Produktywność, a raczej jej brak, może być przekleństwem. Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje zdalnie, czy macie biuro stacjonarne, jeśli nie będziecie trzymać ręki na pulsie, wpłynie to na obniżenie waszej produktywności i morale, a w efekcie zmniejszenie dochodów firmy.
Co gorsza, sprawy piętrzą się i cały czas dochodzą nowe, a to wywołuje coraz większą frustrację i spadek motywacji wśród członków zespołu. Praca nad poprawą własnej produktywności to jedno. Ale jak podnieść produktywność całego zespołu, aby zaczął działać naprawdę skutecznie?
Na szczęście jednak, nic nie dzieje się bez przyczyny. A zatem, jeśli Twój zespół notorycznie nie dotrzymuje terminów i pracuje z niską wydajnością, to sygnał, aby jak najszybciej poszukać przyczyn tych problemów i je wyeliminować.
Sprawdź, co może powodować, że Twój zespół nie jest skuteczny i co możesz z tym zrobić.
1. Brak priorytetyzacji zadań
Członek Twojego zespołu właśnie ukończył mało ważne zadanie. Tymczasem, co z tą pilną sprawą, na której zależało Ci w pierwszej kolejności? Nadal jest niezałatwiona…
Do tego, wciąż słyszysz te same wymówki: „Nie wiedziałem, że to było pilne”.
Odpowiedzialność za tego typu sytuacje spoczywa na barkach lidera zespołu. Jeśli to Ty zarządzasz zespołem, musisz popracować nad swoją umiejętnością komunikowania, co jest, a co nie jest w danej chwili najważniejsze.
Określ, które zadania trzeba wykonać w pierwszej kolejności, a następnie upewnij się, że zespół zna wszystkie priorytety.
Samo przydzielanie zadań za pośrednictwem narzędzia do zarządzania projektami to za mało. Pracownik, który ma na swojej liście wiele zadań, musi wiedzieć, które z nich mają najwyższy priorytet. W przeciwnym razie, w pierwszej kolejności skupi się na tych, które wydają mu się najłatwiejsze.
Dobrym pomysłem jest użycie dedykowanego narzędzia – np. Nozbe – które umożliwia tworzenie kategorii do określania priorytetów zadań. Dzięki temu, każdy w zespole widzi, na czym musi skupić się w pierwszej kolejności, a które sprawy może odłożyć na później.
2. Zespół obcych sobie osób
Coś miało być zrobione, a nie zostało.
Jaki jest powód tym razem?
„Nie wiedziałem, do kogo zwrócić się o pomoc”.
Ktoś z Twojego zespołu potrzebował pomocy, ale nie wiedział do kogo kierować pytania. W efekcie, nie poprosił o nią nikogo, zapominając zarówno o pytaniu, jak i o samym zadaniu.
Ważne jest, aby wspierać dobrą komunikację w zespole tak, aby każdy w zespole wiedział, kto jest kim i za co jest odpowiedzialny. Wówczas, w razie problemu, będzie wiadomo, do kogo zwracać się o pomoc.
Jeśli jesteś liderem zespołu, dopilnuj, by cały zespół o tym wiedział. Jeśli jest nim ktoś inny – upewnij się, że każdy wie, kto to jest. Wyznaczenie lidera zespołu zapewni Ci stabilną podstawę do dalszego działania.
Aby mieć pewność, że każdy w zespole wie, kto i za co jest odpowiedzialny, dobrym pomysłem jest stworzenie specjalnego pliku Google Doc z imionami i nazwiskami wszystkich osób, listą ich obowiązków i danymi kontaktowymi, do którego cały zespół będzie mieć wgląd. Pamiętaj jednak, aby regularnie go aktualizować.
3. Częste spory i konflikty
Konflikty są nieodłączną częścią życia i współpracy. Dochodzi do nich nawet w najzdrowszych relacjach. Czasem wręcz, mogą mieć na zespół zdrowy wpływ.
Natomiast, czy wiesz, co nie jest zdrowe? To nieumiejętność rozwiązywania konfliktów w zespole.
Konflikty wśród członków zespołu są nieuniknione. Ludzie będą się ze sobą kłócić i sprzeczać. To zupełnie normalne, gdy spędzamy ze sobą większość dnia, zamknięci w czterech ścianach biura.
Jeśli jednak nie potraficie przetrwać burzy, konflikt będzie rzutować na pracę całego zespołu.
