Warten Sie auf ein Datenblatt, dass einer Ihrer Mitarbeiter liefern soll? Warten Sie auf eine beängstigende Aufgabe, die sich schon seit Langem ankündigt, die ihr Chef bis heute aber weder delegierte noch spezifizierte? Warten Sie auf die Antwort eines Kollegen, ob er an Ihrem Projekt teilnehmen möchte? Warten Sie auf die brandneuen Kopfhörer, die Sie vor Kurzem bestellten?
Kommt Ihnen davon etwas bekannt vor? Dann haben Sie wahrscheinlich viel zu tun bzw. andere haben wahrscheinlich etwas für Sie zu tun … und das ist hier der Punkt.
Wir alle haben etwas, das nicht sofort erledigt werden kann – so ist das Leben. Es ist alles in Ordnung, wenn alles reibungslos verläuft, aber wie Sie wissen verläuft es im Leben nicht immer ohne Störungen. 8 von 10 Menschen antworten Ihnen nicht richtig oder antworten überhaupt nicht, zumindest nicht zum erwarteten Termin. Kollegen verschieben ständig herausfordernde Aufgaben und Entscheidungen – genauso wie Ihr Chef. Wenn Sie keine Liste Ihrer „ausgelagerten“ Verantwortlichkeiten führen, wird sich niemand um diese kümmern.
Wenn es darum geht, seine „ausgelagerten Aufgaben“ zu bewerten und zu notieren, ist eine Liste „Warte auf“ ein echter Lebensretter. David Allen führte den Begriff „Warte auf (Waiting for)“ in seinem Buch „Getting Things Done“ ein. Allen definiert „Warte auf (Waiting for)“ als „Erinnerung für all die Dinge, die Sie von anderen zurückbekommen oder die andere erledigen müssen“.
Ich möchte Ihnen einige Tipps geben, wie Sie eine solche „Warte auf“-Liste führen und verwalten können … und dann können Sie sich mit einer stoischen Gelassenheit zurücklehnen und warten.
„Warte auf“-Ordner in Ihrem E-Mail-Client
Richten Sie einen neuen E-Mail-Ordner „Warte auf“ ein, wenn Sie – wie viele von uns – viel mit E-Mails arbeiten. Erstellen Sie dann eine Regel, mit der bestimmte Nachrichten in diesen Ordner verschoben werden.
Was aber ist ein „Warte auf“-Ordner? Es ist im Grunde ein einfacher „Behälter“, der ausgelagerte Aufgaben etc. automatisch sammelt. Richten Sie zuerst den Auslöser ein, um Nachrichten in Ihren dafür bestimmten Ordner zu verschieben. Immer wenn Sie eine E-Mail senden, die Sie nachverfolgen müssen, schicken Sie eine Kopie dieser E-Mail an sich selbst, was die Regel auslöst. Im Internet finden Sie detaillierte Anleitungen, wie Sie Ihre Regel einrichten können. Sie brauchen nur 10 Minuten, um Ihr System einzurichten, es erspart Ihnen aber mindestens weitere 10 Minuten täglich.
Eine noch bessere und produktivere Lösung
Wenn Sie einen Aufgabenmanager wie Nozbe nutzen, können Sie noch einen Schritt weitergehen. Bei den meisten Aufgabenmanagern können Sie Aufgaben von Ihrem E-Mail-Client zu einem bestimmten Projekt/Ordner mailen; alternativ können Sie bestimmte Aufgaben etikettieren. Richten Sie Ihr Projekt/Ihren Ordner „Warte auf“ in Ihrem Aufgabenmanager ein, schreiben Sie dann Ihren Brief und geben Sie Ihre einzigartige E-Mail-Adresse in das Adressfeld „Kopie“ (CC) oder „Blindkopie“ (BCC) ein. In Nozbe können Sie eine Aufgabe zu einem Ihrer bestehenden Projekte hinzufügen, indem Sie den Projektnamen nehmen und davor das Hashtag-Symbol in das Betrefffeld Ihrer E-Mail setzen: „#Warte auf“.
