このポストでは、To-doリストを整理する6つのアイデアをご紹介します。特に、たくさんのやるべきことの責務から抜け出せないと感じている人のために有効です。私がどうやってNozbeを使って"Zen"の精神を体現しているのかを紹介します。物事を最小限にし、シンプルにすることを心がけ、長い間大切だと信じきっていたルールを手放したりする、といったようなことが大切です。
今回はNozbeユーザー - Pawel Muzyka (パベウ・ムジカ)さんからのゲスト投稿です。
ヒント1. プライオリティの考え方を改める
私はかつて、プライオリティリストに30-40、または、それ以上のタスクを抱えているという状況がよくありました。取り組みたいタスクを見つけようとするその度に、いくつものフィルターを使わなければならないという状況でした。長い時間がかかってしまいましたが、あるときようやく次のような疑問を抱くようになりました: なぜ私はタスクの迷路をさまよっているのだろう？
これらのタスクは果たして本当にプライオリティなのだろうか？何となく漠然と、きっといつかは重要なのだろうと自分を納得させ、全てのタスクを終わらせようとスタートしましたが、やはりいくつかのタスクは依然として、現在の時点では重要ではないのです。
このことがきっかけで私は次のルールを決めました:プライオリティは今日やる必要のあるタスクだけにするというものです。
私には長期スパンのプランや、4期ごと、または、年度の目標などがありますが、Nozbeのメインビューには今現在のものしか表示しません。明日、または、来週に予定しているタスクはどれも、今現在やる義務のあるものよりは重要ではありません。ですので、星でマークを付けたり、リスト上に表示させる必要はないのです。やるべき時が来たら、プライオリティリストに入れるようにしますが、今のところは私の注意を取られるものであってはならないのです。
毎日、短くて簡潔なプライオリティリストを持つことは、秩序を保ち、心の平穏を保ってくれます。リストが短いと、毎日タスクをゼロにしていくということに集中することができます。
ヒント2. タスクをタイムラインに入れる
中にはこのアイデアが好きでない方もいるかと思いますが、私は次の原則に従っています: タスクをNozbeに追加したら、いつ完了したいか、現実的な締め切りを設定します。
ただし、日付に厳格になる必要はありません - いつでも変更はできます。しかし、日付を設定してシステムの中に入れてしまいましょう。まずは、カレンダーのどこにフィットするか考えます。日付を設定してやることで、“いつか"やるというよりやる日を決めてしまいます。 複雑なタスク(例えば、仕事関連のタスクで、数人以上のアクティビティが必要なものなど)を除けば、あなたのほとんどのタスクはシンプルなものだと思います。なので、タイムラインに入れてしまうことはそれほど問題ではないでしょう。筋トレの時間はいつか、洗濯する時間はいつか、クライアントとの電話はいつか、子供の幼稚園に申し込む時間はいつか、仕事帰りに市場で買い物をする時間はいつか、など大体決まっていることと思います。
タスクの実行が、設定したタイムラインより一日前倒しになったり、一日遅れたりしても構いません。むやみにプランに固執するというものではありません。覚えておいてください: 時系列でアレンジされたタスクリストは、アクションプランのないタスクの塊よりよっぽど管理しやすいのです。
私の生産性システムでは、毎月ごとに、「いつか | たぶん」プロジェクトからタスクを取り出し、それら全てのタスクに完了を予想した日付を設定しています。
ヒント3. タスクにコンテナを作る
あまりに長くて、あいまいなプライオリティリストを作ってしまうのと同じような間違いとして、プロジェクトをいくつも開いてしまうということがあります。
残念なことに、プロジェクトをたくさん持っているということは、忙しく働いていて、プロフェッショナルで生産的な人ということを意味しません。それは単に、たくさんのプロジェクトを持っているということだけです。それ以上でも以下でもありません。
Nozbeでは、コンテナによって何も縛りの無いタスクを管理できます。例えば、“ホーム”、“おつかい”、“家計管理”、または、“ビジネスミーティング” です。それらを効果的に使うことで、別のミニプロジェクトとなってしまうのを防いでくれます。もちろんタスクとしてうまくフィットするときですが。
私の日々の業務の一つに、チームの前日の成果をチェックするというものがあります。私は毎日レポートを生成して分析します。このとき私はこのタスクのために別のプロジェクトを作成したり、各ステップをリストアップしたテンプレートを作ることもできるでしょう。しかし、実際には、それはとても簡単なルーチンタスクです。全て順調であるかどうか、ちょっとチェックするだけというものです。
なので、私は10ほどのタスクを持つ一つのプロジェクトを別に作る代わりに、チェックリストがある一つのタスクを作って、15分も掛からずに終わらせています。
