Autorka postu: Delfina (szefowa działu obsługi Klienta w Nozbe)
Praca w Nozbe i bycie członkiem naszego wspaniałego zespołu zapewnia mi mnóstwo wrażeń. Zdarza mi się między innymi widywać najprzeróżniejsze nazwy projektów, zadań i ich opisy.
Chciałabym dziś zwrócić Ci uwagę na bardzo istotny element produktywności, jakim jest dążenie do perfekcji w nadawaniu krótkich i zrozumiałych nazw zadaniom.
Oszczędzaj czas i energię
Konkretne, precyzyjne i krótkie informacje są w dzisiejszych czasach na wagę złota. Niestety ich tworzenie nie jest tak łatwe, jak mogłoby się zdawać. Trudność ta objawaia się w naszych przydługich mailach (doskonały artykuł Leo Babauty na ten temat dostępny jest w 8. numerze Productive! Magazine), notatkach a także w tak błahej, mogłoby się zdawać, kwestii, jak nazywanie działań i zadań. Ich tworzenie porównałabym do pisania książki. Co się stanie, jeśli nadasz jej zbyt długi i niezrozumiały tytuł?
Jak NIE pisać?
Bycie produktywnym to poniekąd dbanie o to, aby wszystkie procesy, działania i komunikaty były zoptymalizowane i proste. Pamiętając o tym, zerknij teraz na poniższą nazwę zadania. Co o niej myślisz?
“Tomku, proszę, podejdź do wieszaka w przedpokoju, weź smycz i obrożę, załóż je psu, otwórz drzwi i wyprowadź psa, upewnij się też, że będziesz z nim na dworze wystarczająco długo, aby zdążył się wybiegać i załatwić - potrzebuje na to około 30 minut.”
Po pierwsze, to nawet nie jest zadanie, tylko check-lista. Mógłby to być nawet mały projekt. Po drugie - Tomek, otrzymawszy takie zadanie, może być zdezorientowany.
Klucz do nazwy idealnej
Jedną z podstawowych zasad obowiązujących w Nozbe jest wysyłanie krótkich i precyzyjnych komunikatów.
Nie sądzisz, że zadanie, które otrzymał Tomek, powinno się po prostu nazywać “Wyprowadź psa”? Ufam, że widząc je na swojej liście zadań, wiedziałby doskonale, co ma zrobić i gdzie wisi smycz. Nie musiałby też tracić czasu na czytanie całej litanii.
Jeżeli jednak Tomasz jeszcze nigdy nie wychodził na spacer z psem, dodatkowe informacje należałoby raczej zamieścić w komentarzu, nie w tytule.
Warto zapamiętać: nie wpisuj do nazwy taska żadnych dodatkowych informacji. Jeśli są konieczne, powinny się znaleźć w komentarzu. Spróbuj stosować tę zasadę, a od razu poczujesz różnicę.
Przykłady nazw zadań zamieszczanych w Nozbe
Pierwsza rzecz, jaką widzę rano to lista Najbliższych działań. Składa się ona z 30-50 zadań o krótkich acz treściwych nazwach: “tłumaczenie posta”, “przejrzyj/napisz komentarze na forum”, “maile od klientów”, “zwroty”, “napisz do Pana Iksińskiego w sprawie posta” itd. Gdyby nie byłe one sformułowane w ten sposób, samo ich czytanie zajęłoby mi mnóstwo czasu, który przecież mogłabym spożytkować na załatwienie kolejnych spraw.
Większość z tych zadań to kwestie rutynowe, do których tak naprawdę nie potrzebuję żadnych notatek ani wyjaśnień. Niektóre zadania mają komentarze dodane przez moje koleżanki z zespołu, informujące, komu należy się zwrot pieniędzy, jaki jest adres mailowy Pana Iksińskiego itp. Nietrudno się domyślić, że wcale nie potrzebuję czytać tych dodatkowych informacji zanim nie zabiorę się za wykonywanie danego zadania. Gdyby były widoczne już w samej nazwie, odciągałyby moja uwagę od sprawy, nad którą akurat pracuję.
Podsumowanie
Według mnie najlepiej sprawdzają się więc zadania z krótkimi, intrygującymi nazwami, które oddają jego istotę, opisując to, co ma być zrobione. Reszta informacji powinna znajdować się w komentarzach. Tu można już wchodzić w szczegóły, jeśli sprawa rzeczywiście tego wymaga. Zarzucanie swoich współpracowników detalami już na samym początku sprawi, że poczują się przytłoczeni i zdezorientowani.
Pytanie: Jakie nazwy nadajecie zadaniom w Twoim zespole? Zachęcam do zamieszczania komentarzy poniżej :-)