Wenn Sie noch mehr möchten, können Sie Ihrer Nachricht mithilfe von Hashtags in Nozbe Weiterverfolgungsdaten oder Fälligkeitstermine hinzufügen. Nehmen wir mal an, Sie delegieren eine Aufgabe an einen Ihrer Mitarbeiter, die bis zum Freitag erledigt werden muss. Schreiben Sie Ihre E-Mail, geben Sie in das Adressfeld „Kopie“ Ihre einzigartige E-Mail-Adresse ein, schreiben Sie in den Betreff „#Warte auf #Freitag“ und klicken Sie dann auf „E-Mail senden“. Die E-Mail kommt in Ihr „Warte auf“-Projekt mit dem dazugehörigen Fälligkeitstermin (oder Weiterverfolgungsdatum, wenn Sie möchten). Und dann ist es wie Zauberei: Kommt der Freitag, geht die Nachricht direkt in Ihre Prioritätsliste, um Sie daran zu erinnern, dass Ihre Mitarbeiter bestraft oder nett erinnert werden müssen – wie Sie möchten (wenn Sie einen anderen Aufgabenmanager nutzen, können Sie Ihrer Aufgabe auch manuell ein Fälligkeitsdatum zuweisen und sie erscheint auf Ihrer Fälligkeitsliste, wenn sie fällig ist).
Wir sind noch nicht fertig!
Ich wette, Sie haben mehrere Aufgaben an Ihre Mitarbeiter/Kollegen delegiert. Vielleicht verschiebt Ihr Chef ständig seine Entscheidungen. Warum verfolgen Sie diese Berichte nicht separat? Dafür müssen Sie nur „Warte auf“-Aufgaben individuell etikettieren. In Nozbe können Sie sie zu voreingestellten Kategorien zuweisen. Warum erstellen Sie keine Kategorie für Ihren Chef, nennen wir sie z.B. „John“. Sie können Kategorien auch direkt zu Ihrer Aufgabe von Ihrem E-Mail-Client zuweisen (vorausgesetzt, dass Sie die Kategorie bereits in Nozbe erstellten). Ihr Betreff sieht dann so aus: „#Warte auf #Freitag #John.“
Jetzt, da Sie Ihr Königreich etabliert haben, müssen Sie nur noch herrschen. Sie können einen Bericht Ihrer „Warte auf“-Liste erstellen und diese Ihren Mitarbeitern schicken oder Sie können Ihrem Chef eine persönliche E-Mail schreiben, sodass jeder informiert ist. In Nozbe können Sie Ihre Aufgaben als einzelne PDF-Datei entweder mit Kommentaren oder als eine kurze Liste drucken.
Bevor Sie den PDF-Bericht erstellen vergessen Sie nicht, Ihre gewünschte Kategorie auszuwählen und die Aufgaben danach zu filtern um sicherzustellen, dass Ihre Liste die relevanten Informationen für den Empfänger enthält. Das ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie mehrere Aufgaben an eine einzelne Gruppe oder an eine bestimmte Person delegiert haben. Weitere Informationen finden Sie im Nozbe-Führer. Ich schicke einmal die Woche einen solchen individuellen Bericht an meine Mitarbeiter – das hilft uns, nicht den Überblick über die Aufgaben zu verlieren, die ich an jeden einzelnen delegiert habe.
Abschlussworte
Denken Sie daran: Alle Tricks, die ich Ihnen oben mit Ihnen teilte, sind nicht mehr als Rosinenpickerei, wenn Sie Ihr System nicht regelmäßig prüfen. Es kommen immer wieder Aufgaben hinzu, nehmen Sie sich daher die Zeit, Ihre „Warte auf“-Liste einmal die Woche zu prüfen. Löschen Sie von dieser Liste beendete Aufgaben, verfolgen Sie bis jetzt noch nicht gelieferte Aufgaben weiter, erstellen Sie vielleicht einen Bericht und senden Sie ihn an Ihre Kollegen. Warten Sie nicht – es ist Zeit, die Aufgaben einzusammeln!
