W Nozbe wszyscy pracujemy zdalnie od 2007 roku. Nie mamy żadnego fizycznego biura. Przez wszystkie lata pracy z domu sporo się na ten temat nauczyliśmy. Skorzystaj z naszych doświadczeń - dowiedz się, jak pracować z domu - jak pracować zdalnie i być produktywnym.
Praca zdalna jako rozwiązanie problemu
Firmy z całego świata zaczęły szukać nowych rozwiązań - coraz więcej osób będzie wykonywać swoją pracę zdalnie. Przejście na tryb pracy z domu nie musi jednak mieć negatywnego wpływu na produktywność firm i pracowników. Wręcz przeciwnie – praca z domu może być bardziej wydajna niż ta wykonywana w hałaśliwych, otwartych przestrzeniach, gdzie co chwilę któs lub coś zakłóca nam pracę.
Jak pracować zdalnie – praktyczne wskazówki
Oto nasze wskazówki, jak skutecznie pracować z domu.
1. Stwórz swoją przestrzeń do pracy
W pracy zdalnej ważna jest wydzielona przestrzeń do pracy. Może to być zwykły stół lub biurko. Czyste i uporządkowane. Ze wszystkimi materiałami referencyjnymi i urządzeniami, których możesz potrzebować dostępnymi pod ręką. Zamiast zamykać się w sypialni – miejscu kojarzącym się z odpoczynkiem – wybierz inny pokój lub przestrzeń w swoim domu, która będzie przeznaczona tylko do pracy.
Niektórzy mogą sobie pozwolić na prawdziwe biuro domowe – np. oddzielny pokój, ale większość osób pracuje z kuchni, salonu lub, tak jak ja, przejmują biurko dziecka gdy akurat przy nim nie pracuje. To motywuje mnie do trzymania się ustalonego harmonogramu dnia – wiem, że moje „domowe biuro” jest dostępne tylko do konkretnej godziny.
2. Ustal zasady wykonywania pracy w domu
Jednym z problemów, z którymi mierzą się osoby pracujące z domu jest to, że inni ludzie nie traktują ich pracy poważnie. W rezultacie znajomi mogą wpadać na kawę lub dzwonić do Ciebie z prośbami o różne przysługi akurat wtedy, gdy jesteś skupiony na ważnym zadaniu.
By nie dochodziło do tego typu sytuacji, porozmawiaj z domownikami i bliskimi i wyjaśnij im, że choć fizycznie nie wychodzisz do pracy, to jesteś w pracy. Wytłumacz im, o jakich porach jesteś zajęty, kiedy masz przerwy, a kiedy kończysz pracę. Dzięki temu unikniesz nieporozumień.
3. Pozbądź się rozpraszaczy
W pracy rozpraszają nas nie tylko ludzie. Czyhają na nas również inne pułapki. Przykładowo, pracując z domu, nie musisz chować się przed współpracownikami lub szefem, by móc korzystać z mediów społecznościowych. Możesz także spędzać zbyt dużo czasu w kuchni na przygotowywaniu przekąsek czy napojów lub na innych pracach domowych.
Aby ustrzec się przed tymi grzeszkami i nie marnować czasu, postaraj się przygotowywać przekąski i napoje przed pracą. Ustal sobie przerwy, w których będziesz mógł coś zjeść lub zrobić pranie, i trzymaj się ich.
Tylko Ty i Twoja silna wola mogą powstrzymać Cię od przeglądania portali społecznościowych, które od rana do wieczora bombardują Cię sprawami innych ludzi. Oboje wiemy, że to kompletna strata czasu i energii, prawda? Jeśli to Cię nie powstrzymuje, usuń adresy social mediów ze skrótów w swojej przeglądarce, pokasuj aplikacje, wyloguj się ze wszystkich kont, a w ostateczności zainstaluj narzędzie blokujące portale społecznościowe.
4. Ubierz się i zachowuj się tak, jakbyś szedł do biura
Aby się skupić i zmotywować do pracy, stosuj podobną rutynę do tej, jaką miałbyś, wychodząc do pracy do biura. Codziennie ustawiaj budzik na tę samą godzinę. Wstań z łóżka – zapomnij o pracy w piżamie. Ubierz się, a nawet spryskaj ulubionymi perfumami. Zjedz śniadanie, wypij kawę, jeśli taki miałeś zwyczaj, gdy jeszcze nie pracowałeś w domu. Stworzenie porannego rytuału i trzymanie się go pozwoli Ci dobrze przygotować się do pracowitego dnia.
