Die meisten meiner Kunden sind völlig überfordert, wenn es um ihre Arbeit geht. In der Regel wollen Sie viel zu viel auf einmal und sind nicht organisiert; das bedeutet, wenn es Zeit ist, ihre Aufgaben zu erledigen, wissen sie oft nicht, wo sie beginnen sollen. Sie öffnen ihre Produktivitätsapp, schauen sich ihre Prioritäten oder ihre Liste mit den „fälligen“ Aufgaben an und wissen nicht, wo sie beginnen sollen, denn sie haben 35 Aufgaben, die heute „fällig“ sind. Das ist etwas, was man sich leicht angewöhnt, aber zum Glück gibt es dafür zwei einfache Lösungen, wie man dieses Problem entschärfen kann.
1 – Sie brauchen nicht für alles einen Fälligkeitstermin.
Die meisten Personen, die eine Aufgabe erstellen, versehen diese mit einem Fälligkeitstermin oder einem Datum, an dem Sie daran erinnert werden sollen, diese Aufgabe zu erledigen. Das Problem hier: Ehe man sich versieht, hat man 35 Aufgaben notiert, die man an einem einzigen Tag erledigen will! Um Ihre Aufgaben besser zu verwalten, versehen Sie nur solche Aufgaben mit Fälligkeitsterminen, die wirklich „fällig“ sind oder an die Sie erinnert werden müssen. Wie zum Beispiel die Hypothek zahlen, eine besondere soziale Veranstaltung besuchen etc.
Sammeln Sie Aufgaben, die keinen Fälligkeitstermin haben, aber bald erledigt werden müssen, in einer Aktionsliste. Eine Aktionsliste ist ein Kontext (oder eine Kategorie in Nozbe), der beliebig sein kann - solange er für die vorliegende Aufgabe relevant ist. Sie haben wahrscheinlich mehrere Listen, beispielsweise, eine Liste, die darauf basiert, wie viel Energie Sie gerade haben. Sie verwenden die “Niedrigenergieliste” für die Durchführung von Routine Aufgaben und die “Energieliste” für die, die kreatives Denken erfordern. Andere Optionen könnten eine Person, einen Ort oder eine Sache beinhalten, um Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel die Liste für “Ehepartner”, “Büro”, “MacBook” usw. Einmal pro Woche sollten Sie während Ihres Wochenrückblicks Aufgaben zu diesen Listen hinzufügen. Sie machen doch einen Wochenrückblick, nicht war? 😃
2 – Priorisieren Sie Ihren Tag
Vielleicht haben Sie wirklich 35 Dinge, die heute „fällig“ sind, aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. Ich empfehle meinen Kunden, die Methode „Most Important Task (MIT) – Secondary Tasks of Importance (STI)“ anzuwenden – „die wichtigsten Aufgaben (MIT)“ und „die zweitwichtigsten Aufgaben (STI)“. Das bedeutet, Sie gehen durch Ihre Liste mit Ihren Aufgaben und legen drei MIT für den heutigen Tag fest; diese beenden Sie zuerst. Danach bestimmen Sie drei weitere Aufgaben, die Sie dann, wenn die ersten drei erledigt haben, erledigen; das sind Ihre zweitwichtigsten Aufgaben (STI). In Nozbe können Sie dies sehr leicht tun, indem Sie Kategorien mit diesen Namen erstellen und diese anschließend den Aufgaben zuweisen. In der Prioritätenliste können Sie entsprechend filtern, um nur diese Kategorien zu sehen.
Es tauchen immer Hindernisse auf, wenn man produktiv sein möchte. Ich hoffe, dass diese beiden Tipps Ihnen bei der Bewältigung der täglichen Produktivitätsherausforderungen helfen werden.
Autor: Chad Garrett – Präsident von Productivity Grid, LLC und Nozbe-Botschafter. Für ihn ist Nozbe das perfekte Produktivitätstool, wenn man verschiedene Arbeitsabläufe verbinden möchte, einschließlich David Allens „Getting Things done (GTD)“-Methode.
