FAQシリーズへようこそ。ここではユーザーの皆さまからメールやメッセージで寄せられたよくある質問にお答えしています。今月は、Nozbeでどのタスクに最初に取り組むべきか、そしてどうやってプライオリティのレベルを設定するかについてお話します。
しばしばプライオリティとして分類されたたくさんのタスクを抱え、どのタスクに最初に取り組んだらいいのか分からないといった状況になった方も多いかと思います。最も緊急性のあるものから始めたらいいでしょうか？先週から先延ばしになっているものから取り組んだほうがいいでしょうか？どれが他のよりも重要で、今優先すべきものはどれでしょうか？
Nozbeユーザーの中でも、たくさんの方がこういったプライオリティをうまく選り分ける方法を模索しています - そのため以下のようなメールをたくさんいただきます:
Nozbeチームの皆さんこんにちは。
私のタスクの多くがプライオリティとして分類されてしまいます。しかし、そうすると複数のプロジェクトのプライオリティで溢れてしまい、どれから始めたらいいか分からなくなってしまいます。何かいい方法はありますか？
親愛なるNozbeへ
私はプライオリティに高・中・低のような異なるレベルを付けるようにしたいと考えました。このようにやることは可能ですか？
大事なことを最初にしてください: 最優先な物事にストレートで取り組みましょう
Nozbeでは、Robert J. McKainの言葉を信じています:「多くのゴールが達成されないのは、私たちが2番手の物事に最初に取り組んでしまい、それに時間を費やしてしまっているからだ。」しばしば私たちは、本当に重要で取り扱うべき物事があるときであっても、緊急だと思われる方に捕われてしまいがちです。そのため、どのタスクが最も重要であるかを決定する必要があります。
例えば今、あなたの妻／夫が夕食ができたからと、もう3回も続けてあなたを呼んだとします。それからあなたが台所へ行く途中に温水機器からガスの臭いが漂ってきました。すると、あなたはすぐにガス漏れのリスクのほうが夕食よりも断然重要だと考え、すぐに機器のチェックへと向かうでしょう(たとえかなりお腹が減っていたとしても)。
ガス漏れチェックはプライオリティリストには普通はないと思いますが (そう願います！)、そのように、他のタスクよりも重要なプライオリティタスクがあるはずです。自分自身にいくつかの質問を投げかけてください: このタスクは他のタスクと比べてどのくらい重要だろう？このタスクを先延ばしにしたら、どんな結末になるだろう？このタスクは本当に重要なのか、それとも、取るに足りないものなのか？このタスクの完了を遅らせると、他の人の仕事を停滞させるだろうか？
プライオリティのレベルを設定してみましょう
ここでは、タスクをその重要度で計るという方法を提案します。多くの人はプライオリティレベルを3つ、4つ、5つに設定しますが、もちろんもっと多くでも、もしくは2つだけでも構いません。
では、どうやってそのようなレベルをタスクに設定したらいいのでしょうか。とても簡単です: そのレベルのカテゴリーを作ってタスクに割り当てます (例. ウィークリーレビューのときなどに)それらのカテゴリーは例えば: “1”、“2”、“3”、“4”; “高”、“中”、“低”; “最も重要”、“それほど重要でない”、などなど。タスクのプライオリティレベルが一目で分かり、あなたのやり方に合うような方法でカテゴリー名を付けてみてください。
プロ・ヒント: カテゴリーは色やアイコンでカスタマイズできます。例えば、最も重要なタスクに割り当てるカテゴリーに赤とエクスクラメーションマークを設定します; 次に重要なタスクのカテゴリーには黄色とタイマーのアイコンを設定し; 重要でないタスクのカテゴリーには緑とコーヒーカップを設定します。
異なるレベルを設定したプライオリティリストの例をご覧ください:
ご覧いただいているように、マニュアルでプライオリティをソートできるので、緊急性の高いタスクをトップに、優先度が中間のタスクは中間に、そして優先度の低いタスクは下に表示させることもできます。このような設定をすれば、どのタスクにすぐに取り組んだらいいのかがよく分かります。
プロ・ヒント: 最も重要なタスクだけに集中したい場合には、プライオリティをカテゴリーでフィルターするだけで簡単にそれだけを表示させることができます。アプリの上部右側にある"i"のアイコンをクリックして"フィルター"を選択し、最も重要なタスクに割り当てたカテゴリーをクリックします。
締め切りは時代遅れ？
期日のトラップにはまらないでください。生産性へのカギはタスクの一つ一つに期間を設定してやることだと信じている人がいます。このやり方ではすぐに非効率的になってしまうでしょう - タスクに期日(しばしば適当な期日になりがちです)を設定するのにいたずらに多くの時間を費やし、さらに、プライオリティリストをタスクだらけにしてしまいます。これでは意味がありません。
全てのタスクが重要というわけではありません; 多くは期日を設定する必要がないタスクでしょう。ゲスト投稿の記事 “毎日にプライオリティを付けるシンプルガイド”の中で、Chad Garrettは毎日にプライオリティレベルを付けて仕事に取り組む際のヒントやワザを紹介していますのでぜひお読みください。さらに関心のある方へ。ぜひ今すぐチェックしてみてください。プライオリティ忍者になりましょう！
Nozbeブログに関連する記事があります:
サポートが必要な場合には
困ったときにどこを探せば答えがありますか？
ヘルプページにより詳しい情報があります:
他の記事もありますので、ぜひお読みください。次に何をする必要があるかを決める方法、一日の早い時間に大きな課題に取り組むべき理由について、などなど。さらに、一歩進んだユーザーには、アイゼンハワーのマトリックスがタスクをプロセスするのに役立ちます。ぜひご覧ください - 生産性へのヒントをはじめ、仕事や生活に役立つ記事がたくさんあります。
Nozbe.howテンプレートもご覧ください。Nozbeについてもっと学べます。
また、さらにご質問等がございましたら、ぜひ私たちにご連絡ください！私たち - Nozbeカスタマーサポート - までお気軽にご連絡ください。私たちがいつでもサポートいたします!:-)
