Bei Nozbe sind wir davon überzeugt, dass NoOffice und asynchrone Kommunikation der Schlüssel für eine gute Teamproduktivität sind. Während wir auf das erste bereits mehrmals eingingen, muss das zweite vielleicht noch ein wenig erklärt werden :)
„Hallo, wie geht’s? Könntest du …“ - synchronen Kommunikation
Beginnen wir mit der synchronen Kommunikation – mit dem genauen Gegenteil. Nun, zuerst einmal: Das ist so 20. Jahrhundert! Und: Für uns ist es eines der Haupthindernisse, effizient zu arbeiten.
Beispiel:
Sie arbeiten voll konzentriert an Ihrer Aufgabe. Es hat Sie etwas Zeit gekostet, sich vorzubereiten und sich zu konzentrieren. Die Arbeit läuft gut, Sie machen Fortschritte und haben fast das Gefühl, als würden Sie fliegen … und da kommt plötzlich ein Kollege an Ihren Schreibtisch, tippt Ihnen auf die Schulter und fragt nach etwas, dass, ehrlich, nicht dringend ist!
Er tat es nicht absichtlich; er wollte nicht Ihren Arbeitsfluss zerstören. Er tat es einfach, denn das ist etwas, was man in einem Büro so macht.
Es ist dasselbe, wenn man Personen anruft, weil man was wissen möchte oder ihre Meinung braucht.
Asynchron gegen synchron
Eine Nachricht in der asynchronen Kommunikation kann jederzeit gesendet werden, gleichgültig, ob der Empfänger bereit ist oder nicht. Eine E-Mail oder eine Aufgabe z.B., die in Nozbe delegiert wird, ist asynchron. Der Empfänger kann reagieren, wann er möchte oder wann er Zeit hat.
Synchrone Kommunikation hängt völlig von der Zeit ab – jede Partei muss gleichzeitig verfügbar sein. Sie müssen synchronisiert sein.
Respekt für den Fokus
Hauptgrund für eine asynchrone Kommunikation ist der Respekt gegenüber der Zeit und dem Fokus anderer Leute.
Ich bin mir sicher Sie wissen, wie lange es manchmal dauert, bis man voll konzentriert ist. Und für die meisten Ihrer wichtigen Aufgaben müssen Sie in einem solchen Bewusstseinszustand sein, um sie gut zu erledigen, nicht war?
Schätzen Sie jetzt mal, wie oft Sie an einem Arbeitstag abgelenkt werden … und multiplizieren Sie diese Zahl dann mit 23.
Warum 23? Nach Gloria Mark von der Universität von Kalifornien dauert es so lange in Minuten gerechnet, um nach einer Unterbrechung zur Originalaufgabe zurückzukehren, besonders dann, wenn die Unterbrechung nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat. Wenn man abgelenkt wird, muss man seine Gedanken auf ein komplett anderes Feld richten und man braucht Zeit und geistige Leistung, um wieder zu seiner Aufgabe zurückzukehren.
Dann, nachdem man unterbrochen wurde, möchte man das Versäumte nachholen – man arbeitet schneller, fühlt sich aber gestresst und ist frustriert.
Vorteile der asynchronen Kommunikation
Asynchrone Kommunikation – wie das Austauschen von Aufgaben und Kommentaren in Nozbe oder E-Mails (bei denen es Nachteile anderer Art gibt) – ist ideal für Diskussionen, in denen jeder Informationen erstmal verdauen und sein Feedback bereit haben muss, wenn es gebraucht wird. So ist jeder auf derselben Seite, aber zu seinen eigenen Bedingungen und wenn man bereit sind.
Dieses Kommunikationsmodell ist großartig, denn:
- Ihr Team kann so in Blöcken arbeiten, ohne unterbrochen zu werden.
- Sie haben eine Übersicht von dem, was gesagt und geteilt wurde. Eine synchrone Kommunikation wird oft nicht notiert und wenn doch, können die Notizen subjektiv oder unvollständig sein.
