Hallo und herzlich willkommen zurück zu unserer FAQ-Serie, in der wir häufig gestellte Fragen unserer Nutzer beantworten. Diesen Monat werden wir darauf eingehen, welche Aufgaben wirklich zuerst erledigt werden sollten und wie Sie in Nozbe verschiedene Prioritätsstufen einrichten können.
Oft ist es so, dass wir viele Aufgaben als Priorität kategorisiert haben, die erledigt werden müssen, wir uns aber nicht sicher sind, welche dieser Aufgaben wir zuerst machen sollten. Sollen wir der Aufgabe beginnen, die die dringendste ist? Oder lieber die, die wir von der letzten Woche in diese verschoben haben? Welche Aufgaben sind wichtiger als andere und was ist jetzt, in diesem Augenblick, tatsächlich unsere Priorität?
Unsere Nutzer scheinen auch Probleme damit zu haben, ihre Prioritäten zu sortieren, denn wir bekommen oft E-Mails wie diese:
Hallo Nozbe-Team,
ich habe festgestellt, dass ich viele meiner Aufgaben als Priorität kennzeichnen könnte. Dann hätte ich aber unzählige Prioritäten von verschiedenen Projekten und bin mir nicht sicher, mit welcher ich beginnen sollte. Was kann ich tun, um die Priorisierung zu erleichtern?
Hallo Nozbe,
ich möchte verschiedene Prioritätsstufen einrichten, wie „Top“, „Hoch“, „Mittel“, „Niedrig“. Wie kann ich das tun?
Das wichtigstes zuerst: Legen Sie Ihre Prioritäten fest
Bei Nozbe glauben wir an das, was Robert J. McKain einmal sagte: „Wir erreichen die meisten Ziele nicht, weil wir unsere Zeit damit vergeuden, die zweitwichtigsten Sachen zuerst zu erledigen.“ Manchmal konzentrieren wir uns darauf, Aufgaben zu tun, die dringend aussehen, obwohl wir die Aufgaben erledigen sollten, die wichtig sind. Das bedeutet, Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben wichtiger sind als andere.
Nehmen wir mal an, Ihre Frau/Ihr Mann ruft Sie schon zum dritten Mal zum Abendessen. Auf dem Weg zur Küche riechen Sie Gas in der Nähe des Wasserkochers. Sie wissen, dass ein mögliches Gasleck sehr viel wichtiger ist als das Abendessen, also kümmern Sie sich sofort um das Leck (auch wenn Sie sehr hungrig sind).
Auch wenn Gaslecks nicht oft auf unserer Prioritätsliste sind (hoffentlich!), gibt es Prioritätsaufgaben, die wichtiger als andere sind. Um das zu entscheiden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wie wichtig ist diese Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben? Welche Konsequenzen gibt es, wenn ich diese Aufgabe verschiebe? Ist diese Aufgabe wirklich wichtig oder doch eher trivial? Halten Sie die Arbeit von jemand anderem auf, wenn Sie diese Aufgabe jetzt nicht beenden?
Verschiedene Prioritätsstufen einrichten
Eine Lösung, die Ihnen in dieser Situation helfen kann, ist, die Aufgaben entsprechend deren Bedeutung zu gewichten. Die meisten Menschen wählen zwischen drei, vier oder fünf verschiedenen Prioritätsstufen; Sie können diese Zahl natürlich erhöhen oder auch einfach nur 2 Stufen einrichten.
Diese Stufen in den Aufgaben einzurichten ist ziemlich einfach: Erstellen Sie die passenden Kategorien und weisen Sie diese Ihren Aufgaben zu (z.B. während Ihres Wochenrückblicks). Sie können diese Kategorien unterschiedlich benennen: „1“, „2“, „3“, „4“; „Dringend“, „Mittel“, „Niedrig“; „Wichtigste“, „Weniger wichtig“ etc. Wählen Sie die Bezeichnung, mit der Sie die Prioritätsstufe der Aufgabe auf einem Blick sehen.
