Das ist ein Gastbeitrag von Robby Miles – Produktivitätsguru, unser Botschafter und ein wirklich netter Mensch :-) Wenn Sie die Vorteile eines „flachen“, einfachen Projektmanagements kennenlernen möchten, die Vorteile, Aufgaben zu mailen und Projektvorlagen zu nutzen, dann lesen Sie weiter.
Ich heiße Robby Miles, bin Vater, Geschichtslehrer, Armeeoffizier, Online-Freelancer und Nozbe-Botschafter. Ich habe wirklich sehr viel zu erledigen, mit Nozbe kann ich aber die verschiedenen Bereiche meines Lebens sehr gut organisieren. Wie nutze ich also Nozbe, damit ich immer den Überblick behalte?
Projektetiketten
Ich bin froh, dass Nozbe ein „flaches“, einfaches Projektmanagementsystem ist, denn so behalte ich leicht den Überblick über all die verschiedenen Aufgaben, die ich zu erledigen habe. „Flaches“ Projektmanagement bedeutet, dass Aufgaben nicht tief in Unteraufgaben, in Aufgaben, Projekten oder Ordnern versteckt sind. Alle Ihre Aufgaben und Projekte sind mit wenigen Klicks sichtbar. In vielen Apps kann man Aufgaben leicht verlieren. Nicht so bei Nozbe.
Projekte sind das Rückgrat jedes GTD-System und ich erstelle viele. Derzeit habe ich über 50 Projekte. Mit Etiketten gruppiere ich sie nach den verschiedenen Bereichen in meinem Leben:
- Unterrichtsprojekte bekommen das Etikett „Unterricht“
- Militärprojekte das Etikett „Militär“
- Kundenprojekte das Etikett „Kunden“
- Projekte, die das Haus betreffen bekommen das Etikett „Haus“
Wie man mit Etiketten arbeitet? Wenn ich z.B. im Klassenraum sitze und die Unterrichtsstunden vorbereite, öffne ich die Prioritätenliste und filtere die Aufgaben mit dem Etikett „Unterricht“. Mit dem Filtern mache ich die Aufgaben für den Unterricht sichtbar. Alle anderen Aufgaben sind versteckt, lenken mich also nicht ab. Ich weiß sofort, worauf ich mich konzentrieren muss. Das funktioniert auch für das Freelancing, für die Projekte an meinem Haus … und für jedes andere Etikett, das Sie einstellen.
Eine von Nozbes leistungsstärksten (und vielleicht am wenigsten genutzten) Funktionen ist, Aufgaben zu mailen. Es sollten nicht zu viele E-Mails in Ihrer Inbox sein. Es ist besser, wenn Sie sie stattdessen zu Ihrer geheimen Nozbe-E-Mail-Adresse weiterleiten und dort in eine Aufgabe ändern. Oder nutzen Sie Jeff Sanders’ Methode: Schicken Sie mithilfe Siri eine E-Mail und fügen Sie Aufgaben zu Nozbe nur mit Ihrer Stimme hinzu.
Sie können nicht nur Ihre zu bearbeitenden E-Mails in Aufgaben ändern, indem Sie sie zu Nozbe weiterleiten, Sie können E-Mail-Kommentare direkt zu Aufgaben mailen, die bereits bestehen. Wussten Sie das? Diese Funktion wird leider nicht sonderlich genutzt, obwohl Sie hilfreicher ist, als Sie sich vorstellen können.
E-Mails als Kommentare zu nutzen ist bei mir eine automatische Blogging-Einstellung. Es hilft mir sehr, wenn ich mich mit einer Aufgabe beschäftige, da ich so alle Informationen und Links auf einem Blick zur Verfügung habe.
Vorlagen
Nozbe.how-Vorlagen machen das Leben leichter.
Wenn sich dieselben Aufgaben immer wieder wiederholen, machen Sie eine Vorlage daraus. So müssen Sie die Aufgaben nicht jedes Mal wieder von vorne erstellen. Das Ziel von Produktivität ist schließlich, Ihre Arbeiten zu optimieren, um so Zeit zu sparen und sich darauf zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Ich mache jede Woche einen Wochenrückblick und ich weiß, dieser Rückblick kommt jede Woche und dass sich das kaum ändert. Deswegen machte ich daraus eine Vorlage. Ich erstelle jetzt jede Woche ein Projekt von dieser Vorlage und mache damit meinen Wochenrückblick. So vergesse ich nie einen Schritt.
Vorlagen sind auch nützlich, wenn Sie mit einem Team arbeiten, bei denen die Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten. Es gibt viele Softwares und Online-Programme, mit denen Sie Standardaufgaben für Ihr Unternehmen einrichten und diese mit Kollegen teilen können, aber ist es nicht einfacher, solche Vorlagen dann zu erstellen, wenn Sie Ihre Aufgaben verwalten?
Das beste an Nozbe ist, dass Sie Systeme erstellen können, die so einfach oder so komplex sein können, wie Sie sie brauchen. Sie können Nozbe so individuell nutzen, wie es für Sie am besten funktioniert.
