Większość moich klientów to osoby przytłoczone ogromem obowiązków. Mają na głowie zbyt wiele spraw, a przy tym nie do końca radzą sobie z organizacją swojej pracy. Kiedy zatem przychodzi do realizacji zadań, nie mają pojęcia, od czego zacząć.
Otwierają swoje aplikacje do zarządzania projektami, przeglądają listy priorytetów i się gubią… bo licznik pokazuje 35 zadań do zrobienia na „dziś”. I choć łatwo popaść w nawyk wyznaczania zbyt wielu priorytetów, to na szczęście mam dwa proste sposoby, aby zaradzić temu problemowi.
1. Nie musisz ustawiać terminów wykonania dla wszystkich zadań
Większość osób tworzy zadanie i ustawia dla niego termin realizacji po to, aby nie zapomnieć o jego wykonaniu. Problem jednak polega na tym, że zanim się obejrzysz, na Twojej liście będzie znajdować się 35 zadań do zrealizowania w ciągu jednego dnia! Dużo lepszym sposobem zarządzania zadaniami jest ustawianie terminów tylko dla tych spraw, które faktycznie muszą zostać załatwione w określonym czasie albo tych, dla których chcesz dostać przypomnienie. Przykłady takich zadań to: spłata raty kredytu, udział w określonym wydarzeniu, dostarczenie klientowi raportu itp.
Zadania, które nie mają określonego terminu realizacji, ale muszą zostać wykonane w najbliższym czasie możesz zamieszczać na swej liście czynności. Lista czynności jest kontekstem (lub „Kategorią” w Nozbe), która może być czymkolwiek tylko chcesz – dopóki kojarzy Ci się z danym zadaniem. Możesz mieć wiele takich list – jednym z przykładów jest tworzenie list w oparciu o ilość energii, jaką dysponujesz. Możesz na przykład stworzyć listę „Mało energii” dla zadań rutynowych, które wykonujesz automatycznie i drugą o nazwie „Dużo energii” dla zadań wymagających pełnego zaangażowania i twórczego myślenia. Inne możliwości mogą obejmować osobę, miejsce lub czynność do wykonania – na przykład „Żona/Mąż”, „Biuro”, „MacBook” itp. Raz w tygodniu, w trakcie wykonywania tygodniowego przeglądu, powinieneś dodać zadania do tych list. Bo robisz przeglądy tygodniowe, prawda? 😃
2. Ustal swoje priorytety na każdy dzień
Załóżmy, że naprawdę masz do wykonania 35 zadań „na dziś”, ale nie wiesz od czego zacząć. Moim klientom polecam stosowanie dwóch metod: Najważniejszego zadania (ang. Most Important Task, MIT) i Zadań o znaczeniu drugorzędnym (ang. Secondary Tasks of Importance, STI). Polegają one na tym, aby przejrzeć listę zadań i wybrać trzy najważniejsze zadania do wykonania na dany dzień i zabrać się za ich realizację w pierwszej kolejności. Następnie, należy określić trzy kolejne zadania, których realizacją zajmiesz się dopiero po ukończeniu trzech pierwszych zadań. W Nozbe możesz łatwo to zrobić poprzez utworzenie kategorii z tymi nazwami (MIT i STI) i przypisanie ich do zadania. Następnie, na liście Priorytetów, możesz filtrować widok tak, aby wyświetlić tylko te kategorie.
Na drodze do produktywności często stają nam różne przeszkody. Mam nadzieję, że te dwie wskazówki pomogą Ci stawić czoła wszystkim wyzwaniom.
Autor: Chad Garrett - prezes Productivity Grid, LLC i Ambasador Nozbe. Nozbe to dla niego doskonałe narzędzie do zwiększania produktywności i wdrażania różnych systemów pracy, w tym metodologii Getting Things Done (GTD) Davida Allena.