Pro-Tipp: Sie können Ihre Kategorien mithilfe von Farben und Symbolen benutzerdefiniert einrichten. So können Sie z.B. die Kategorie, mit der Sie Ihre wichtigsten Aufgaben kennzeichnen, rot und mit einem Ausrufezeichen als Symbol einrichten. Weisen Sie gelb und das Zeit-Symbol der Kategorie mit den weniger wichtigen Aufgaben zu. Und die Farbe grün mit der Kaffeetasse als Symbol kann die Aufgaben kennzeichnen, die am wenigsten wichtig sind etc.
Hier ein Beispiel einer Prioritätsliste mit Aufgaben, die verschiedene Prioritätsstufen haben:
Wie Sie sehen, haben wir unsere Prioritätsliste manuell so sortiert, dass die dringendsten Aufgaben ganz oben erscheinen, in der Mitte sind die Aufgaben mit einer mittleren Priorität und unten sind die Aufgaben mit einer niedrigen Priorität. So wissen wir, welche Aufgaben so schnell wie möglich erledigt werden sollten.
Pro-Tipp: Wenn Sie sich auf die Aufgaben mit der wichtigsten Priorität konzentrieren möchten, müssen Sie nur Ihre Prioritätsliste nach der Kategorie filtern. Klicken Sie dafür auf das „i“-Symbol in der rechten oberen Ecke der App, wählen Sie „Filter“ und dann die Kategorie, die Sie Ihren wichtigsten Aufgaben zu geordnet haben.
Fristen sind passé
Fallen Sie nicht auf Fälligkeitstermine bzw. Fristen herein. Einige glauben, dass man produktiver ist, wenn man für die Erledigung einer Aufgabe eine bestimmte Frist setzt. Diese Methode wird allerdings schnell wirkungslos. Sie vergeuden viel Zeit damit, Ihren Aufgaben (oft ungenaue) Fälligkeitstermine bzw. Fristen zuzuordnen, haben am Ende aber nur unzählige solcher Aufgaben in Ihrer Prioritätsliste. Das hilft Ihnen nicht dabei, produktiv zu sein.
Nicht alle Aufgaben sind wirklich wichtig; für die meisten Aufgaben ist keine Frist nötig. In seinem Gastbeitrag „Unglaublich einfache Anleitung, wie Sie in Ihren täglichen Aufgaben die Prioritäten setzen“ teilt Chad Garrett sein Wissen sowie seine Tipps und Tricks, wie man seine Aufgaben für den Tag mithilfe von Prioritätsstufen bestimmt. Neugierig geworden? Lesen Sie den Beitrag noch heute und werden Sie zu einem Prioritäts-Ninja!
Auf unserem Blog finden Sie weitere Beiträge zu diesem Thema:
- So arbeiten Sie mit einer endlosen To-do-Liste – 10 Methoden, die funktionieren
- 6 Ideen, wie Sie Ihre To-do-Liste kürzen und aufräumen können
Sie haben noch Fragen oder brauchen Hilfe?
Wo Sie weitere Antworten finden
Auf unserer Hilfe-Seite finden Sie weitere Informationen zu:
Auf unserem Blog finden Sie auch andere interessante Artikel und Anleitungen, zum Beispiel, wie man entscheidet, was als nächstes erledigt werden muss oder warum man herausforderndste Aufgaben am Morgen angehen sollte. Für erfahrene Nozbe-Nutzer haben wir einen Blogpost darüber, wie die Eisenhower-Matrix helfen kann, Aufgaben zu bearbeiten. Schauen Sie vorbei – Sie finden dort viele nützliche und inspirierende Artikel über Produktivität.
Wenn Sie mehr über Nozbe lernen möchten, empfehlen wir Ihnen [unsere Nozbe.how-Vorlagen][empl].
Wenn Sie weitere Fragen haben, melden Sie sich bei uns! Sie können uns – den Nozbe-Kundendienst – jederzeit mit allen Fragen oder Anmerkungen, die Sie haben, kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne. :-)
_von Ola – Customer Support Officer
