Tempo zmian w dzisiejszym świecie biznesu jest coraz szybsze, a to nie sprzyja skutecznym negocjacjom. Potrafimy skoncentrować się na coraz krótszy czas, w efekcie czego transakcje odbywają się szybciej niż kiedykolwiek. Ta ekstremalna presja zmusza szefów i innych pracowników wyższego szczebla do szybkiego finalizowania złożonych umów, w których gra toczy się o wysoką stawkę, a jedna pomyłka może kosztować miliony. Presja ta sprawia, że negocjatorzy znajdują się w stanie ciągłego napięcia, co może mieć negatywny wpływ na wynik negocjacji. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak prowadzić skuteczne negocjacje, kiedy sytuacja staje się napięta.
Naucz się technik obrony przed presją
Pod niektórymi względami negocjacje biznesowe, w których gra toczy się o wysoką stawkę, można porównać do decyzji i negocjacji prowadzonych przez dowódców wojskowych, które odbywają się pod dużą presją. Podobnie jak ludzie biznesu, oficerowie muszą dbać o budowanie dobrych relacji z innymi liderami, przy jednoczesnym gromadzeniu informacji i znajdywaniu kompromisów.
Choć w przypadku ludzi biznesu i przywódców wojskowych gra toczy się o zupełnie inną stawkę, zarówno jedni, jak i drudzy mogą odczuwać presję do podejmowania szybkich decyzji. Ten artykuł prezentuje studia przypadków ze szkoleń z zaawansowanych technik negocjacyjnych, jak również przykłady negocjacji z prawdziwych operacji militarnych, a także zawiera wskazówki, jak wyjść zwycięsko ze stresujących negocjacji biznesowych.
Nie da się niczym zastąpić doświadczeń zdobytych podczas prawdziwych negocjacji. Z tego powodu warto poświęcić czas na trening umiejętności negocjacyjnych, np. poprzez udział w kursach, w których ćwiczy się różne techniki. Rodzaj negocjacji - produktu czy usługi nie ma tak naprawdę znaczenia. Najważniejsze jest to, jak reagujesz pod wypływem stresu i presji.
Każdy ma swój własny styl, dlatego warto nad nim popracować, aby zyskać głos w dyskusji i nie dać sobie narzucić czegoś tylko dlatego, że nie podołaliśmy presji.
Negocjacje pod presją – czego się wystrzegać
Sytuacje, które odbywają się pod dużą presją przeważnie kończą się albo bardzo dobrze, albo bardzo źle. Gdy stawka jest wysoka, negocjatorzy rzadko decydują się na odejście od stołu i kontynuowanie rozmów w późniejszym terminie. Kiedy porozumienie musi zostać osiągnięte szybko, istnieje duże prawdopodobieństwo, że obydwa zespoły odejdą od stołu niezadowolone, bądź jego wynik będzie miał negatywne skutki.
Pamiętaj: umowy, które podpisujesz mają często długofalowy wpływ na Twoją działalność. Negatywne konsekwencje mogą mieć zwłaszcza umowy przejęcia. Jako przykład można wymienić sytuację, która miała miejsca podczas kryzysu finansowego w 2008 roku. Aby utrzymać płynność finansową, firmy zostały zmuszone do przyjęcia pożyczek ratunkowych od amerykańskiego rządu w zamian za swoje akcje, lecz w wyniku negocjacji prowadzonych pod wpływem dużego stresu padły ofiarą zbyt niskiej wyceny aktywów.
Doskonałym przykładem tego, jak niefortunnie mogą potoczyć się negocjacje biznesowe jest wykupienie Chryslera przez Departament Skarbu Stanów Zjednoczonych. Chrysler otrzymał 12 mld dol. za podział swoich akcji między pracownikami związkowymi, Departamentem Skarbu, kanadyjskim rządem i Fiatem. Fiat negocjował również opcję wykupienia części akcji należących do związkowców oraz amerykańskiego i kanadyjskiego rządu.
Włoski koncern chciał wykupić akcje związkowców, jednak pojawił się problem związany z wyceną aktywów Chryslera. Wynikał on z tego, że nie określono wcześniej czy weksel na sumę 4,59 mld dol. zapłacony związkowcom powinien zostać wliczony do wartości Chryslera. Ostatecznie sprawa zakończyła się w sądzie.
Morał z tego jest taki, że stres i presja mogą kosztować Twoją firmę sporo pieniędzy. Kiedy Fiat negocjował warunki wykupu nie myślano o zabezpieczeniu wyceny. Stojąc przed perspektywą zarobienia miliardów dolarów, związkowcy również popełnili błąd. Do tego doszła presja, która udzieliła się zarówno kierownictwu Fiata, jak i związkowcom.
