Wenn man in einem Team arbeitet, hängt das Ergebnis nicht nur von Ihnen ab, gleichgültig, wie intensiv Sie versuchen, Projekte voranzubringen. Das kann manchmal frustrierend sein. Gleichgültig, wie erfahren und engagiert Ihre Teammitglieder sind: Ihre Bemühungen können leicht behindert werden. Es gibt aber einen Weg, damit Ihre Arbeit erfolgreich ist. Sie brauchen eine Umgebung, die Teamarbeit unterstützt. Ein funktionierendes Kommunikationssystem und ein gut durchdachtes Tool für die Zusammenarbeit helfen Ihnen, Ihre Ziele schneller zu erreichen – gleichgültig, ob Sie in einem Büro arbeiten oder im Homeoffice.
Ein Kommunikationssystem einrichten
Ein Team ist ein Team: Es besteht aus einer Gruppe von Menschen, die unterschiedlich denken und verschiedene Gewohnheiten haben. Wenn Sie ein Team sind, bei dem jeder von zu Hause aus arbeitet, gibt es einen weiteren Faktor, der zu berücksichtigen ist: die Menschen arbeiten an mehreren Orten und in verschiedenen Zeitzonen. Für ein effizientes Team müssen Sie Regeln für die Teamkommunikation einführen. Diese müssen klar und darauf konzentriert sein, die Ziele des Teams auf eine Art zu erreichen, die auch für die einzelnen Teammitglieder komfortabel und natürlich ist.
Unsere Pyramide
Hier bei Nozbe haben wir eine Kommunikationspyramide, die den Informationsfluss in unserem Homeoffice-Team regelt.
Sie stützt sich auf drei Schlüsselideen:
- Auf den Glauben an die Kraft der konzentrierten Arbeit,
- auf den Respekt für unsere Zeit und
- auf einen strukturierten Informationsaustausch.
Hier erfahren Sie mehr über die Kommunikationspyramide, aber um es kurz zu machen:
- Wir versuchen, wann immer wir können, asynchron zu kommunizieren, damit wir uns gegenseitig nicht ablenken. Wenn ich Feedback brauche, das warten kann (und – sind wir mal ehrlich – in den meisten Fällen kann es warten), überlasse ich es meinen Kollegen, sich dann bei mir zu melden, wenn es ihnen zeitlich passt.
- Wir wissen, der Mensch arbeitet am besten, wenn er konzentriert ist und von niemandem gestört wird.
- Feedback ist dann am besten, wenn es durchdacht ist und aufgeschrieben wird.
- Besprechungen (wenn sie wirklich nötig sind) sind nur dann erfolgreich, wenn es eine Tagesordnung gibt und alle Teilnehmenden involviert und gut vorbereitet sind.
Platz für die Zusammenarbeit
Sobald Sie Ihr Kommunikationssystem eingerichtet haben, brauchen Sie einen Ort, wo es umgesetzt und entwickelt werden kann. Was Sie jetzt brauchen ist eine App für die Zusammenarbeit – oder ein Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, wenn Sie das bevorzugen. Das Ziel ist dasselbe: sicherzustellen, dass der Informationsaustausch strukturiert und zugänglich ist und dass jeder im Team weiß, was zu erledigen ist und wann.
Unten erfahren Sie, was eine Zusammenarbeits-Software für Unternehmen bewirkt. Da ich Nozbe Teams von Anfang an nutze, möchte ich Ihnen die Vorteile einer App für die Teamzusammenarbeit anhand meiner App als ein Beispiel zeigen.
Leichte Zielsetzung und Planung
Selbstverständlich muss ein Team wissen, was die Ziele sind, um Ergebnisse liefern zu können – und jedes Ziel kann in ein Projekt umgewandelt werden. Jedes Projekt muss geplant werden. Um es gut zu planen, sollten Sie es in handhabbare Aufgaben aufteilen, jede dieser Aufgaben detailliert erklären, sie in einen Zeitrahmen geben und sie derjenigen Person zuweisen, die die Aufgabe am besten lösen kann. Das ist offensichtlich und einfach. Sobald Sie das tun, haben Sie einen Aktionsplan zur Hand.
Ich weiß: Manchmal ist das nicht leicht, da Projekte wachsen, sich entwickeln oder sich sogar drehen. In einer App wie Nozbe Teams haben Sie alles an einem Platz und übersichtlich strukturiert.