5. Określ swoje priorytety oraz zadania mniejszej wagi
Możesz zdecydować, nad czym będziesz pracować dzień wcześniej wieczorem lub z samego rana. Niezależnie od pory, jaką wybierzesz, upewnij się, że znasz swoje najważniejsze zadania. Dzięki temu będziesz mógł planować swoje działania i monitorować postępy w ich realizacji.
W książce „Jedna rzecz”, Gary Keller i Jay Papasan przekonują, że najlepiej ograniczyć się do niezbędnego minimum. Proponują wybór jednego, kluczowego celu na dany dzień i potraktowanie wszystkich innych spraw jako drugorzędnych. Inną metodą jest określenie najważniejszego zadania na dany dzień, a następnie wykonanie trzech innych dużych zadań i zakończenie dnia wykonaniem kilku drobnych zadań, które „dobrze byłoby mieć zrobione”.
Spróbuj zacząć od najważniejszych zadań. Zaczynając od spraw najmniejszej wagi, nim się obejrzysz, dzień się skończy i braknie Ci czasu na wykonanie kluczowych działań.
A jeśli lista zadań Cię przytłacza, przeczytaj nasz poradnik, jak ze wszystkim dać radę.
6. Planuj swój dzień w czasie
Greg Mckeown, autor książki „Esencjlista. Mniej, ale lepiej” pisze, że „jeśli nie określisz swoich priorytetów, ktoś inny zrobi to za ciebie”. Dlatego tak istotne jest, aby przejrzeć projekty i zadania, określić, co musisz zrobić dzisiaj i w jakiej kolejności.
Brak planu powoduje poczucie zagubienia, a w efekcie odkładanie większych, ważniejszych zadań na później.
Ale uwaga! Nie planuj zbyt wielu zadań – przyniesie Ci to jedynie stres i rozczarowanie. Dobrym pomysłem jest również dodanie pewnego zapasu czasowego do każdego zadania – ok. 20% powinno wystarczyć.
Pamiętaj też, że nie każde zadanie musi mieć określony termin wykonania. Problem z wyznaczaniem deadline’ów jest taki, że nim się obejrzysz na Twojej liście będzie 35 zadań do wykonania i to na dziś! Lepiej przypisywać terminy tylko tym zadaniom, które naprawdę muszą być wykonane w określonym czasie lub chcesz o nich otrzymywać przypomnienia.
7. Pracuj w skupieniu przez określony czas
W tradycyjnym biurze, ludzie często sobie przeszkadzają w pracy. Potrzebując szybkiej informacji zwrotnej od współpracownika, wystarczy do niego podejść i zadać mu nurtujące pytanie. Przeszkadzanie innym w pracy kosztuje czas, bo po takiej rozmowie kolega lub koleżanka musi poświęcić kilka minut na powrót do wykonywanych wcześniej obowiązków. Praca z domu daje Ci luksus niezakłóconej pracy i koncentracji. (*chyba, że trwa kwarantanna i pracujesz w obecności dzieci - tu odsyłam Cię do punktów 1., 2., i 6. - choć mogą okazać się nie do końca skuteczne.)
Twoim celem jest jak najdłuższa praca w skupieniu. Jak to osiągnąć? Poprzez odpowiednie zarządzanie czasem: robienie krótkich przerw i odkładanie na później niepowiązanych spraw.
Możesz tu skorzystać z techniki Pomodoro. Jest to prosta technika, w której pracuje się w 25-minutowych blokach czasowych (Pomodoro), a po każdym takim bloku robi się 5-minutową przerwę. Cztery Pomodoro to pełna sesja, po której możesz sobie zrobić dłuższą przerwę (15-30 minut). Oczywiście, możesz zmodyfikować te bloki czasowe w zależności od swoich potrzeb, ale postaraj się odpowiednio skoncentrować i robić przerwy.
8. Nagradzaj się
Nie pozwól, by poczucie winy związane z pracą w domu uniemożliwiało Ci znalezienie czasu na relaks. W czasie przerwy możesz coś obejrzeć, albo jeszcze lepiej – odejść od biurka. Wyjdź na spacer, przegryź coś zdrowego, albo spędź trochę czasu z pozostałymi domownikami.
Zrobienie sobie przerwy na lunch czy ćwiczenia pozwoli Ci doładować baterie, co z kolei przełoży się na lepszą efektywność w pracy. Aby być produktywnym nie musisz pracować przez 100% czasu.