Sytuacje stresowe hamują naszą kreatywność. Zwykle działa to na naszą niekorzyść, bo najlepsze pomysły przychodzą nam do głowy wtedy, gdy możemy korzystać z kreatywnych obszarów naszego mózgu. Skuteczną metodą, aby zauważyć moment, w którym zaczynamy wkraczać w fazę „walcz lub uciekaj” i tracimy naszą kreatywność jest praktykowanie uważności (ang. mindfulness).
Uważność jest praktykowana na wschodzie od tysięcy lat, a obecnie staje się coraz popularniejszą techniką stosowaną przy stole negocjacyjnym. Jeśli jesteś członkiem zespołu, uważnie obserwuj pozostałe osoby. Natomiast, jeśli negocjujesz we własnym imieniu, obserwuj napięcie mięśni, aby kontrolować to, kiedy zaczyna dopadać Cię stres.
Ponadto, uważnie obserwuj i słuchaj pozostałych uczestników negocjacji. Pewnym sygnałem konfliktu jest wzajemne przerywanie sobie, a już zwłaszcza używanie słowa „ale…”
Wykorzystaj presję czasową na swoją korzyść
Jak widzisz, stres i szybkie decyzje mogą mieć negatywne konsekwencje dla prowadzonych negocjacji. A co z presją czasową? Presja czasowa polega na wykorzystywaniu ograniczonego czasu na swoją korzyść. Jeśli wiesz czego druga strona chce albo potrzebuje, aby zamknąć negocjacje i sfinalizować transakcję, może pojawić się okazja do realizacji Twoich własnych korzyści. Wykorzystywanie presji czasu jest sprawdzoną strategią do zdobywania przewagi w sytuacjach, które odbywają się pod dużą presją.
W poprzednim przykładzie, Chrysler i Fiat znajdowały się pod presją czasową, aby szybko podpisać umowę. Chrysler potrzebował pieniędzy, a Fiat chciał zapewnić sobie najlepsze warunki wykupu póki oferta była aktualna.
W sytuacji idealnej, Fiat wywarłby presję czasową na Departamencie Skarbu, by zawrzeć umowę, w ramach której weksel na sumę 4,59 mld dol. zostałby zaliczony na poczet wyceny Chryslera (obniżając cenę wykupu dla Fiata). Presja czasowa wynikała z faktu, że Departament Skarbu musiał wykupić Chryslera, aby uratować amerykańskie miejsca pracy. Fiat mógł odejść od stołu negocjacyjnego i wykorzystać zbliżający się upadek Chryslera, aby wymusić na rządzie swoje warunki.
W rezultacie jednak, Fiat stracił szansę na to, aby przejąć kontrolę nad negocjacjami i zamiast tego podpisał umowę, która pozostawiła kluczowe korzyści (warunki wykupu) na stole.
Aby móc oszacować skutki opóźnienia w osiągnięciu porozumienia dla osób, z którymi prowadzisz negocjacje, warto zapisać sobie następujące pytania:
- „Czy istnieje termin, do którego musimy osiągnąć porozumienie?”
- „Co się stanie jeśli nie osiągniemy porozumienia do tego czasu?”
Jeśli występujesz w imieniu firmy, porozmawiaj ze współpracownikami, aby zyskać jak najwięcej czasu na osiągnięcie porozumienia i nie czuć na sobie presji czasowej. Upewnij się również, że Twoi współpracownicy nie prowadzą rozmów z drugą stroną, gdyż mogłoby to podważyć Twoją pozycję.
Negocjacje pod dużą presją – co działa
Zakończone pomyślnie, negocjacje prowadzone pod dużą presją przynoszą zwykle duże korzyści – nie tylko finansowe. Czasami jednak współpraca daje większe korzyści niż wzajemne wywieranie presji.
Harvard Business Review przeanalizował przykłady negocjacji militarnych prowadzonych pod dużą presją – zarówno te pozytywne, jak i negatywne. Z tych pierwszych, na uwagę zasługuje zwłaszcza jeden.
Pewnego razu, dowódca baterii artyleryjskich, kapitan Andrew Williams otrzymał od swoich żołnierzy raport o tym, że grupa mężczyzn rozmieszcza w okolicy improwizowane urządzenia wybuchowe. Zamiast reagować z użyciem siły, Williams polecił żołnierzom, by obserwowali teren i ustalili tożsamość mężczyzn podkładających ładunki.
Williams udał się do wioski, z której pochodzili mężczyźni, zwołał starszyznę i kazał im zaprzestać swoich działań. W odpowiedzi, mężczyźni zażądali pieniędzy (presja czasowa), ale Williams nie spanikował tylko zapytał ich dlaczego to robią.
