Bei Nozbe arbeiten wir in der Regel von zu Hause aus. Wir haben überhaupt kein festes Büro. Während dieser #nooffice-Jahre, haben wir alles über das Arbeiten im Homeoffice gelernt und hier sind unsere Top-Tipps für das Arbeiten von zu Hause aus und wie man das Beste daraus macht.
Homeoffice als letzte Lösung für Unternehmen
Unternehmen weltweit schicken bereits ihre Mitarbeiter nach Hause, was aber nicht heißt, dass diese gezwungen sind, unbezahlten Urlaub zu nehmen, wie bei Lufthansa. Immer mehr Menschen arbeiten von zu Hause aus, aber die tägliche Routine der Unternehmen und Mitarbeiter muss nicht dadurch behindert werden, dass jetzt im Homeoffice gearbeitet wird. In vielen Fällen kann Homeoffice sogar effektiver sein, als ständig in lauten offenen Büros unterbrochen zu werden.
Unsere besten Tipps für das Arbeiten von zu Hause aus
Hier sind unsere Top-Tipps für das Arbeiten von zu Hause aus und wie man das Beste daraus macht.
1. Richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz ein
Wenn man von zu Hause aus arbeitet ist es wichtig, seinen Arbeitsplatz einzurichten. Es kann einfach ein Tisch oder ein Schreibtisch sein. Sauber und aufgeräumt, alle Unterlagen oder die Ausstattung, die Sie vielleicht brauchen, griffbereit. Ich empfehle Ihnen, statt im Schlafzimmer zu arbeiten – ein Ort, den Sie mit Freizeit verbinden –, sich ein anderes Zimmer oder einen anderen Bereich in Ihrem Haus zu suchen, der speziell für Ihre Arbeit ist.
Einige Menschen können sich ein echtes Homeoffice einrichten – wie ein separates Zimmer –, aber einige arbeiten einfach am aufgeräumten Küchentisch, haben ihren Schreibtisch im Wohnzimmer oder arbeiten am Schreibtisch des Kindes, wenn dieses in der Schule ist, so wie ich. Das motiviert mich, mich an meinen Tagesplan zu halten, denn ich weiß, dass ich mein “Homeoffice” jeden Tag nur bis 15:45 Uhr habe ;)
2. Setzen Sie sich Regeln für Zuhause
Eines der Probleme, die Menschen haben, die von zu Hause aus arbeiten: andere nehmen diese Arbeit nicht ernst, weil man es von zu Hause aus macht. Das kann dazu führen, dass Nachbarn um die Mittagszeit auf einen Kaffee vorbeischauen oder dass jemand anruft und um etwas bittet, während man an etwas sehr Wichtigem arbeitet.
Um all das zu vermeiden, sollten Sie mit Ihren Mitbewohnern und mit Ihrer Familie sprechen und ihnen erklären, dass sie tatsächlich arbeiten, auch wenn man nicht zur Arbeit geht. Es lohnt sich ihnen zu sagen, zu welchen Zeiten Sie arbeiten, wann Sie Ihre Pausen und wann Sie Freizeit haben. So sind Sie auf derselben Wellenlänge.
3. Andere Ablenkungen entfernen
Abgesehen von den Ablenkungen, die von anderen Menschen verursacht werden, gibt es viele andere Fallen. Wenn man von zu Hause aus arbeitet, müssen Sie sich z.B. nicht vor Ihren Kollegen oder vor Ihrem Chef verstecken, wenn Sie die sozialen Medien nutzen, statt Ihre Aufgaben zu erledigen … Sie können auch zu viel Zeit in der Küche verbringen, dort Ihre Snacks und Getränke zubereiten oder einfach Hausarbeit erledigen.
Um sich von diesen kleinen Sünden fernzuhalten und keine Zeit zu verlieren, können Sie sich Ihre Snacks und Getränke vorbereiten, bevor Sie an die Arbeit gehen. Sie können auch festlegen, wann Sie Ihre Pausen haben und nur zu diesen Zeiten etwas essen oder Ihre Wäsche machen.
Es sind Sie und Ihr starker Wille, der Sie davon abhält, durch die sozialen Medien zu scrollen und sich von dem Leben und von Problemen anderer Personen ablenken zu lassen. Wir beiden wissen, dass es eine komplette Vergeudung von Zeit und Energie ist, nicht wahr? Wenn Sie das nicht davon abhält, sollten Sie vielleicht Ihre Browser-Verknüpfungen entfernen, sich von jedem Konto ausloggen und darüber hinaus einige der Apps, die soziale Medien blockieren, für Ihren Computer versuchen.
4. Ziehen Sie sich an und stellen Sie sich vor, Sie gehen ins Büro
Haben Sie eine ähnliche Routine wie diejenige, wenn Sie in einem dieser coolen Büros im Stadtzentrum arbeiten würden, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren und sich dafür zu motivieren. Stellen Sie sich den Wecker jeden Morgen für dieselbe Zeit. Stehen Sie auf und denken Sie nicht daran, in Ihrem Pyjama zu arbeiten. Ziehen Sie sich an, nehmen Sie etwas Parfüm. Frühstücken Sie, trinken Sie Ihren Kaffee, wenn es das ist, was Sie tun würden, bevor Sie zur Arbeit gehen. Nutzen Sie Ihr Morgenritual, um sich auf einen geschäftigen Arbeitstag einzustellen.
