Willkommen zurück zu unserer FAQ-Serie, in der wir Fragen von Nozbe-Nutzern beantworten. Diesen Monat schauen wir uns eine tolle Funktion an, mit der Sie Ihre Aufgaben effektiv verwalten können:s die Kategorien in Nozbe.
Mit Kategorien können Sie leicht Ihre Arbeit verwalten und sparen so Zeit. In einigen Fällen ist es aber nicht so ganz klar, wann und warum Kategorien genutzt werden sollten. Deswegen beantworten wir dieses Mal Fragen, die uns zu den Kategorien am Häufigsten gestellt werden, um Ihnen zu zeigen, wie hilfreich Kategorien für Sie sein können.
Wie kann ich meine erste Kategorie erstellen?
Um die Liste Ihrer Kategorien zu sehen, tippen Sie auf die Flagge in der Symbolleiste links im Nozbe-Fenster.
Bevor ich einige Fragen beantworte, möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie diese Liste mit neuen Kategorien ergänzen können. Es gibt zwei Wege:
Der einfachste Weg ist: Gehen Sie zu Ihrer Kategorienliste (Flaggen-Symbol) und tippen Sie auf das „+“ unten. Es erscheint ein kleines Pop-up-Fenster oben. Geben Sie dort den Namen Ihrer neuen Kategorie ein und drücken Sie dann „Enter“ oder klicken Sie auf das „+“ im Fenster, um die neue Kategorie zu bestätigen.
Der andere und etwas fortgeschrittenere Weg, eine neue Kategorie zu erstellen, ist der innerhalb der Detailansicht einer Aufgabe. Das hört sich vielleicht ein wenig kompliziert an, ist im Grunde aber sehr einfach: Wählen Sie eine Aufgabe aus, die eine neue Kategorie erhalten soll. Tippen Sie in den Aufgabendetails (da, wo Sie alle Aufgabenparameter einstellen können, wie Projekt, Zeitaufwand, Datum etc.) auf „Kategorie?“. Hat diese Aufgabe bereits eine Kategorie, erscheint stattdessen der Name dieser Kategorie auf der Schaltfläche. Tippen Sie in dem Pop-up-Fenster, das erscheint, auf „Kategorie hinzufügen“. Geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein und klicken Sie auf „+“ oder drücken Sie Enter, um die Eingabe zu bestätigen. Achtung – Es ist damit noch nicht zu Ende! Auf Ihrer Kategorienliste erscheint die neue Kategorie mit einem kleinen markierten Kästchen am Ende des Namens. Jetzt müssen Sie nur noch auf „Bestätigen“ klicken und … voilà! Sie haben eine neue Kategorie erstellt und diese einer Aufgabe zugewiesen.
Kommen wir jetzt zu den Fragen.
Kategorien und Projekte?
Manchmal haben Sie Aufgaben in verschiedenen Projekten, die etwas gemeinsam haben, wie ein Tool (z.B. Ihr Handy), einen Kunden oder einen Ort. In diesem Fall können Sie mithilfe von Kategorien diese Aufgaben in einem allgemeinen „Kontext“ gruppieren.
Was ist wichtiger – Kategorien oder Projekte? Mit was sollte ich meine Aufgaben verwalten?
Im Grunde ist ein Projekt etwas, was Sie erledigen möchten und Aufgaben helfen Ihnen dabei. Kategorien helfen Ihnen bei der Organisation und Sie bekommen mit ihnen einen besseren Überblick über das, was gebraucht wird. Sie können z.B. planen, alle nötigen Anrufe am Montag zu machen oder dass Sie am Donnerstag an Aufgaben für einen wichtigen Kunden arbeiten. Dafür sind Kategorien da: Sie geben einfach die Kategorie „Telefonieren“ oder „Kunde X“ ein und erhalten einen guten Überblick von all den Aufgaben, die nötig sind, um jemanden anzurufen. Es geht hier also nicht um Hierarchie; Kategorien helfen Ihnen einfach dabei, Ihre Projekte und Aufgaben zu beenden.
Wie viele Kategorien sollte ich haben?
Das liegt ganz bei Ihnen. Es gibt Nutzer, die überhaupt keine Kategorie brauchen, andere können sich gar nicht vorstellen, ohne Kategorien zu arbeiten – so wie ich! Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Projekte nicht genug sind und Sie einen besseren Überblick über Ihre Aufgaben haben möchten, erstellen Sie Kategorien.
