Żyjesz w czasie teraźniejszym czy tylko starasz się za nim nadążyć? Czasami, aby być na bieżąco, trzeba porzucić utarte schematy działania. Na przykład:
1. Zacznij wstawać godzinę wcześniej
Jeszcze 60 lat temu koncepcja późnowieczornych wydań wiadomości (23:00) była czymś całkowicie nieznanym. Ludzie kładli się spać między 21:30 a 22:00. Od kiedy zaczęli siedzieć do późna, by obejrzeć późnowieczorne wydanie wiadomości, stacje telewizyjne zaczęły nadawać programy typu talk show. W efekcie, cała populacja kładzie się spać później niż to robiło poprzednie pokolenie.
A gdyby tak położyć się spać wcześniej, a rano wstać o godzinę szybciej? Tę dodatkową godzinę możesz spożytkować na oglądanie wschodu słońca, ćwiczenia, albo wcześniejsze wyjście do pracy, by zdążyć przed największym ruchem. Czynności, które podejmiesz z samego rana, mogą mieć wpływ na to, jak będziesz postrzegać resztę swojego dnia. Jeśli zatem chcesz zyskać świeższe spojrzenie, zmień swoją rutynę i zacznij wstawać wcześniej!
2. Pracuj w ogrodzie/na ganku/na balkonie
Zmieniając miejsce i otoczenie, otworzysz się na nowe perspektywy. Jeśli pogoda temu sprzyja, możesz też popracować na dworze (np. pod drzewem) lub w “ogródku” pobliskiej kawiarni. Przebywanie na powietrzu pozwala dostrzegać rzeczy, których nie jesteśmy w stanie widzieć w biurze. Pracując w naturalnym, harmonijnym otoczeniu, zyskasz spokój umysłu, co pozwoli Ci odetchnąć od biurowego zgiełku. Przyda się to zwłaszcza przy tych zadaniach, które wymagają od Ciebie uruchomienia wyobraźni i kreatywnego myślenia (np. przegląd tygodniowy), a jednocześnie sprawi, że Twoja produktywność będzie większa niż kiedykolwiek.
Zastanów się, w jakich miejscach będzie Ci się przyjemnie pracować. Może to być biblioteka, czy kawiarniany taras. Zmiana miejsca pracy może szybko zaowocować różnymi korzyściami.
3. Jeśli możesz, odbieraj maile tylko raz w tygodniu
Odłóż przeglądanie maili na później. Większość rzeczy nie jest na tyle istotna, by wymagała Twojej codziennej uwagi. Często narzucamy sobie zbyt szybkie tempo reagowania na różne rzeczy.
4. Jeśli to możliwe, odłóż rozmowy telefoniczne w czasie
Wyobraź sobie, że jesteś na wakacjach i przez kilka dni nie będzie Cię pod telefonem. Pamiętaj – nie musisz odpowiadać na każdy telefon od razu. Wstrzymując się z oddzwonieniem przez kilka godzin lub dzień, zyskasz czas na załatwienie spraw w sposób, który jest niemożliwy do osiągnięcia, gdy w kółko dręczą Cię telefony. Badania pokazują, że głównym rozpraszaczem i powodem, dla którego marnujemy cenny czas w pracy są właśnie telefony.
Wiadomo, że nie da się być niedostępnym przez cały czas, ale możesz kontrolować to, kto i kiedy może do Ciebie dzwonić. Zostaw wiadomość na poczcie głosowej lub przekaż sekretarce informację, że będziesz niedostępny – na przykład, przez najbliższe dwa dni, do 15:00 lub ile chcesz. W ten sposób zyskasz chwilę oddechu, a jednocześnie w kulturalny i profesjonalny sposób poinformujesz dzwoniących, kiedy będą mogli się z Tobą skontaktować.
Przy późniejszym przetwarzaniu nieodebranych połączeń, możesz oznaczyć je w Nozbe przy użyciu kategorii „Telefon” i wykonać poszczególne zadania “za jednym zamachem”.
5. Porzuć 80% bezproduktywnych czynności
Zasada Pareta (zasada 80/20 lub 80 na 20) głosi, że 80% działań, które podejmujesz przekłada się zaledwie na 20% osiąganych wyników. Z kolei pozostałe 20% Twoich działań przekłada się na pozostałe 80% Twoich wyników. Zobrazujmy to na przykładzie sklepu z narzędziami: 80% zysków generuje 20% towaru; pozostałe 80% towaru generuje jedynie 20% zysków.
Kluczem do sukcesu w handlu jest zatem wybór 20% towaru, który generuje największe zyski. Mądry kierownik sklepu wie, że powinien rozplanować rozmieszczenie towaru w taki sposób, aby te 20% znajdowało się w bezpośrednim zasięgu kupującego, a pozostałe 80% poza jego bezpośrednim zasięgiem. Zastanów się, które czynności, jakie wykonujesz w ramach pracy (i życia osobistego), przynoszą Ci największe korzyści i przekładają się na najlepsze rezultaty. Miej odwagę, aby porzucić te zadania, które nie przynoszą Ci żadnych korzyści – po prostu pozbądź się tych nieproduktywnych 80%.
6. Korzystaj z doświadczeń innych osób
Czy zdarzyło Ci się wybrać na lunch ze znajomym i spontanicznie zacząć wymieniać się sposobami na to, jak poprawić efektywność w pracy? Dyskusja toczy się w najlepsze, wymieniacie się różnymi świetnymi pomysłami. Nagle przychodzi kelner z rachunkiem i rozmowa się urywa…
Po powrocie do pracy często zapominamy o pomysłach uzyskanych w takich okolicznościach lub spychamy je na dalszy plan. Jeśli świadomie zaplanujesz spotkanie tylko po to, aby puścić wodze kreatywności, zyskasz kontrolę nad swoim czasem, co w efekcie pozwoli Ci spędzić go możliwie najbardziej produktywnie.
Każdy kontakt z drugą osobą to możliwość zetknięcia się z całkowicie nowym światem. Wchodząc w interakcję z innymi, zyskujesz nowe spojrzenie na różne sprawy.
Warto zatem nieustannie poszukiwać sposobów, by udoskonalać swoją codzienną rutynę. Zapamiętaj: każdy dzień i każda chwila skrywają w sobie ogromy potencjał!
Jest autorem książek Breathing Space, Simpler Living i Dial it Down, Live it Up. Odwiedź stronę BreathingSpace.com lub zadzwoń pod numer +1-919-932-1996, aby dowiedzieć się więcej na temat prezentacji i seminariów prowadzonych przez Jeffa, m.in.:
- Managing the Pace with Grace® (Efektywne zarządzanie tempem pracy),
- Achieving Work-Life Balance™ (Jak osiągnąć równowagę między pracą a życiem),
- Managing Information and Communication Overload® (Zarządzanie natłokiem informacji i komunikacji)