Alles unter einem Dach
Ein großer Vorteil bei einer Software für die Zusammenarbeit ist, dass alles, was mit einem Projekt zusammenhängt, in diesem Projekt gespeichert wird. Es gibt einen besonderen Ort, um das Projektziel zu beschreiben. Dazu haben Sie bestimmte Aufgaben und Kommentare, wo Ihr Team:
- Ideen diskutieren,
- nach Feedback fragen und es erhalten,
- auf Probleme und Hindernisse hinweisen,
- nach den besten Lösungen suchen,
- Dateien anhängen und
- Checklisten hinzufügen kann, um Aufgaben mit Schichten bearbeiten zu können.
Wie Sie sehen, haben Sie mit Apps für die Zusammenarbeit wie Nozbe Teams jeden Informationsaustausch, alle Dokumente und Daten im Projektkontext. Sie können immer nach den Daten, die Sie brauchen, suchen, zu einer Diskussion, die Sie noch mal durchgehen möchten, zurückkehren oder nach der ursprünglichen Version eines Dokuments suchen. Es ist alles da, in der Reihenfolge des Auftretens. Auch wenn das Projekt bereits beendet ist, können Sie immer noch danach suchen oder es sogar wiederherstellen.
Referenzen und Dokumente im Kontext
Da wir gerade von einer strukturierten Diskussion und von Projektkontext sprechen, möchte ich kurz auf das Referenzmaterial eingehen, das nötig ist, um Aufgaben zu erledigen. Ich erinnere mich an einen früheren Job, bei dem wir E-Mails und Chats für unsere laufenden Projekte und unsere Teamzusammenarbeit nutzten – Dinge verschwanden dabei so leicht! Das war ziemlich frustrierend, besonders wenn der Abgabetermin nahe war und das Stressniveau des Teams kontinuierlich stieg.
Mit einer App für die Zusammenarbeit können Sie solch eine Situation leicht vermeiden. Vereinbaren Sie einfach mit Ihrem Team, Dokumente an die entsprechende Aufgabe anzuhängen oder Links zu den Dateien, die in einer Cloud (wie Dropbox, Box, Google Drive etc.) gespeichert sind, hinzuzufügen, beschreiben Sie diese Dokumente und es wird passen.
Zugriff auf Aufgaben und Daten von jedem Ort aus, jederzeit
Eine Projektmanagement-App wie Nozbe Teams hat eine weitere Funktion, mit der Teams noch produktiver sind: Mobilität. Alles, was Sie in der App speichern – Projekte, Aufgaben, Kommentare und Anhänge – werden in der Cloud gespeichert. Das bedeutet, Sie können auf alles zugreifen, gleichgültig, wo Sie sind. Sie können eine Web-App nutzen oder die systemeigenen Apps für Ihre iOS- und Android-Geräte herunterladen. Benachrichtigungen, die entsprechend Ihren Bedürfnissen eingestellt sind, informieren Sie, wenn jemand Ihr Feedback braucht oder Ihnen eine Aufgabe zuweist. So sparen Sie Zeit und können auch dann arbeiten, wenn Sie unterwegs sind oder auf einen Arzttermin warten und Sie sind auch dann für Ihr Team da, wenn Sie nicht im Büro sind.
Effektive aufgabenbasierte Kommunikation
Sobald Sie Ihre Projekte und Aufgaben erstellt und strukturiert haben, können Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um diese zu erledigen. Der Schlüssel für eine effektive Teamarbeit ist gute Kommunikation. In einer App wie Nozbe Teams gibt es keinen besseren Weg, miteinander zu arbeiten, als über die aufgabenbasierte Kommunikation.
Warum?
Weil es eindeutig, organisiert und ausführbar ist.
Indem Sie die Aufgaben auflisten, motivieren Sie die Menschen, aktiv zu werden und Sie befähigen sie, indem sie große, angsteinflößende Aufgaben in kleinere, machbare Schritte aufteilen.
Indem Sie eine bestimmte Aufgabe kommentieren, konzentrieren Sie sich darauf, was genau hier getan werden muss (anders als bei Gruppenchats oder langen E-Mails).
Dank präziser Aufgabenparameter wissen Sie, wer für die Aufgabe verantwortlich ist, zu welchem Projekt sie gehört und wann sie fällig ist.