- Personen haben die Möglichkeit nachzudenken, bevor sie antworten (die ersten Antworten sind nicht immer die besten).
- Sie können mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen kommunizieren.
Die Idee hier ist, anderen Teammitgliedern zu zeigen, dass deren Reaktion für Sie wichtig ist, damit eine Aufgabe erledigt wird, aber dass Sie deren Zeit respektieren und in der Lage sind, geduldig auf deren Antwort zu warten. Wenn sie gerade Zeit haben oder an etwas arbeiten, wo sie sich nicht so konzentrieren müssen, können sie antworten und direkt zur Aufgabe beitragen. Wenn sie beschäftigt sind, an einer wichtigen Aufgabe arbeiten, können sie Ihre Nachricht lesen und dann antworten, wenn es ihnen am besten passt. Alles ist schriftlich und Referenzen wie Dateien, Links und Videos sind jederzeit verfügbar.
Asynchrone Kommunikationstools, die wir bei Nozbe nutzen
Um mehr konzentrierte Zeit zu haben und um die Bemühungen des anderen, sich zu konzentrieren, zu respektieren, nutzen wir Anwendungen, die uns dabei helfen, asynchron zu kommunizieren:
- Nozbe – um unsere Projekte und Aufgaben zu verwalten.
- Github – um den Code zu verwalten … schließlich sind wir ein Softwareunternehmen.
- Dropbox Paper – für die Dokumentation (wir kommentieren dort auch, verschieben aber alle wichtigen Pfade/Diskussionen/Argumente in Nozbe).
- Dropbox – für geteilte Dateien und Ordner.
- Google Docs – für geteilte Tabellen und Texte.
- Evernote – ein Tool das uns manchmal dabei hilft, umfangreiche Notizen zu erstellen und sie als Kommentare an Nozbe-Aufgaben anzuhängen.
- Slack – unsere wichtigste Chat-App, in der man auch einige der asynchronen Kommunikationsstandards anwenden kann. Voraussetzung: Es gibt in Ihrem Team Regeln, um den Lärm in den Chat-Kanälen zu reduzieren.
Aber auch großartige Tools können ein Fehlschlag sein, wenn sie nicht richtig genutzt werden. Wenn Sie z.B. alle Benachrichtigungsmöglichkeiten und Alarme auf „An“ stellen, werden Sie sich nicht konzentrieren können, obwohl Ihre Kollegen Sie nicht mehr mit einem Tippen auf Ihre Schulter unterbrechen oder Ihr Chef ihnen erlaubte, den Besprechungen am Dienstag fernbleiben zu können.*
Machen Sie sich für Änderungen bereit
Asynchrone Kommunikation ist der Schlüssel für eine produktive Teamarbeit und die Zukunft in der Zusammenarbeit. Um es in Unternehmen aller Größen populär zu machen, muss es einige Veränderungen geben. Diese Veränderungen betreffen die Art, wie wir denken und handeln.
Es geht darum zu überlegen, was ich zu tun habe und wie ich es effektiv tun kann, dabei gleichzeitig aber die Zeit, die Aufmerksamkeit und den Fokus von anderen zu respektieren.
Es geht auch darum, kontraproduktive Besprechungen zu reduzieren.
Es geht darum, Kommunikationsregeln in Ihrem Unternehmen einzuführen und zu wissen, welches Problem sofort angegangen werden muss und was 10, 20, 40 … Minuten warten kann.
Es geht darum Tools zu nutzen, die entwickelt wurden, um asynchrone Kommunikation zu erleichtern, wie Nozbe :)
Es geht darum, seine Arbeit rational zu planen und die Pläne anderer Menschen zu respektieren.
Und zu guter Letzt …
Natürlich ist es nicht gut, zu übertreiben – wir sind alle menschlich! Manchmal müssen wir einfach loslassen, alle Regeln brechen und sofort ein Feedback von einem Kollegen. Das Leben geht trotzdem weiter :)