Nie chodzi o to, by wszyscy w zespole się ze sobą przyjaźnili. Najważniejsze to wychwytywać wszystkie spory i konflikty i umiejętnie je rozwiązywać.
Nie jest to proste, ale zawsze możesz wziąć kogoś na bok i porozmawiać z nim na osobności. Nie zrzucaj na nikogo winy lecz zachęcaj pracowników, by otwarcie rozmawiali o problemach. Wspieraj przejrzystą komunikację i pokaż, że Twoja firma jest miejscem, w którym każdy może wyrazić swoje zdanie. Przypomnij wszystkim, że wypadki się zdarzają – nie zawsze jest tak, że ktoś musi być winny. Wszyscy dążycie do tego samego celu, więc spróbujcie się na nim skupić.
4. Brak jasno sprecyzowanej wizji
Jeśli nie komunikujesz zespołowi swojej wizji ani celów albo robisz to mało precyzyjnie, nie możesz oczekiwać, by podzielał Twoją ekscytację i motywację.
Aby członkowie zespołu naprawdę poczuli się częścią projektu, musisz dzielić się z nimi swoją wizją. Pokaż im, w jakim kierunku zmierzacie – co jest misją i celem projektu? Zachęcaj pracowników do tego, aby zaangażowali się w projekt. To zwiększy ich motywację i poczucie odpowiedzialności, a jednocześnie sprawi, że zadania będą realizowane w szybszym tempie i z większym entuzjazmem. To z kolei pozwoli wam zwiększyć waszą produktywność i działać z jeszcze większą skutecznością.
Przykład? Michał, szef Nozbe, nagrywa filmiki, żeby dzielić się z zespołem swoją wizją, omawiać postępy i wyznaczać cele dalszego rozwoju firmy. Zamieszcza je w odpowiednim projekcie w Nozbe i otwiera dyskusję, zachęcając zespół do wyrażania opinii.
W Nightwatch, co kilka miesięcy organizujemy spotkania, na których dyskutujemy o naszych postępach i planach, aby wszyscy byli na bieżąco z sytuacją w firmie. Ponieważ jednak jesteśmy zespołem pracującym w pełni zdalnie, spotykamy się wirtualnie, współdzieląc ze sobą ekrany i udostępniając sobie prezentacje i statystyki.
5. Nieokreślony obszar odpowiedzialności
Jeśli w Twoim zespole zbyt łatwo pada stwierdzenie „To nie mój problem” lub „Nie jestem za to odpowiedzialny”, to duży problem.
Jest to problem tym większy, jeśli ktoś faktycznie był za coś odpowiedzialny, ale nie miał o tym pojęcia.
Z badań przeprowadzonych w temacie odpowiedzialności w pracy wynika, że jedną z przyczyn unikania przez pracowników odpowiedzialności za powierzone zadania jest niewiedza. Często zwyczajnie nie zdają sobie sprawy z wagi swoich zadań – lub swojej odpowiedzialności za nie.
Aby zwiększyć poczucie odpowiedzialności członków zespołu, możesz użyć narzędzi do zarządzania zadaniami i popracować nad swoją umiejętnością skutecznej komunikacji. Dopilnuj, aby każdy wiedział, co jest od niego wymagane, jakie ma obowiązki oraz jakie zadania wiążą się z jego stanowiskiem. Nie wpadaj w tę pułapkę i nie zostawiaj zespołu z samodzielnym wyborem zadań, które chce realizować. Upewnij się, że każdy wie dokładnie, za co jest odpowiedzialny.
W celu wyznaczenia ról i obowiązków poszczególnym osobom również możesz użyć Nozbe. Twórz dobrze zorganiozowane projekty i deleguj zadania członkom zespołu, aby wiedzieli czego od nich wymagasz.
Podsumowanie
Jak widzisz, istnieje co najmniej 5 powodów, dla których Twój zespół może nie pracować z pożądaną efektywnością. Zastanów się, które z nich dotyczą Twojego zespołu i skorzystaj z przedstawionych tu wskazówek, by rozwiązać problemy i pchnąć sprawy w dobrym kierunku. Pamiętaj też, że im efektywniejsze będą wasze działania, tym lepsze będziecie mieć samopoczucie.
A zatem, nadawaj wszystkim zadaniom priorytety, dopilnuj, by pracownicy znali swoje role w zespole (możesz utworzyć w tym celu specjalny dokument na Google Docs), rozwiązuj napięcia i konflikty, dziel się z zespołem swoją wizją i przypilnuj, aby każdy miał jasno określone zadania.