Williams chciał poznać motywacje mieszkańców wioski i dowiedział się, że są biedni i nie chcieli wyjść na informatorów. Williams złożył im kontrofertę: wojsko ustali tożsamość mężczyzn, a starszyzna zaprowadzi ich do najbliżej placówki wojskowej.
Starszyźnie spodobała się oferta, ale bali się, że mężczyźni odpowiedzialni za podkładanie ładunków chcieli jedynie zarobić pieniądze dla swoich rodzin. Williams wziął pod uwagę ich obawy i obmyślił inny plan: pozwoli mężczyznom wrócić do wioski, ale zapisze ich nazwiska w bazie danych. W ten sposób starszyzna zdobyła zaufanie mieszkańców wioski, a przy tym pomogła wojsku.
Wkrótce po tym, Williams zaczął otrzymywać informacje o tajnych składach z bronią. Lokalni mieszkańcy zaczęli go również ostrzegać o ładunkach wybuchowych, które zostały podłożone w okolicy. Mimo że na szali ważyły się ludzkie życia, Williamsowi udało się wynegocjować rozwiązanie niewymagające użycia siły.
Prowadząc negocjacje biznesowe, staraj się spotykać się twarzą w twarz ze swoim dostawcą lub klientem, jeżeli jest to możliwe. Spotkania twarzą w twarz budują zaufanie i wiarygodność, które pomagają skierować dyskusje na tory współpracy.
Postaw na osiąganie sukcesów na wczesnym etapie poprzez znajdywanie wspólnych celów. Porozumienie osiągnięte w początkowej fazie negocjacji buduje zaufanie i pozwala dyskusjom nabrać rozpędu. Podejmowanie najtrudniejszych tematów na zbyt wczesnym etapie negocjacji może być ryzykowne.
Współpracuj, kiedy to możliwe
Choć stresujące negocjacje zwykle oznaczają, że możesz wiele stracić, nie znaczy to, że nie możesz współpracować z drugim zespołem. Pamiętaj – drugi zespół może mieć tyle samo, jeśli nie więcej do stracenia niż Ty.
Tę zaawansowaną strategię współpracy doskonale obrazuje przykład kapitana Williamsa, który pokazuje, jak skutecznie prowadzić negocjacje pod presją. Zamiast przystawać na żądania mieszkańców wioski albo demonstrować swoją przewagę, Williams wykazał się podejściem opartym na zrozumieniu.
Williams podjął współpracę z mieszkańcami wioski i zdołał osiągnąć porozumienie, które przyniosło korzyści zarówno wojsku, jak i mieszkańcom. Choć na szali ważyły się ludzkie życia, Williamsowi udało się wynegocjować rozwiązanie, które uwzględniało najlepsze interesy obydwu stron.
Ostatecznie współpraca opłaciła się tak bardzo, że Williams zyskał znacznie więcej niż pierwotnie chciał wynegocjować. W efekcie zyskał więcej niż gdyby użył wobec mieszkańców siły lub próbował ich zastraszyć.
Sytuację tą można z łatwością przełożyć na świat biznesu. Szkolenia z technik negocjacji uczą, że wspólne wypracowanie rozwiązań może generować większe korzyści. Przyjazne nastawienie czasem popłaca. Nie pal za sobą mostów przez stres chyba, że jest to jedyna opcja (albo nie planujesz więcej współpracować z daną firmą).
Jedną z najlepszych dróg do pozyskania współpracy jest zasłużenie sobie na nią. Zacznij od zrobienia przysługi drugiej stronie. W ten sposób pokażesz jej, że dbasz o jej interesy i że nie interesują Cię wyłącznie Twoje własne potrzeby. Przysługi wywołują w nas chęć odwdzięczenia się drugiej stronie. Jest to bardzo ważne w relacjach opartych na współpracy.
Pokazując, że dbasz o potrzeby drugiej strony, będzie się ona czuła zobligowana do tego, by dbać także o Twoje interesy. Bądź stroną, która zrobi pierwszy krok w tym kierunku.
Podsumowanie
Wynik negocjacji pod presją zależy od sytuacji. Jest wiele strategii, które możesz wykorzystać, ale do tych najskuteczniejszych zaliczają się presja czasowa i współpraca.
Gdy sytuacje staje się napięta, uważaj, by nie wdawać się w kłótnie i nie reagować pod wpływem presji. W przypadku większości relacji biznesowych, znacznie lepiej wyjdziesz na tym jeśli będziesz współpracować z drugą stroną.