Kommunikation, die auf Aufgaben basiert, funktioniert am besten in gut durchdachten Aufgaben- und Projektmanagement-Tools für Teams, wo sie Aufgaben hinzufügen und innerhalb diesen zusammenarbeiten können, bis sie erledigt sind. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Team Ergebnisse liefert und nicht nur Zeit mit dem Projektmanagement verbringt, nicht wahr?
Bessere Konzentration
Keine E-Mails mehr zu schreiben und Chats nur noch für die interne Kommunikation in Ihrem Team zu nutzen steigert dessen Produktivität. Wie? Indem man ein Tool für die Zusammenarbeit oder eines für das Projektmanagement nutzt und die aufgabenbasierte Kommunikation einführt, haben die Teammitglieder mehr Zeit, konzentriert und intensiv zu arbeiten.
Wenn jeder seine Aufgaben in der App listet und in einen Zeitrahmen gibt, weiß jeder, was zu tun ist und wann. Sie können sich konzentrieren und damit anfangen, ihre Arbeit zu erledigen. Jeder arbeitet an seinen eigenen Aufgaben. Wenn jemand Hilfe oder Feedback braucht, fragt er einen Kollegen oder den Chef. Der Kollege/der Chef wird dabei nicht abgelenkt, denn während man wartet, kann mit der nächsten Aufgabe angefangen werden und ihre Teamkollegen können das beenden, was sie anfingen.
Natürlich ist das eine ideale Situation. Ich weiß, dass dringende Aufgaben und Aufgaben, die bereits gestern fertig hätten sein müssen, jeden Tag in allen Teams auftauchen. Wenn aber jedes Teammitglied versucht, seine Arbeit zu strukturieren und sich erinnert, einen zeitlichen Spielraum einzuhalten, wenn er seine Aufgaben plant, wird es langsam immer besser.
Bei Nozbe nennen wir das asynchrone Kommunikation, und wir versuchen, es zu unserer Grundregel zu machen.
Prioritäten einrichten
So wichtig es ist, eine schlüssige Strategie zu haben, genauso helfen gut eingerichtete Prioritäten, auf dem Weg zu bleiben, dem Sie folgen müssen – besonders, wenn Sie Ihre Prioritäten mit Blick auf die ganze Arbeit, die erledigt werden muss, festlegen. Mit Aufgabenmanagement-Apps wie Nozbe Teams können Sie Ihre Prioritäten für jeden Tag in der Woche planen. So beginnen Sie und Ihre Teamkollegen jeden Morgen mit einer To-do-Liste und erledigen so viele Aufgaben wie möglich während des Tages. Sie entscheiden, was auf Ihre Prioritätenliste kommt und arbeiten in Blöcken konzentrierter Arbeit, um sie zu erledigen. Das ist einer der wichtigsten Schritte für ein leistungsfähiges Team.
Transparenz und auf dem Laufenden sein
Ein weiterer Vorteil, eine gute Software für die Zusammenarbeit zu nutzen ist, dass sie einen besseren Überblick garantiert sowie ein besseres Verständnis dafür, was die anderen tun. In geteilten Teamprojekten kann jeder die Aufgaben der anderen Teammitglieder sehen und prüfen, wo es gerade Probleme gibt. So kann das Potenzial der Zusammenarbeit vollständig genutzt werden. Die Teammitglieder bekommen aufschlussreicheres Feedback, das Team teilt sein Wissen und jeder kann dazu beitragen, dass die Unternehmensziele erreicht werden.
Dieser Prozess ist in Nozbe Teams sogar noch einfacher, da jedes Teammitglied standardmäßig auf jedes neu erstellte Projekt zugreifen kann. Mit dem Premium Plan können Sie natürlich private Projekte einrichten oder Zugriff nur ausgewählten Nutzern gewähren, das hauptsächliche Ziel ist aber Transparenz und Zugänglichkeit. Vergessen Sie nicht: Auf ein Projekt zugreifen zu können heißt nicht, dass die Konzentration geringer ist. Sie können sich jedes Projekt anschauen, wenn es nötig ist, und das war es schon. Wenn Sie sich für bestimmte Projekte interessieren, können Sie diesen folgen oder sie zu Ihren Favoriten hinzufügen; dann werden Sie über deren Fortschritt auf dem Laufenden gehalten.
In der “Team”-Ansicht in Nozbe Teams sehen Sie auch eine Liste mit allen Personen in Ihrem Team. Sie können eine Person auswählen und sich alle die Aufgaben ansehen, die ihr in allen Projekten, auf die sie beide zugreifen können, zugewiesen sind. So bleiben die Teammitglieder auf derselben Wellenlänge und der Chef behält den Überblick über die Teamprojekte.
