Die Finanzbuchführung ist ein Spiegel, der die Qualität des Managements und die Effektivität eines jeden Unternehmens reflektiert. Eine sachkundige Finanzbuchführung gleich von Beginn an hilft, die finanzielle Lage korrekt zu bewerten und den Geldfluss in den richtigen Strom zu leiten. In diesem Artikel sprechen wir darüber, wie man die Geldströme auf jeder Stufe der Unternehmensentwicklung berücksichtigt und wie man die finanzielle Situation analysiert.
Erstellen Sie einen echten Plan für jeden Monat/für das Vierteljahr/für das Jahr
Das Tempo, wie sich die Märkte und das Unternehmen wandeln, wächst, ebenso wie die Unsicherheit, aber dennoch brauchen Sie Pläne. Im Planungsprozess können Sie einige Zeiträume vorausschauen und voraussagen, wie das Finanzergebnis sein wird.
Wie macht man das in der Praxis?
- Ist die Unsicherheit hoch, gibt es 3 Szenarien: optimistisch, realistisch und pessimistisch. In diesem Prozess müssen Sie auf alles vorbereitet sein und das wahrscheinlichste Szenario herausfinden.
- Legen Sie so genau wie möglich die geplanten Verkäufe und Preistrends für die wichtigsten Rohstoffquellen fest. Die Zahlen, die man aus der Planung gewinnt, bilden die Basis des Budgets, das dem Unternehmen oder einer bestimmten Abteilung zur Verfügung steht. Daher arbeiten verschiedene Abteilungen an dem Budget: die Verkaufs-, Materialbeschaffungs- und Finanzabteilung.
Synchronisieren Sie die Arbeit der Materialbeschaffungs- und Verkaufsabteilung (hier können Sie Nozbe nutzen und durch Aufgaben miteinander kommunizieren). Wenn diese Abteilungen nicht reibungslos arbeiten, werden Sie auf jeden Fall Probleme damit haben, den Käufern die Waren zu liefern; auch Ihr Ruf wird beschädigt. Um Produkte zu verkaufen, müssen Sie das Geld in dem Produkt einfrieren oder den Preis reduzieren, sodass der Kauf für den nächsten Käufer lukrativ ist.
Bieten Sie jedem Partner die Möglichkeit, die Finanzen zu kontrollieren
Gibt es mehr als einen Partner und Gründer in einem Unternehmen, ist es in der Regel so, dass sich nur einer mit der Betriebsführung beschäftigt. Die anderen werden langsam nicht mehr verstehen, was passiert und wohin das Geld geht, da sie an der aktuellen Unternehmensentwicklung nicht mehr beteiligt sind.
Geld auszugeben erscheint ihnen dann unvernünftig, die Beziehungen scheinen nicht länger offen und ehrlich zu sein. Hinzukommt, dass die gute Beziehung mit einem Partner schrittweise zerstört wird. Wegen der Differenzen über die Finanzierung sind schon Tausende von Partnerschaften und Freundschaften kaputt gegangen. Das können Sie aber vermeiden, wenn Sie die finanzielle Lage im Unternehmen kontrollieren und auch Ihrem Partner erlauben, über alle Veränderungen informiert zu sein.
So beheben Sie einen Fehler
Wenn Sie die Vermögensbilanzen erstellen und nachverfolgen, wissen Sie und Ihr Partner immer, wofür Geld ausgegeben wurde, gleichzeitig überziehen Sie auch nicht das festgelegte Budget. Das funktioniert besonders gut bei Gemeinschaftsgeschäften. Diese Berichterstattung kann einem externen Buchhalter oder einem Mitarbeiter anvertraut werden, allerdings unter dem Vorbehalt, dass jeder Partner jederzeit die notwendigen Daten erhalten kann.
Richten Sie getrennte Konten ein
Richten Sie getrennte Konten für das Geld für das Unternehmen und für das der Familie ein. Mit einer getrennten Kontoführung gibt es keine Verwirrung, wenn Sie Steuern bezahlen oder andere Zahlungen leisten müssen, es hilft Ihnen, verantwortlicher mit dem Geld des Unternehmens umzugehen. Sie haben auch den Überblick darüber, wie viel Geld genau ausgegeben wurde. Das schützt auch Ihr persönliches Vermögen vor Schulden und anderen Ausgaben bei der Arbeit, wenn das Unternehmen in schwierigen Zeiten ist.
Praktische Wege, getrennte Konten zu verwalten
- Es genügt nicht, ein eigenes Konto für Ihr Unternehmen zu haben. Es ist wichtig, es genau als das Geld des Unternehmens zu sehen, das wieder in die Weiterentwicklung des Unternehmens investiert werden muss. Werden die Unternehmensausgaben von einem Konto gezahlt, ist es leichter, diese nachzuverfolgen und Sie haben eine klare Vorstellung von dem Profit Ihres Unternehmens.
- Haben Sie das Geld an einem sicheren Ort. Sprechen Sie mit anderen Unternehmern und finden Sie heraus, welche Bank und welchen Sparplan sie haben. Überlegen Sie sich zusätzlich auch verschiedene Investitionsmöglichkeiten, sodass Sie Ihr Geld nicht nur sparen, sondern auch vervielfachen.
