So nutzt das Nozbe-Team moderne Technologien, um besser miteinander zu kommunizieren und mehr zu erledigen.
Kommunikationspyramide kurz zusammengefasst
Statt der hohen und niedrigen Bandbreite an Kommunikationsstufen zu folgen, die in traditionellen Büros so beliebt ist, haben wir bei Nozbe erkannt, dass es im Grunde 5 Kommunikationsstufen gibt. Sie alle variieren zwischen „höchste Bandbreite“ und „niedrigste Bandbreite“ und sind jetzt, im 21. Jahrhundert, noch stärker, da es Anwendungen und Technologien gibt, mit denen wir sehr viel besser als früher kommunizieren können. Nachfolgend möchte ich auf diese 5 Stufen eingehen.
Stufe 1 – Erledigt und weg
“Konzentriertes Arbeiten”
Das ist der Kern von dem, was wir tun. In einer perfekten Welt würden wir die meiste Zeit unserer Arbeitszeit auf dieser Stufe verbringen. Hier werden wir überhaupt nicht gestört. Wir konzentrieren uns nur auf unsere Arbeit und sobald sie erledigt ist, schicken wir sie anderen Teammitgliedern. Auf dieser Stufe kommunizieren wir über unsere Arbeit.
Stufe 2 – Feedback-Schleifen
„Feedback bitte“
Auf dieser Stufe bekommen wir unser Feedback. In einem traditionellen Büro schreiben die Mitarbeiter hierfür E-Mails – sie tun ihre Arbeit und mailen sie an einen Kollegen mit der Bitte um ein Feedback. Auf dieser Stufe wird keine sofortige Antwort erwartet. Man will einfach eine Rückmeldung und möchte, dass die andere Person ihr Feedback zurücksendet, wenn es ihr passt, innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens. Hier wird die andere Person nicht bei ihrer Arbeit gestört, sie brauchen aber die Hilfe des anderen. Auf dieser Stufe kommunizieren wir über das Feedback.
Stufe 3 – Hin und her
„Direkte Nachrichten“
Auf dieser Stufe wollen wir fast sofort Feedback. In traditionellen Büros geht ein Mitarbeiter einfach zu einem Kollegen, aber dank der heutigen Technologien können wir uns mit Apps Nachrichten schicken. So unterbrechen wir die andere Person nicht so sehr, lassen sie aber wissen, dass wir sehr bald ihre Aufmerksamkeit brauchen. Auf dieser Stufe kommunizieren wir über kurze Nachrichten, um unsere Aufgaben zu erledigen.
Stufe 4 – Sofortiges Feedback
„Sprich mit mir“
Auf dieser Stufe müssen wir etwas diskutieren, brauchen aber nicht die 100%ige Aufmerksamkeit des anderen – dafür eignet sich Voicemail. In traditionellen Büros ruft ein Mitarbeiter einen Kollegen an. So kann der Kollege immer noch sehr schnell ein Feedback geben, auch wenn er aktuell mit etwas Unwichtigem beschäftigt ist (wie spazieren gehen oder fahren). Auf dieser Stufe kommunizieren wir schneller, versuchen aber weiterhin, die Zeit des anderen zu respektieren.
Stufe 5 – Besprechungen
„Von Angesicht zu Angesicht“
Hier treffen wir uns persönlich. Das sollte die letzte Option sein und nicht die Standardstufe der Kommunikation. Hier trifft man sich persönlich und nimmt zu 100% an der Konversation und den Rückmeldungen teil. Hier gibt man seine volle Aufmerksamkeit für die Themen, die diskutiert werden, und braucht die volle Aufmerksamkeit der anderen. Auf dieser Stufe kommuniziert man sehr schnell, zahlt aber den Preis dafür. Daher nutzen wir diese Methode bei Nozbe sehr sparsam und nur für die Besprechungen, die wirklich nötig sind.
Deshalb nennen wir es Pyramide
Wir nennen es „Kommunikationspyramide“, um zu zeigen, wie wir innerhalb unseres Teams kommunizieren möchten:
- Wir möchten so viel Zeit wie möglich auf Stufe 1 verbringen,
- bevor wir zu Stufe 2 übergehen und um Feedback bitten.
- Wir gehen dann zu Stufe 3 über und klären Missverständnisse oder Fragen.
- Auf Stufe 4 besprechen wir einige Punkte mit anderen,
- bevor wir zur Stufe 5 kommen, auf der wirklich jeder beteiligt wird, der nötig ist.
In einer idealen Welt würden wir die meiste Zeit auf Stufe 1 verbringen, etwas weniger auf Stufe 2, noch weniger auf Stufe 3 und so wenig wie möglich auf den Stufen 4 und 5.
So kann jeder aus unserem Team mehr erledigen, indem wir sie weniger unterbrechen und Feedback bekommen, wenn wir es wirklich brauchen.
Allerdings ist das leichter gesagt als getan. Zum Glück gibt es tolle Anwendungen und Technologien, die uns dabei helfen, diese Kommunikationsstufen einzurichten. In meinem Buch “No Office Apps” (veröffentlicht in English) gehe ich im Detail auf diese Stufen ein.