(W obecnej sytuacji, kiedy oprócz dorosłych w domu są także dzieci, poczucie winy związane niemożnością pracy przez 8 godzin dziennie może tym bardziej przytłączać. Pociesz się myślą, że wszyscy jedziemy na tym samym wózku i żadni rodzicie nie “dowożą” tyle, ile by mogli w normalnych warunkach.)
9. Wykorzystaj technologię, aby poprawić swoją produktywność
Z uwagi na brak dostępu do firmowego intranetu czy fizycznych dokumentów, praca z domu może wymagać wsparcia technologicznego.
W Nozbe używamy różnych aplikacji do wykonywania naszej pracy. Na przykład, nasi designerzy korzystają z aplikacji Adobe, a programiści z GitHuba. Do tworzenia map myśli używamy dedykowanych aplikacji, a do burzy mózgów i pisania dokumentacji – Dropbox Paper. Pliki zapisujemy we wspólnych folderach na Dropboksie, gdzie każdy w firmie ma konto. Dzięki temu wszystkie potrzebne pliki są dostępne z każdego urządzenia, a wyniki naszej pracy i informacje zwrotne widoczne są dla całego zespołu.
Do wspólnej pracy używamy też naszego własnego produktu – Nozbe – do współpracy nad projektami i komunikowania się przez zadania. Podobnie jak w Dropboksie, w Nozbe mamy współdzielone projekty, w których dodajemy i delegujemy sobie zadania. Po ukończeniu zadania, opisujemy wyniki w komentarzach do tego zadania, a następnie oznaczamy je jako ukończone lub delegujemy innej osobie, aby dać jej znać, że coś dla niej zrobiliśmy bądź potrzebujemy od niej informacji zwrotnej.
Podczas gdy nasze pliki, zadania i projekty są zsynchronizowane dzięki najnowszym technologiom internetowym, staramy się pracować asynchronicznie i realizować zadania w skupieniu, w konkretnych blokach czasowych.
10. Bądź w stałym kontakcie z zespołem
Kluczem do produktywnej współpracy zespołowej jest komunikacja. Tylko jak skutecznie komunikować się z zespołem, kiedy wszyscy pracują zdalnie? W cyfrowym świecie nie można już bazować na komunikacji „twarzą w twarz”. Porozumiewanie się na czacie może powodować dyskomfort ze względu na napływ ogromnej ilości wiadomości. Z kolei powrót do maila z DW i UDW sprawia wrażenie jakbyśmy cofnęli się do epoki kamienia łupanego – powodzenia w znalezieniu w skrzynce jakichkolwiek użytecznych czy aktualnych informacji!
Przez lata rozwijania Nozbe i Nozbe Teams zrozumieliśmy, że do tego, aby zespoły mogły pracować efektywniej, potrzebują innego rodzaju komunikacji – komunikacji opartej na zadaniach, gdzie wszystkie dyskusje toczą się wokół zadań i projektów. Posiadanie całego kontekstu i wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu pomaga zespołom osiągać rezultaty.
W naszym zespole do współpracy i komunikacji używamy aplikacji Nozbe, co przekłada się na:
- rzadsze zakłócanie sobie pracy,
- mniejszą liczbę spotkań,
- bycie na bieżąco ze wszystkim, co się dzieje – nawet, gdy jesteśmy poza biurem/domem;
- dobrze poinformowany zespół, w którym każdy wie, co i kiedy robić;
- szybszą realizację projektów.
Nozbe to narzędzie przeznaczone dla każdego zespołu, który chce zwiększyć swoją produktywność i usprawnić komunikację. Ty i Twój zespół możecie wypróbować aplikację bezpłatnie pod adresem nozbe.pl
Podsumowanie
Praca zdalna może przynieść korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Stanowi świetną okazję do tego, aby nauczyć się pracować efektywniej, a także doceniać pracę w skupieniu i komunikować się asynchronicznie z zespołem.
Jako pracownik zdalny uczysz się nie przeszkadzać innym tylko dlatego, że możesz. Ty i Twój zespół działacie z dużo większą efektywnością, ponieważ macie znacznie więcej czasu na faktyczną pracę. Każdy może się czasem wyłączyć i nie odpowiadać na wiadomości czy telefony, a jednocześnie nie czuć pokusy, by używać tych narzędzi do współpracy z innymi.
