W wielu firmach zebrania są lekarstwem na wszystko - brak pomysłów, poszukiwanie rozwiązań, budowanie strategii… W Nozbe uważamy, że nie może tak być! Przeczytaj, jaki według nas, powinien być cel spotkań i jak je najlepiej organizować, aby zespół działał efektywniej.
Video-konferencje - nasz chleb powszedni
Na wstępie wyjaśnię, że firma Nozbe założona ponad 13 lat temu, nigdy nie miała i nadal nie ma siedziby. Wszyscy członkowie 25-osobowego zespołu pracują w domach lub, jeśli okoliczności są sprzyjające, w miejscach, w których akurat chcą pracować, np. w kawiarni lub ogrodzie. Z tego względu wszystkie spotkania przeprowadzamy on-line - najczęściej za pomocą aplikacji Zoom.
Spotkania regularne i nieobowiązkowe
Większość spotkań, które mają miejsce w Nozbe, są to spotkania cykliczne, widoczne w kalendarzu firmowym zawsze w tym samym dniu i o konkretnej porze.
Uczestnictwo w żadnym spotkaniu nie jest obowiązkowe. Dołączają tylko te osoby, dla których kwestie poruszone na zebraniu mają wartość i są ściśle związane z tym, nad czym pracują. Podczas dyskusji wszyscy są zaangażowani i wiedzą, o czym jest mowa. Dzięki temu zjawiska sprawdzania “fejsa” pod stołem, ziewania ukradkiem i przewracania oczami raczej nie występują.
Przykład regularnego spotkania w Nozbe
Opowiem o jednym z cyklicznych spotkań w naszym zespole, aby wyjaśnić nasze podejście do zebrań. A więc, co tydzień we wtorek w godz. 14:00-16:00 odbywa się emocjonujące zebranie pt. Design Fight. Nazwa dosłownie obrazuje sens tych spotkań - grupa ludzi odpowiedzialnych za projektowanie wyglądu i funkcji naszych aplikacji zbiera się, aby forsować swoje opinie i rozwiązania.
Nie myślcie jednak, że łączymy się na Zoomie, zaczynamy od pytania: “Co by tu nowego dodać do Nozbe Teams, aby było jeszcze lepszym i wygodniejszym w użyciu narzędziem?” i dyskutujemy. No nie… To pytanie wprawdzie padło, ale tylko raz, na samym początku cyklu tych spotkań. Teraz w naszej aplikacji Nozbe Teams mamy specjalny projekt “NT Design” poświęcony… co za zaskoczenie… projektowaniu i rozwojowi narzędzia. W jednej z sekcji w tym projekcie co piątek, a najpóźniej - w poniedziałek rano, pojawia się agenda najbliższego spotkania Design Fight.
Agenda i uczestnicy - nic dodać nic ująć
Tematy zawarte w agendzie to nie tylko luźne hasła. To luźne hasła podlinkowane do często długich i złożonych dokumentów utworzonych i opracowanych szczegółowo na Dropbox Paper. Taki dokument z propozycją i dokładną analizą nowej funkcji, widoku czy rozwiązania stworzyć może każdy w firmie, jeśli ma taką potrzebę. Zwykle jednak autorami są stali uczestnicy spotkania.
Ograniczyliśmy liczbę uczestników do sześciu, ponieważ uznaliśmy, że obecność tych właśnie osób załatwia sprawę i pozwala optymalnie pracować nad designem produktu. Zapraszanie, a tym bardziej zmuszanie do uczestnictwa pozostałych pracowników Nozbe byłoby dla nich stratą czasu, ponieważ tematyka spotkania nie wnosi bezpośredniej wartości do tego, czym się zajmują. Ich obecność na spotkaniu nie posunęłaby do przodu tego, nad czym pracują. Jednak, każdy, kto uważa, że jego obecność ma sens, może oczywiście dołączyć we wtorek o 14:00.
Przygotowanie absolutne
Wspomniani uczestnicy spotkania przygotowują tematy do dyskusji i umieszczają je w agendzie. Gdy je opublikują na Dropbox Paper, wszyscy pozostali są zobowiązani zapoznać się z dokumentem i, jeśli uznają za stosowne, wyrazić swoją opinię. Tym sposobem dyskusja nad nową kwestią ma miejsce na kilka dni przed spotkaniem. Jest to dyskusja asynchroniczna. Na piśmie. Pozwala każdemu na przeanalizowanie zagadnienia, zastanowienie się, doczytanie czegoś z innych materiałów i spokojne dodanie komentarzy w dogodnym dla siebie czasie.
Jeśli nie wszyscy uczestnicy spotkania przeczytali, wypowiedzieli się i przygotowali do zebrania, nie odbywa się ono.
Jeśli do poniedziałkowego poranku nie pojawi się agenda z linkami do opracowań na Dropbox Paper, spotkanie się nie odbywa.
Asynchroniczna burza mózgów
Jak widzicie, nie organizujemy na spotkaniach burzy mózgów. Wywołujemy ją wcześniej. W formie pisemnej w komentarzach na Dropbox Paper.
Jeżeli podczas spotkania spontanicznie rozszaleje się u nas burza mózgów, pamiętamy, aby od razu zapisywać wszystkie pomysły, decyzje i wnioski. Jeżeli niebezpiecznie się ona przedłuża, kończymy ją i wyznaczamy osobę, która sporządzi dokument dotyczący danego tematu i kontynuujemy dyskusję potem - asynchronicznie.
Dokumentacja, brak niedomówień, przejrzystość
Po każdym spotkaniu początkowe opracowanie tematu zostaje uzupełnione o wnioski i postanowienia. Dzięki temu wszyscy pracownicy Nozbe, mogą zajrzeć na firmowy Dropbox Paper i zobaczyć, jakie decyzje zapadły na spotkaniu i ewentualnie dodać swoje trzy grosze. Nikt nie czuje się wykluczony ani pominięty.
Czyli po co nam w ogóle spotkania?
Zwoływanie spotkania po to, aby przeczytać na głos lub opowiedzieć innym osobom o tym, co się wcześniej napisało i dyskutowanie tego na gorąco, bez przygotowania można chyba śmiało nazwać stratą czasu.
W Nozbe, podczas zebrań dyskutujemy punkty sporne, dopinamy szczegóły i czasami, inspirując się wzajemnie, wpadamy na ciekawe pomysły, które identyfikujemy tylko, a następnie opracowujemy pisemnie.
Podsumowując
13 lat zespołowej pracy zdalnej nauczyło nas wiele na temat produktywności, szanowania czasu i prowadzenia dokumentacji.
Staramy się, aby zebrania były konkretne i owocne. Zapraszamy na nie tylko te osoby, które naprawdę powinny wziąć w spotkaniu udział. Dla pozostałych członków zespołu - są opcjonalne. Spotkania spontaniczne, bez agendy praktycznie się nie odbywają.
Serdecznie Was zachęcam do zrewidowania polityki spotkań - tych on-line i mających miejsce w salach konferencyjnych w biurach. Spróbujcie naszej metody i dajcie mi znać, czy sprawdza się ona w Waszych zespołach.