Nutzen Sie die maximalen Möglichkeiten moderner Software für Buchhaltung und Finanzkontrolle
Die Automatisierung des Buchhaltungsprozesses ist eine gute Hilfe. Dank der Automatisierung arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter schneller und machen weniger Fehler. Fähige Programme helfen Ihnen dabei, das Finanzmanagement zu automatisieren, wenn Sie richtig mit ihnen arbeiten. Richten Sie diese entsprechend Ihren Bedürfnisse ein. Lassen Sie die Berichte erstellen, die Sie brauchen. Arbeiten Sie ständig mit dem Programm, da sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Ihre Bedürfnisse ändern.
Vergessen Sie aber auch nicht, regelmäßig Backups zu machen. So sind Sie sicher, dass Sie keine Kontodaten der letzten Jahre verlieren, sollte das Programm mal zusammenbrechen oder ein Virus auftreten. Richten Sie ein automatisches Backup in die Cloud oder auf die Festplatte und die Cloud ein, damit Sie zu 100% sicher sind, was die Datenintegrität betrifft.
Vermeiden Sie zu hohe Risiken, wenn Sie sich einen neuen Markt erschließen
Sie können ein Risiko eingehen, wenn es wirklich gerechtfertigt ist, Sie können aber auch einem Impuls nachgeben oder einer Beeinflussung von außen folgen. Die erste Risikogruppe hat eine positive Erwartung, die zweite – eine negative. Die Wahrscheinlichkeit der ersten Gruppe arbeitet zu Ihren Gunsten, die Wahrscheinlichkeit der zweiten entspricht nicht Ihren Erwartungen. Mit dem Entstehen neuer Märkte und Produkte bleibt das Risiko bestehen. Es ist wichtig dass Sie sicherstellen, dass das Risiko gerechtfertigt ist. Ein kluger Finanzier erkennt die Idee eines neuen Unternehmens oder Produkts und kann sagen, ob es sich lohnt, Zeit und Geld zu investieren.
So vermeiden Sie risikoreiche Ausgaben
Der Finanzier muss vertretbare Risiken eingehen, einen möglichen negativen Effekt reduzieren und sich gegen mögliche Schäden absichern.
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Wenn Sie sich einen neuen Markt erschließen, müssen Sie zuerst die Situation erfassen und dann die Investitionen planen. Es gibt eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Investition nicht gerechtfertigt ist. Die erste Stufe der Markterschließung findet innerhalb des Unternehmens statt, auf der zweiten Stufe folgt eine Marktanalyse, die Bewertung durch einen Sachverständigen sowie das Testen einer Hypothese, indem ein Pilotprojekt auf den Markt gebracht wird.
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Verstehen Sie die Mechaniken des Markts, finden Sie heraus, welche Produkte nachgefragt werden und zu welchem Preis. Bestimmen Sie, ob der Markt genügend Kapazitäten hat, um Ihre Finanzziele zu erreichen. Markführung hilft nicht, wenn die Nische arm ist und nicht wächst.
Nehmen Sie sich genügend Zeit, den heimischen Markt zu erforschen
Wie wichtig ist hier die Finanzierung?
Wenn Sie Ihre Kunden und Mitbewerber nicht kennen, verlieren Sie Geld. Wenn Sie z.B. Produkte entwickeln, die keiner kauft, wenn Sie den Preis zu hoch oder zu niedrig ansetzen, verlieren Sie Kunden oder reduzieren Ihren Profit. Ohne dieses Wissen ist es leicht, eine Werbekampagne zu starten, die Ihr Geld “auffrisst” und nicht die gewünschten Ergebnisse bringt. Diese Liste kann man beliebig weiterführen.
Was ist zu tun?
Die Antwort ist einfach: Sie müssen Daten über den Markt sammeln, über die Nische, die Kunden, Mitbewerber und Trends. Zum Glück gibt es viele fortschrittliche Systeme, einschließlich solchen, die künstliche Intelligenz nutzen,, um bei diesem Problem zu helfen.
Verbessern Sie Ihr Wissen über Finanzierung
Ein Unternehmen zu führen bedeutet, ständig Lösungen im Finanzmanagement zu finden. So wie Ihr Unternehmen wächst, so müssen Sie mehr wichtige Finanzentscheidungen treffen. Sogar wenn es einen erfahrenen Finanzier in Ihrem Team gibt, müssen Sie immer noch mit ihm in derselben Sprache sprechen, d.h., die Ziele des Unternehmens in der Sprache der Finanzzahlen formulieren. Daher sollten Sie von Beginn Ihres jungen Unternehmens an Ihr Wissen über Finanzen verbessern. Lesen Sie Bücher, schauen Sie sich Webinare an, besuchen Sie Seminare und – natürlich – reden Sie mit erfahreneren Unternehmern über das Finanzmanagement.
Kurze Zusammenfassung
Die wichtigsten Schritte für eine klare Unternehmensbuchführung:
- Entwicklen Sie die Angewohnheit, von Beginn an den Cashflow Ihres Unternehmens zu analysieren;
- Planen Sie Ihre Ausgaben und vergleichen Sie diese mit Ihrem Einkommen;
- Sammeln Sie ständig Informationen über den heimischen und ausländischen Markt;
- Vermischen Sie nicht die persönlichen Finanzen mit dem Unternehmensgewinn;
- Automatisieren Sie die Berichterstattung über Ihre Finanzen.
Wir hoffen, diese Tipps waren hilfreich für Sie. Wir wünschen Ihnen, dass Ihr Unternehmen schnell wächst und dass Ihr Einkommen immer höher ist als Ihre Ausgaben!
