Votre équipe est-elle aux prises avec une coopération et une communication chaotiques, une charge de travail croissante ou une désorganisation qui affecte la productivité et le moral au bureau. OK. Vous le remarquez et décidez d’implémenter Nozbe. L’objectif est d’organiser vos projets et de s’assurer que tout le monde est au courant et sait de quelles tâches ils sont responsables. Malheureusement, vous pourriez rencontrer de la résistance…
Il est fort probable que vous ayez une mission difficile à relever. Vous devez convaincre vos collègues d’adopter un nouveau logiciel et, par conséquent, de changer leurs habitudes et leurs modèles établis. Nous allons essayer de vous aider avec cela !
La version rapide pour les gens occupés
- Commencez par discuter des défis auxquels vous êtes confrontés avec votre équipe et recherchez le soutien de 2 ou 3 personnes partageant les mêmes idées, ouvertes au changement et prêtes à essayer Nozbe.
- Inscrivez-vous sur Nozbe, découvrez le fonctionnement de l’application et créez quelques projets que vous partagerez avec ces 2-3 personnes solidaires.
- Utilisez nos ressources d’apprentissage (voir ci-dessous) et pensez de vous inscrire pour une consultation gratuite - aussi en français.
- Créez votre compte Nozbe et invitez vos collègues.
- Créez plusieurs projets, remplissez-les de tâches et attribuez-les aux personnes appropriées, en ajoutant des dates d’échéance.
- Planifiez un formation Nozbe pour toute l’équipe afin de présenter les fonctionnalités clés ou de regarder un tutoriel vidéo ensemble.
- Déterminez une date à laquelle Nozbe deviendra votre principal logiciel de collaboration au travail et assurez un soutien continu à votre équipe pendant qu’elle apprend à l’utiliser.
Des instructions détaillées peuvent être trouvées ci-dessous :)
Si vous voulez avancer, le changement est inévitable
La folie, c’est faire la même chose encore et encore et s’attendre à des résultats différents.
(Souvent attribué à Albert Einstein, mais en réalité tiré d’un livre de Rita Mae Brown)
Toute approche du changement nécessite d’instaurer une atmosphère positive, de mobiliser l’ensemble de l’équipe et d’aligner les étapes du changement avec leurs compétences et leurs besoins.
Changer la méthode et l’outil de communication dans une entreprise peut perturber l’équilibre existant, il n’est donc pas surprenant que des résistances puissent apparaître.
1. Préparer le terrain
L’idée d’introduire un nouveau logiciel de collaboration doit trouver un terrain fertile. Préparer votre équipe au changement est un aspect clé du succès.
- Tout d’abord, commencez à parler aux gens des problèmes avec lesquels vous êtes aux prises. Vérifiez si d’autres voient également les difficultés que vous observez.
- Présentez Nozbe comme une application simple de travail et de gestion de projet conçue pour améliorer la communication en équipe.
- Mettre en valeur son succès dans diverses petites et moyennes entreprises dans des secteurs tels que la production, les services, la science, l’art, la publicité et l’informatique.
- Insistez sur le fait qu’il peut remplacer les e-mails, Messenger, le chat, les appels téléphoniques, les réunions de statut et autres outils que vous utilisez afin que vous ayez tout au même endroit.
- Grâce à sa structure simple : “projets > tâches > commentaires”, Nozbe est assez facile à maîtriser même pour les moins férus de technologie.
2. Peignez une image du futur
Montrez à vos collègues le contraste entre l’état actuel et l’avenir envisagé. Présentez une vision convaincante qui incitera le reste à suivre.
En fonction des défis spécifiques de votre équipe, présentez les avantages de l’adoption de ce nouvel outil. Nozbe est là pour simplifier votre travail !
Après tout, pour affronter efficacement la concurrence, rester sur le marché et gagner de l’argent, vous devez vous adapter aux dynamiques qui changent. En optimisant les flux d’informations et les processus au sein de l’entreprise, vous pourrez mieux répondre aux attentes des clients, réduire les coûts et stimuler l’innovation.
Avec Nozbe :
- La communication devient plus efficace.
- Les documents et les données sont organisés - en toute sécurité et au même endroit.
- Les tâches sont clairement assignées, garantissant que chacun connaît ses obligations.
- Les procédures et les instructions sont documentées, garantissant clarté et responsabilité.