Wichtig: Zwingen Sie sich nicht dazu; denken Sie einfach über die allgemeinsten Kontexte nach, die für Ihre Arbeit wichtig sein können (je ungewöhnlicher ein Kontext ist, desto weniger nützlich ist er wahrscheinlich). Wenn Sie keine Ideen haben, beginnen Sie mit einfachen Kategorien, wie „Zuhause“ oder „Wichtig“.
Möchten Sie Ihre Kategorien teilen?
Kategorien zu teilen ist ein wenig anders, als Projekte zu teilen. Sie können Nutzer nicht einfach dazu einladen, eine Kategorie mit Ihnen zu teilen.
Nehmen wir mal an, Sie arbeiten an einem geteilten Projekt und in diesem Projekt gibt es einige Aufgaben mit der Kategorie „Neuer Kunde“. In diesem Fall sehen alle Nutzer, die mit Ihnen dieses Projekt teilen, die Kategorie „Neuer Kunde“ in ihrer eigenen Kategorienliste. Greifen diese Nutzer aber auf diese Kategorie zu, sehen sie nur die Aufgaben, die in diesem geteilten Projekt sind. Sie haben private Aufgaben (nicht innerhalb der geteilten Projekte) mit dieser Kategorie? Dann müssen Sie sich keine Sorgen machen – Ihre Kollegen sehen diese Aufgaben nicht. :)
Sehen meine Kollegen meine Kategorien?
Ja und Nein. Ist den Aufgaben von geteilten Projekten eine Kategorie zugewiesen, sehen Ihre Kollegen (mit denen Sie diese Projekte teilen) diese Kategorie ebenfalls. Private Aufgaben mit dieser Kategorie sehen Ihre Kollegen aber nicht. Und natürlich bleiben private Kategorien von Aufgaben, die nicht in geteilten Projekten sind, privat.
Wie sieht es mit Farben und Symbolen meiner Kategorien aus? Werden diese auch geteilt?
Ja. Es hilft Ihnen und Ihren Kollegen, zwischen verschiedenen Kategorien zu unterscheiden. Sie haben eine Gruppe von Kategorien mit sehr dringenden Aufgaben? Ein “Läufer”-Symbol kann für solche Kategorie stehen. Versehen Sie Kategorien, die ein wenig problematisch sind, mit einem Frosch-Symbol – Ihre Kollegen wissen dann, dass die Aufgabe ziemlich schwer ist.
Bitte beachten Sie, dass die Farben Ihrer Kategorien nicht geteilt werden. Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Kategorien mit verschiedenen Farben markieren, aber sie werden nicht mit den anderen geteilt
Kategorien – wofür sind sie?
Schauen wir uns mal ein Beispiel an.
Ich kommuniziere mit meinen Kollegen über mein Nozbe-Konto, verwalte damit aber auch meine Aufgaben zu Hause. Darüber hinaus teile ich Projekte mit meiner Partnerin, habe aber auch eigene private Projekte. Wie kann ich meine geschäftlichen Projekte von denen meiner Familie und meines Privatlebens unterscheiden?
In diesem Fall können Sie zwei unterschiedliche Kategorien erstellen: „Privat“ und „Arbeit“ (als Vorschlag). So können Sie Ihre privaten Aufgaben von denen Ihrer Arbeit unterscheiden. Sie müssen sich nicht daran erinnern, welche Aufgabe wozu gehört – Sie müssen der Aufgabe nur die richtige Kategorie hinzufügen.
Hinweis: Vergessen Sie nicht: Wenn Sie Ihre privaten und beruflichen Projekte unterscheiden möchten, sind Projektetiketten sehr hilfreich.
Prioritäten sind eine tolle Funktion, wie kann ich aber zwischen Aufgaben unterscheiden, die nicht so „dringend“ sind?
Hier sind Kategorien sehr hilfreich. Sie können z.B. die Kategorie „Sonstiges“ für weniger wichtige Aufgaben erstellen oder „Dringend“ für etwas, was sofort getan werden muss.
Pro-Tipp: Sie können mit der „Filter“-Funktion Ihre Prioritäten nach Aufgaben mit unterschiedlichen Kategorien filtern. Sie möchten sich auf die dringendsten Aufgaben konzentrieren? Klicken Sie dafür auf das „I“ -> „Filter“. Dann sehen Sie nur die Prioritäten der „Dringend“-Kategorie.
Sie haben noch Fragen?
Auf unserer Hilfe-Seite finden Sie weitere Informationen zu Kategorien. Schauen Sie auch auf unserer Nozbe.how-Seite vorbei. Dort finden Sie alle Vorlagen, die von anderen Nozbe-Nutzern und unserem Nozbe-Team erstellt wurden!
Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie unseren Nozbe-Kundendienst. Wir helfen Ihnen gerne.