5. Legen Sie Ihre Prioritäten und Ihre weniger wichtigen Aufgaben fest
Am Abend vorher oder als erstes am Morgen können Sie entscheiden, woran Sie heute arbeiten wollen. Unabhängig davon, wann Sie das machen: Sorgen Sie dafür, dass Sie wissen, was Ihre wichtigsten Aufgaben für den Tag sind. So können Sie Ihre Aktionen planen und sehen den Fortschritt, den Sie machen.
In dem Buch “The One Thing” schreiben Gary Keller und Jay Papasan, dass es das Beste ist, sich auf das absolute Minimum zu begrenzen. Sie schlagen vor, sich auf ein wichtiges Ziel für den Tag zu konzentrieren und alle anderen Aufgaben als zweitrangig zu behandeln. Ein anderer Weg ist: Finden Sie Ihre wichtigste Aufgabe für den Tag, erledigen Sie danach drei andere große Aufgaben und beenden Sie den Tag, indem Sie versuchen, fünf kleinere Aufgaben, “bei denen man sich freut, dass sie erledigt sind”, zu erledigen.
Versuchen Sie, zuerst an der wichtigsten Aufgabe zu arbeiten. Wenn Sie mit der unwichtigsten Aufgabe beginnen, statt sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, ist der Tag irgendwann zu Ende und Sie erkennen, dass Sie nicht länger Zeit haben, das zu erledigen, was wichtig ist.
Wenn Ihre To-do-Liste wirklich erdrückend ist, lesen Sie unsere Tipps, wie Sie den Überblick behalten.
6. Planen Sie Ihren Tag zeitgerecht
Greg McKeown, Autor von “Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less (Essentialismus: Die konsequente Suche nach Weniger)” schrieb: “Wenn Sie Ihr Leben nicht priorisieren, wird es jemand anderer tun.” Deswegen ist es so wichtig, dass Sie durch Ihre Projekte und Aufgaben gehen, identifizieren, was heute getan werden muss (wie oben beschrieben) und einteilen, was Sie den Tag über tun und wann Sie es tun.
Ohne Plan fühlen Sie sich vielleicht überfordert und versuchen, größere, wichtigere Aufgaben später zu beenden.
Versuchen Sie aber auch nicht, zu knapp zu planen – Sie stressen sich so nur selbst und sind enttäuscht. Jeder Aufgabe einen Zeitpuffer hinzuzufügen ist eine tolle Idee – es reichen 20 % an Puffer für die Zeit, die Sie für eine Aufgabe in Ihrem Zeitplan einkalkulieren.
Sie brauchen auch nicht für jede Aufgabe einen Termin. Das Problem mit Terminen ist, dass man, bevor man sich versieht, 35 Dinge auflistet, die an einem einzigen Tag erledigt werden sollen! Es ist besser, nur solche Aufgaben mit einem Termin zu versehen, die wirklich “fällig” sind oder an die Sie erinnert werden müssen.
7. Versuchen Sie, in konzentrierten Zeit-Blöcken zu arbeiten
In einem traditionellen Büro tendieren Menschen dazu, sich gegenseitig oft zu unterbrechen. Wenn sie schnelles Feedback von jemandem brauchen, können Sie einfach zu dem anderen gehen und fragen. Jemanden zu unterbrechen kostet aber Zeit, denn nach dem Gespräch braucht man einige Minuten um zu dem zurückzukehren, woran man gerade gearbeitet hat. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, haben Sie den Luxus, ohne Unterbrechung und konzentriert arbeiten zu können.
Ihr Ziel ist, solange Sie können ohne Ablenkungen zu arbeiten. Wie man das erreicht? Indem Sie Ihre Zeit richtig einteilen: Nehmen Sie kurze Pausen und verschieben Sie alles, was nichts mit der Aufgabe zu tun hat.
Die Pomodoro-Technik kann hier sehr hilfreich sein. Das ist eine einfache Technik, bei der Sie in 25-Minuten-Blöcken (Pomodoros) arbeiten und nach jedem Block 5 Minuten Pause machen. Vier Pomodoros sind eine ganze Sitzung, nach denen Sie sich eine längere Pause (15–30 Minuten) gönnen können. Natürlich können Sie die Zeiteinteilung an Ihren Bedarf anpassen, aber achten Sie darauf, dass Sie konzentriert arbeiten und dann klare Pausen haben.
