasu zaoszczędziłem w miesiącu? Podstawowy przegląd w moim wypadku trwa około godziny. Dogłębny to również godzina. W standardowym układzie tygodniowo poświęcałem na przegląd tygodniowy w GTD – 2 godziny. W stosunku miesięcznym daje to 8 godzin.

Aktualnie mój przegląd tygodniowy to cztery tygodnie ze standardowym przeglądem tygodniowym (1 godzina tygodniowo) + dogłębny przegląd tygodniowy (1 godzina co dwa tygodnie). Łącznie w stosunku miesięcznym daje nam to 6 godzin.

Zaoszczędzone zostały 2 godziny w miesiącu, przy tym doświadczam dużo mniej stresu, frustracji oraz panicznego biegu do przychodni po zwolnienie lekarskie, które i tak nic nie da.

Zobacz również: szablon, który pomoże Ci we wdrożeniu Standard i Deep Review: https://nozbe.how/iWESy

Autor: MAtt Olech - Youtuber i trener biznesu. Współpracuje z markami nie tylko na polu trenerskim, ale również w serwisie YouTube. Jego cel? Pomóc Klientom osiągnąć to, czego chcą. Konsultant. Jako youtuber od ponad 7 lat prowadzi kanał rozrywkowy Matt Olech. Jego filmy obejrzało łącznie ponad 15 milionów internautów. Na YouTube współpracował z takimi markami, jak Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Jako trener biznesu obecny na rynku od dwóch lat. Przez jego sale warsztatowe i szkoleniowe przewinęło się ponad 2 tys. osób. Współpracował m.in. z Wyższą Szkołą Bankową w Poznaniu, Młodzieżową Radą w Piasecznie oraz Wielkiej Wsi.