Wenn Sie in einem Team arbeiten, beeinflussen die Entscheidungen und Gewohnheiten der anderen Mitglieder Ihre Produktivität. Auch wenn alle Mitglieder äußerst effizient sind und immer die Fristen einhalten, kann es sein, dass das Team als ganzes Probleme damit hat, zu kommunizieren und Aufgaben rechtzeitig zu beenden. Wenn es für Sie und Ihre Teamkollegen schwer ist, Aufgaben gemeinsam zu erledigen, lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Ihnen Nozbe hier helfen kann.
1. Strukturieren Sie den Arbeitsablauf
Eines der Hauptprobleme bei der Teamzusammenarbeit ist, dass ein geteiltes System fehlt. Mit einem geteilten System ist jeder im Team auf derselben Wellenlänge und weiß, was zu tun ist und woran die anderen gerade arbeiten. In Nozbe haben wir ein solches System:
- Alles, was von dem Team erledigt werden muss, ist ein Projekt.
- Jedes Projekt ist in machbare Aufgaben unterteilt.
- Für jede Aufgabe ist eine Person im Team verantwortlich.
- Jede Aufgabe sollte eine Frist haben (diese wird mit einer pessimistischen Einschätzung festgelegt, um möglichen Stress und mögliche Verzögerungen zu vermeiden).
- Alle Dokumente und Dateien, die mit einer Aufgabe zusammenhängen, sind an dieser angefügt.
- Um die Ordnung und Datensicherheit zu gewährleisten, nutzen wir ein verlässliches Tool – so wie Nozbe!
Tipp: Wenn Sie Nozbe eine Chance geben, sind alle Ihre Teamprojekte in einem vertrauenswürdigen System, auf das man von allen Geräten aus zugreifen kann. Ihre Daten sind sicher und die Kommunikation innerhalb Ihres ist transparent.
2. Nutzen Sie keine E-Mails mehr für die interne Kommunikation
E-Mails sind für Sie und Ihr Team schlecht: Wir bekommen bereits viel zu viele E-Mails zu Sachen, für die wir uns in diesem Moment nicht interessieren, außerdem vermischen sich unsere E-Mails mit Korrespondenz von außen und Mails können im Spam-Ordner landen.
Um dieses Problem zu löschen, entwickelten wir einen neuen Weg der Kommunikation: Wir nutzen E-Mails nur für die Welt da draußen, Nozbe nutzen wir für die “interne Kommunikation”.
Indem wir Projekte und Aufgaben teilen, besteht mehr Transparenz. Jeder im Team sieht, was in dem einzelnen Projekt passiert und wer für was verantwortlich ist. Alles ist klar. So vermeiden wir Probleme, wie jemandem nicht in “Kopie” aufzunehmen oder zu vergessen, einen Teamkollegen ins CC zu nehmen.
Tipp: Wenn eine E-Mail bearbeitet werden muss, können Sie sie immer zu Nozbe schicken und als Aufgabe behandeln.
3. Arbeiten Sie effektiv zusammen – über Aufgaben
Statt E-Mails zu senden, zu viele Besprechungen zu haben und Zeit zu vergeuden, arbeiten Sie in Nozbe nur in Projekten.
Wenn Sie mit Ihren Teamkollegen ein Projekt teilen, können Sie eine Aufgabe erstellen und diese an die Person delegieren, die sie am besten erledigen kann. Wenn Sie eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren, können Sie sicher sein, dass er diese Aufgabe sieht und daran arbeitet, wann er Zeit hat.
Um sicherstellen, dass eine Zeitplan eingehalten wird, können Sie alle zeitsensiblen Aufgaben mit einer Frist versehen und Benachrichtigungen in Nozbe nutzen (Desktop, Push-Benachrichtigung und E-Mail). So wird das ganze System verlässlicher und interaktiver – Sie werden darüber informiert, wenn jemand eine Aufgabe an Sie delegiert oder wenn sich eine Frist nähert.
Um sicher zu sein, dass alle wichtigen Informationen griffbereit sind und alles im richtigen Kontext steht, können Sie alle nötigen Details und Referenzmaterialien in den Kommentar schreiben bzw. anhängen. So ist alles, was mit einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Projekt zusammenhängt, für das gesamte Team an einem Platz.
Tipp: Auch wenn die Aufgabe beendet ist, können Sie immer noch danach suchen und jederzeit darauf zugreifen.
4. Probieren Sie eine asynchrone Kommunikation, um Zeit zu sparen und fokussiert zu bleiben
Mit Projekten und Aufgaben zu arbeiten hilft Ihrem Team, asynchron miteinander zu kommunizieren. Ihr Team kann so miteinander kommunizieren, dass die Zeit und der Fokus der anderen Teammitglieder berücksichtigt wird, sodass diese mehr in weniger Zeit erledigen können.
Dieses Kommunikationsmodell ist toll, da:
- Ihr Team ungestört in Blöcken arbeiten kann.
- Sie einen Überblick darüber haben, was gesagt und geteilt wurde, während die synchrone Kommunikation oft nicht notiert wird.
- Kollegen so die Möglichkeit haben nachzudenken, bevor sie antworten (sofortige Antworten sind nicht immer die besten).
- sie mit Teammitgliedern in mehreren Zeitzonen kommunizieren können.
Tipp: Wenn Sie in Nozbe einem Teammitglied eine Aufgabe zuweisen, können Sie sicher sein, dass diese bemerkt wird und dass sich der Kollege darum kümmert, wenn er Zeit hat. Das heißt, Sie stören niemanden, der vielleicht gerade an einer schwierigen Aufgabe arbeitet und einen guten Lauf hat. Und während Sie auf die Antwort warten, können Sie sich um eine andere Aufgabe auf Ihrer Liste kümmern – denn sehen Sie: Ich denke, nicht alles ist so eilig, wie wir glauben.
5. Halten Sie Fristen ein und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team organisiert ist
Ein strukturierter Arbeitsablauf optimiert die Organisation Ihres, besonders, wenn er Ihrem Team vorgibt, wie diese mit ihren Aufgaben verfahren sollen und alle Projekte, Aufgaben, Diskussionen und Materialien an einem Ort bündelt. Dann gibt es kaum Missverständnisse, verlorene Dateien oder unklare Verantwortlichkeiten. Die Teammitglieder sind synchronisiert – synchronisiert mit dem, was sie tun möchten, welche Aufgaben sie erledigen müssen und wie sie diese erledigen können.
Da jeder seine eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten hat (alle sehr schön in Nozbe aufgelistet), können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und müssen nur dann mit jemandem kommunizieren, wenn jemand ein Feedback gibt oder Sie um eines gebeten werden. Die Fristen sind klar, sie sind in Nozbe festgelegt und werden von den Benachrichtigungen “überwacht”.
Die Aufgaben sind in den entsprechenden Projekten, sie sind einfach, spezifisch, gut gelistet und beschrieben. Jeder weiß, was erledigt werden muss und wann, sodass es kaum Störungen gibt.
Tipp: Damit Ihr Team noch organisierter wird, sollten Sie regelmäßig einen Rückblick machen – auch dafür ist Nozbe ein tolles Tool.
Mit Nozbe kommuniziert Ihr Team effizient und transparent; es arbeitet einfach besser. Sie sparen Zeit und tun mehr tolle Sachen, um Ihr Unternehmen weiter in Richtung Erfolg zu bringen.