8. Belohnen Sie sich
Achten Sie darauf, dass das Schuldgefühl, von zu Hause zu arbeiten (ja, einige Menschen fühlen so), nicht dazu führt, dass Sie sich keine Zeit nehmen, zu entspannen. Während einer Pause können Sie sich ein Video anschauen oder – noch besser – Ihren Schreibtisch verlassen. Machen Sie einen Spaziergang, gönnen Sie sich einen gesunden Snack oder verbringen Sie Zeit mit anderen, die vielleicht ebenfalls zu Hause sind.
Denken Sie daran: Pausen, um sich das Mittagessen zu machen oder für ein paar Übungen, können Ihre Batterien wieder aufladen, sodass Sie besser arbeiten. Sie müssen nicht 100% der Zeit arbeiten, wenn Sie zu Hause sind, um produktiv zu sein.
9. Nutzen Sie Technologie, um produktiv zu bleiben
Um von zu Hause aus zu arbeiten, braucht man manchmal eine technologische Ausstattung, da Telearbeiter nicht auf das Intranet des Unternehmens oder auf Papier-Dokumente zugreifen können.
Wir bei Nozbe nutzen verschiedene Apps für unsere Arbeit. Entwickler arbeiten mit den Adobe Suite-Apps, Programmierer nutzen GitHub (gemeinsame Programmierumgebung). Für das Mindmapping nutzen wir Mindmapping-Apps, für Brainstorming und Dokumentationen Dropbox Paper als eine weitergehende gemeinsame Schreibplattform. Normalerweise speichern wir unsere Dateien in geteilten Ordnern in Dropbox. Jeder in unserem Team hat ein Dropbox-Konto und wir haben geteilte Ordner eingerichtet, sodass alle Dateien, die wir brauchen, direkt auf unseren Computern synchronisiert werden. Es geht einfach darum, unsere Arbeit und das Feedback für den Rest des Teams bereitzustellen.
Und zu guter Letzt arbeiten wir mit unserem eigenen Produkt – Nozbe Teams –, um Projekte zu teilen und über Aufgaben zu kommunizieren. So wie in Dropbox haben wir in Nozbe geteilte Projekte, in denen wir Aufgaben hinzufügen und Aufgaben an andere delegieren können. Sobald wir eine Aufgabe erledigt haben, kommunizieren wir die Ergebnisse in dem Kommentar zu dieser Aufgabe und beenden sie oder delegieren Sie einfach an jemanden, um denjenigen wissen zu lassen, dass wir etwas für ihn getan haben oder dass wir sein Feedback brauchen.
Da dank der neuesten Internet-Technologien unsere Dateien, Aufgaben und Projekte synchronisiert sind, versuchen wir asynchron zu arbeiten, während wir ungestört unsere Arbeit erledigen.
10. Halten Sie Kontakt zu Ihrem Team
Der Schlüssel zu Teamproduktivität ist Kommunikation. Aber wie kommuniziert man effektiv mit seinem Team, besonders wenn man von zu Hause aus arbeitet? Derzeit können Sie sich in einer rein digitalen Welt nicht nur auf eine persönliche Kommunikation verlassen. Eine Kommunikation nur mit Chats steigert die Ängste, da man zu viele Nachrichten bekommt. Und mit den guten alten E-Mails mit CC und BCC zu arbeiten ist so, als ob man ins Steinzeitalter zurückkehrt – viel Glück, hier nützliche und aktuelle Info zu finden!
Über die Jahre, die wir nun Nozbe anbieten, haben wir erkannt, dass für Teams eine andere Art von Kommunikation nötig ist, um besser zu arbeiten – eine aufgabenbasierte Kommunikation, bei der sich die gesamten Diskussionen auf Aufgaben und Projekte konzentrieren, bei dem jeder Feedback gibt. Den ganzen Kontext und wichtige Informationen an einem Ort zu haben, hilft Teams dabei, Ergebnisse zu liefern.
Unser Tool für die Team-Zusammenarbeit und -Kommunikation ist unsere Nozbe Teams-App.. So haben wir:
- weniger Unterbrechungen,
- weniger Besprechungen,
- wir behalten auch unterwegs den Überblick,
- jedes Teammitglied ist auf derselben Wellenlänge,
- unser Team erledigt Projekte schneller.
Die Nozbe Teams-App wurde für Teams zwischen 5 bis 100 Mitarbeiter entwickelt, die ihre Produktivität und Kommunikation auf eine ganz neue Ebene bringen möchten. Sie können es gerne kostenlos unter nozbe.com/teams testen.
Zusammenfassung
Von zu Hause aus zu arbeiten kann sich sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer lohnen. Es ist eine tolle Möglichkeit zu lernen, besser zu arbeiten, “konzentrierte Zeit” zu haben und mit dem Team asynchron zu kommunizieren.
Als Telearbeiter lernen Sie, Menschen nicht zu unterbrechen, nur weil Sie es können. Sie und Ihr Team erledigen mehr Aufgaben, da Sie bedeutend mehr Zeit für Ihre Arbeit haben. Sie können sich entscheiden, abzuschalten und nicht auf Chats oder Telefonanrufe zu antworten und sie geraten auch nicht in Versuchung, diese Tools zu nutzen, um mit anderen zu arbeiten.