皆さんも、「これはタスクだろうか、それともプロジェクトだろうか？」というジレンマに何度も遭遇したことと思います。一見すると複雑だけれども、実は60秒ほどで対処しきれてしまうようなものを、航海を始める前に見極めることはとても重要です。
ヒント4. カテゴリーの利便性を再考する
興味深いことに、“ホーム”、“家計”、“ビジネスミーティング"などの一般的なプロジェクトは、カテゴリーともなります。もしくは、コンテキストと呼ぶ方も多いでしょう。
私はタスクにカテゴリーを付けているとき、そのような一般的なプロジェクトの名前を重複して付けていることに気づき、それは結果的にあまり意味の無いものでした。
その一方で、縛りの無いタスクにコンテナを使うときに、締め切りがすでに設定されていることもあるでしょう (それらはカレンダータブから一貫したビューとして見れます) そんな時には、それらのタスクに追加のパラメーターをわざわざ設定する必要がないことも多いと思います。
例えば、家事に関連するタスクがすでに一つのプロジェクトの中に集められていれば、追加でさらなるカテゴリーを付ける必要はないでしょう。もしあなたの連続するアクティビティのタスクたちが、締め切りや日付で設定されていれば、逐次一つ一つを 次のアクション としてマークする必要はないでしょう。そのような場合には、カテゴリーなしで取り組んだり、システム内でそれらの役割を考えるだけです。個人的に私は、**一日の中の時間を示すカテゴリーを使うのを気に入っています。**そうすることで、例えば、午後に取り組みたいタスクをフィルターできます。
ここで、覚えておいていただきたいのですが、物事をより良くしたいのであれば、時にはただ簡略化することが良いことがあります。マルチレベルでカテゴリー化をしている人は、使っているシステムがとても入り組んでめちゃくちゃになっているため、カテゴリー分けしないとうまく整理できないのでそうするしかない、といったような人が多いのも事実です。
ヒント5. ラベルを使う
もしあなたのプロジェクトやタスクが、少なくとも2つの異なるテーマを持ったグループに分けられるとしたら - ラベルが魔法のように機能します。
たった一つのクリックで、注意力を散漫にさせるような、不必要な情報のノイズからあなたを隔離してくれます。様々に分別ラベルを適用できます: プロジェクトをプライベートと仕事関連に分けたり、プライベートプロジェクトとコラボレートしているプロジェクトとを分けたり、特定の主題に関わるもの全てをグループにまとめたり - あなたのニーズに応じて可能性は無限です。 私は個人的に、Nozbeのビューではプライベートと仕事とを一緒に表示させません。それら2つを完全に異なる世界として扱っています。それらは私が必要なときに、消えたり、現れたりします。
また、ラベルはカレンダービューでもプランニングを容易にしてくれます。あなたの仕事のモードに応じて、その時その時に取り組んでいるタスクだけをNozbeで表示させるようにする、というのはとてもいいアイデアです。
ヒント6. 散らからない
このポストはあなたの生産性システムを整理し、スリムにするという意図の下書いています。この最終章では、おそらく最も大切な提言をしたいと思います。
Nozbeはパーソナルなノートブックとして機能します - 例えば、視聴した映画のカタログ、行くべきレストランのリスト、いつか読みたい記事へのリンク、などなどです。その通り、これら全ての情報をNozbeでは持つことが可能です… そうして、実は不必要にあなたの注意力を吸収してしまいます。しかし、ここで質問です: そこからどうやって利益を受けられるでしょうか？
それどころか、おそらくシステムに情報を入れれば入れるほど (それらの情報は必ずしもタスクになる必要はありません)、見つけるのが困難になり、また、あなたが抱えている本当に大切なプロジェクトを前進させるのが遅れてしまうのです。
私たちはそれぞれ得意の分野が異なり、担当する責任もことなり、複数のユーザーとプロジェクトをシェアすることもしています。それゆえ、全てを滞りなく進めていくのは容易ではありません。しかし、たとえどんなに忙しかろうと、**短く、具体的で、完了しやすく、時間がスケジュールされたプロジェクトやタスクを管理するのはたやすいでしょう。**ウィークリーベースで簡単に分析できるリスト: それは、“終わりが見えないのを見て、やる気をなくしてしまう” というよりも、一挙にできて、顔にスマイルが浮かぶというものです。
もし簡単にできないのであれば、それは、あなたのシステムをダイエットさせる時期が来ているということなのです！:)
*著者: **Paweł Muzyka (パベウ・ムジカ)*元ジャーナリストであり、Nozbeや生産性テクニックのファン。新しいテクノロジーを追い求め、また、ウェブで巻き起こる様々な出来事に情熱を燃やしています。彼は現在、産業広告の分野で精力的に活躍しています。