Verbesserte Führung und verbessertes Management
Mit einer Zusammenarbeits-Software hat der Chef oder der Teamleiter einen Überblick in Echtzeit darüber, wie gut es bei den Mitarbeitern läuft. Sie sehen den Beitrag von jedem einzelnen, können den Überblick behalten und Feedback zu jedem Projekt geben, wenn sie sehen, dass es nötig ist.
Mit einer transparenten Projektstruktur kann ein Chef auch erkennen, wenn einige Projekte in einer Sackgasse stecken. Anders als bei E-Mails oder in einem Gruppenchat, wo die große Gefahr besteht, dass Informationen verloren gehen, ermöglicht eine gute Zusammenarbeits-App den Chefs, bei einem Projekt die Kontrolle zu behalten. Sie können den Informationsfluss nachverfolgen, den Status prüfen und sicherstellen, dass dort gehandelt wird, wo es nötig ist.
Jedes Team braucht eine Richtung, besonders wenn es sich verloren fühlt, und Chefs brauchen Transparenz, um auf dem Laufenden zu bleiben. So wird vermieden, dass Projekte fehlschlagen.
Als Chef oder Teamleiter gibt es keinen größeren Gewinn.
Gestärkte Teambeziehungen
Zu guter Letzt ist ein gutes Zusammenarbeits-Tool auch sehr wichtig für den Teamgeist. Es kann den Menschen helfen, sich mit der Idee, für ein gemeinsames Ziel zusammenzuarbeiten, leichter anzufreunden. Es ermutigt auch, Pläne, Ideen und Erfolge mit den Kollegen zu teilen.
Bei Nozbe wissen wir, dass unsere App der Ort ist, um Fragen zu stellen und um zu diskutieren, und wir fürchten uns auch nicht davor, es zu tun. Aufgabenbasierte Kommunikation ermutigt uns, unsere Zweifel und unser Wissen mit den anderen zu teilen. Zusammen mit unseren Kommunikationsregeln wird auch die Möglichkeit reduziert, dass Konflikte und Missverständnisse entstehen. Alles ist aufgeschrieben und kann nachverfolgt werden. Schriftliches Feedback ist rationaler, gründlich analysiert und weniger emotional als eine Diskussion in Echtzeit.
Indem man die Teambeziehungen neu stärkt, erreicht man mit einer Zusammenarbeits-Software so zwei Ziele, die dem gesamten Unternehmen helfen.
Sie möchten sich nicht weiter abmühen
Damit Ihr Team klüger, schneller und produktiver arbeitet, müssen Sie einige Kommunikationsregeln in Ihr Unternehmen und in dessen Organisationsprozess einführen ebenso wie Technologien für die Zusammenarbeit. Ich garantiere Ihnen, dass durch diese Methode die Leistungsfähigkeit Ihres Teams durch die Decke gehen wird – und es wird die Kirsche auf dem Rest der Vorteile sein, die ich oben anführte.
Ich weiß, dass es schwer sein kann, zu einer völlig neuen Art von Arbeitsumgebung zu wechseln, besonders für Teammitglieder, die niemals zuvor Projektmanagement-Apps oder Apps für die Zusammenarbeit nutzten. Beginnen Sie langsam. Reden Sie über die Kommunikationsregeln, die Sie in Ihrem Unternehmen einführen wollen. Sobald Sie diese eingeführt haben, wählen Sie ein Tool, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Führen sie es schrittweise ein, statt sich kopfüber hineinzustürzen. Wenn Menschen verwirrt sind und sich verloren fühlen, fällt die Produktivität nur, statt in den Himmel zu schießen. Vielleicht sollten Sie erst nur einige Projekte erstellen und in diesen zusammenarbeiten. Teilen Sie Ihre Eindrücke und fragen Sie sich gegenseitig, wie die Software funktioniert. Zögern Sie auch nicht, den App-Kundendienst für Hilfe und praktische Tipps zu kontaktieren. Schauen Sie sich Video-Tutorials an und nutzen Sie die Onboarding-Materialien, die es bei guten Apps normalerweise gibt.
Wenn Sie überzeugt sind und es ernst damit meinen, die Kommunikation und Effektivität Ihres Teams zu verbessern, testen Sie Nozbe Teams und seine Vorteile. Es ist kostenlos und für iOS, Android und als Web-App verfügbar.
