Zatrudniając pracowników zdalnie - z różnych krajów i kontynentów, firmy mogą zaoszczędzić sporo pieniędzy na podatkach i kosztach pracy. Praca zdalna niesie jednak ze sobą sporo wyzwań, jak choćby koordynowanie i komunikowanie się z osobami pracującymi w różnych strefach czasowych. Oto siedem wskazówek, które pomogą Ci poprawić i monitorować produktywność Twojego zdalnego zespołu.
1. Dbaj o budowanie dobrych relacji w zespole roproszonym
Aby zespół mógł pracować z maksymalną efektywnością, niezbędne jest zapewnienie mu odpowiednich warunków do rozwoju.
Zachęcaj pracowników do tego, aby pomagali sobie w realizacji trudniejszych zadań i dzielili się pracą, gdy jedna osoba ma za mało zadań, a druga ma ich nadmiar. Przez większość czasu zespoły wcale nie muszą ściśle ze sobą pracować, aby ich współpraca dobrze się układała. Liczy się wzajemny szacunek i wykonana praca. Nie planuj zbyt wielu spotkań służbowych, które często okazują się niepotrzebne i bezproduktywne. Na bieżąco jednak o wszystkim informuj swoich pracowników, aby czuli, że są częścią zespołu. Niech wiedzą, jak ich konkretne działania wpłynęły na finalny produkt lub usługę – pozwól im zobaczyć realne efekty ich pracy. Jeśli pracowali nad stroną internetową – wyślij im link do niej, gdy będzie ona gotowa, itp. Informuj ich o wszystkim, o czym wiedzieliby, gdyby pracowali w normalnym biurze – ważnych spotkaniach, terminach, wydarzeniach.
2. Usprawniaj procesy w zespole pracującym zdalnie
Dokonaj przeglądu swoich procesów i przeanalizuj ich efektywność – również pod kątem indywidualnych klientów. Sprawdź, co możesz wyeliminować, aby jeszcze bardziej je usprawnić i zoptymalizować. W pracy z osobami, które są rozsiane po całym świecie, kluczowe znaczenie ma technologia. Narzędzia takie, jak Nozbe, pomagają scentralizować procesy, aby każdy w zespole był na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie. Najlepiej ograniczyć się do jednej aplikacji niż mieć ich wiele jeśli zależy Ci na poprawie produktywności. Postaw na prostotę.
3. Przypisuj zadaniom krótkie, ale realistyczne terminy wykonania
Ograniczaj czas, który zespół spędza na realizacji poszczególnych zadań. Zespół poświęci na zadanie tyle czasu, ile mu dasz na jego wykonanie. Wyznaczając krótkie terminy, zwiększasz szanse na to, że zadanie zostanie ukończone. O ile nie ustawisz przesadnie krótkiego terminu realizacji zadania, zespół na pewno je wykona. Często zdarza się, że mając ustalony odległy termin na zrobienie zadania, pracownicy przeciągają czas pracy nad nim.
4. Pamiętaj, że nie wszyscy znajdują się w tej samej strefie czasowej
Planując terminy realizacji poszczególnych zadań pamiętaj, że pracownicy mogą znajdować się w różnych strefach czasowych. Ustalając datę wykonania zadania, uwzględnij więc lokalny czas członków zespołu, aby nie dopuścić do sytuacji, w której zespół będzie musiał pracować do 3 w nocy, aby wykonać plan. Stosuj uzupełniające się harmonogramy i organizuj pracę zespołów w cyklach. Nie każ ludziom pracować w środku nocy tylko dlatego, że czas ten pokrywa się z Twoimi godzinami pracy. Planując rozmowy czy wirtualne spotkania, wybieraj takie godziny, w których strefy czasowe pokrywają się ze sobą o rozsądnej porze dla obydwu stron.
5. Zaufanie jest lepsze niż kontrola
Inaczej niż w prawdziwym biurze, w zdalnym zespole nie da się kontrolować tego, kto i kiedy zaczyna oraz kończy pracę. Zdalny zespół to zupełnie inne środowisko. W rezultacie możesz odczuwać chęć kontrolowania swoich pracowników. Postaraj się jednak obdarzyć ich zaufaniem. Mając określony deadline, pracownicy mogą przedłużać czas spędzany na realizacji zadania, jednak najważniejsze jest, aby zostało ono wykonane w terminie. To właśnie elastyczność, jaką oferuje praca zdalna, stanowi jej największą zaletę.
Aby pomóc zespołowi zwiększyć produktywność, zachęć go do korzystania z narzędzi takich, jak Time Doctor lub innych podobnych, które pozwalają śledzić czas spędzany na sprawdzaniu portali społecznościowych, najbardziej produktywnej pracy i prokrastynacji. Wiedza ta pomoże pracownikom zrozumieć, co muszą zmienić, aby poprawić swoją efektywność.
6. Zachęcaj pracowników do zdrowej rywalizacji
Prowadzenie rankingów najlepszych pracowników może pobudzić członków zespołu do zdrowej rywalizacji – zarówno między sobą, jak i pomiędzy zespołami. Ty z kolei zyskasz obraz tego, jak pracują poszczególne zespoły i pracownicy. Na koniec miesiąca lub kwartału możesz nagrodzić najlepszych pracowników, a z tymi, którzy osiągnęli słabsze wyniki przeprowadzić indywidualne rozmowy.
Przekazując informacje zwrotne, stroń od bezpośredniej krytyki. Staraj się przekazywać uwagi w konstruktywny sposób, który wpłynie na ego i sumienie pracownika. Zamiast mówić pracownikom, że źle wykonywali swoje obowiązki, daj im do zrozumienia, że masz wobec nich większe oczekiwania, albo wspomnij o tym, że w kolejnym miesiącu planujesz wprowadzić nagrody dla najlepszych pracowników, itp.
7. Zadbaj o to, by każda komunikacja była efektywna
Komunikacja może być owocna, jednak w większości przypadków jest zbędna i nie niesie ze sobą żadnego ważnego przekazu. Zanim zwołasz spotkanie, upewnij się, że wszyscy są do niego przygotowani. Pamiętaj jednak, że spotkania mogą być stresujące nawet wtedy, gdy jesteśmy do nich przygotowani. Potrafią być toksyczne, o ile nie zostaną poprowadzone w produktywny sposób.
A zatem, ogranicz liczbę spotkań do minimum i oszczędź pracownikom dodatkowego stresu, jaki funduje im udział w zebraniach.
W szybkim przykazywaniu informacji liczy się jasność i skuteczność przekazu.
Podsumowanie
Praca w zespole zdalnym niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i wyzwania. Na szczęście jednak istnieją rozmaite strategie i technologie pozwalające je złagodzić. Kluczem do poprawy produktywności w zespole zdalnym jest stosowanie odpowiednich technologii wspierających budowanie dobrych relacji między jego członkami. Z pomocą odpowiednich narzędzi możesz również śledzić postępy pracowników, a nawet motywować ich do zdrowej rywalizacji. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby poprawić i móc monitorować produktywność Twojego zdalnego zespołu.