3. Appel aux émotions - Le changement est bénéfique pour tous
Démontrez à vos collègues comment l’argent de l’entreprise est gaspillé, ce qu’ils perdent en tant qu’employés et ce qu’ils risquent de perdre en n’adoptant pas Nozbe. Rendre ces aspects tangibles facilitera l’adhésion.
En vous appuyant sur les points précédents, commencez à prendre des mesures pour sensibiliser votre équipe à la nécessité du changement. Soulignez que la situation actuelle est loin d’être idéale, car tout le monde subit probablement les conséquences négatives de :
- un chaos croissant,
- une augmentation du stress,
- documents perdus,
- du temps perdu à chercher des informations,
- des malentendus,
- et plus.
4. Trouvez des alliés au sein de votre équipe
Rassemblez un groupe de défenseurs du changement qui reconnaissent les avantages de Nozbe. Collaborez avec eux dans un espace sécurisé pour planifier vos prochaines étapes.
5. It’s Not as Intimidating as It Seems
Try to make the introduction of Nozbe seem simple and achievable. By the way, did you know that you have already part of the journey behind you?
Nozbe actually works very similarly to an email inbox, Slack or even WhatsApp - and all of you know how to use these apps, right?
Consider how to introduce Nozbe in a way that’s not entirely foreign or overwhelming for your employees. Focus on similarities to tools you have already used like the ones I’ve mentioned above. Look:
- Project lists (similar to folders or groups).
- Tasks (akin to email threads or chats).
- Task comments (individual messages, that you can write to your teammates, complete with attachments (all types of files!) and send to each other asking for a response/reaction).
Once you’ve laid the groundwork and created a positive atmosphere, take the initial steps to make the transition smoother for others:
- Sign up for Nozbe and learn how the app works.
- Use our educational materials (see point below)
- Consider joining a free online demo.
- Set up your company account and invite your supportive colleagues.
- Add a few projects and collaborate with fellow Nozbe enthusiasts.
- Invite your entire team to Nozbe via email or invite code.
- Set up additional projects, populate them with tasks, assign responsibilities, and add deadlines. Your colleagues will find tasks waiting for them when they log in!
- Guide your team on how to use Nozbe effectively:
6. Offer Continuous Support — We’re Here for You Too!
Schedule sessions to showcase Nozbe’s essential features to your team or watch video tutorials together. Pick a date. Make it mandatory. Be consistent.
It may not be easy at first. We know from experience that some people will use Nozbe more intensively and get hooked, while others will get blocked and not even open the app.
Some people will encounter difficulties, others will not understand how one of the functions works, or they will forget to assign tasks to a colleague.
Someone will reflexively send just one e-mail, to which others will respond, and old habits will return right away…
You can expect different levels of engagement, and that’s perfectly normal. In the early stages, be readily available to provide guidance and serve as the in-house Nozbe expert.
Also remember that we are here to help!*
- Reach out to our customer support via email - we respond very quickly - we respond promptly, with real people, not bots. We offer support in English, German, Spanish, and many more languages: support@nozbe.com.
- Consider our online consultation
- Watch this practical video explaining collaboration and communication within the Nozbe app.
- Check out this entry about first steps in Nozbe.
- Explore examples of projects that you can create in Nozbe.
- Read about task ping-pong, a strategy for enhancing collaboration.
- Refer to our help page for comprehensive explanations of the interface and its functions, complete with a handy search feature.
- Explore the Nozbe Blog
7. Build Habits & Routines — Don’t Hesitate to Set Expectations
Make sure the work environment is structured to support change. For many teams, formalizing Nozbe as the official collaboration and communication tool, coupled with group training and individual consultations, is the most effective approach. The implementation process works best when the in-house Nozbe expert (you 😇) designs the company’s core project list, lists the crucial tasks, and sets up individual user accounts.
Choose an exact date for the complete transition to Nozbe and ensure everyone is mentally and technically prepared.
Designating a time and place to perform a given activity significantly increases the likelihood of it being completed. This is the so-called implementation intention, which is still the best-researched and most effective method for forming habits.
As a leader or change initiator, lead by example, fully embrace Nozbe, and convince your team of its effectiveness as the primary collaboration tool. Be the driving force and offer your assistance. Over time, you’ll find yourself in this role less frequently, as your teammates become self-sufficient. In case of any issues, they can simply click on the lifebuoy icon in the app’s lower-left corner to seek support from our team, rather than relying solely on you ;)
Best of luck!
