FAQシリーズへようこそ。ここではユーザーの皆さまからよくお寄せいただくご質問を取り上げています。今月は、多くのユーザーの皆さまや、GTDのファンの方が特に疑問を抱いている2つの質問について取り上げてみたいと思います: いかにして何も縛りのないタスク、及び、いつか／たぶんやるタスクを扱ったらよいか、というものです。
毎日仕事をする中で、安定した一連のタスクやプロジェクトを整理し管理していくのは比較的簡単ですが、あなたが持っているどのプロジェクトとも関わりのないアイテムとしばしば遭遇し、立ち止まってしまうこともあると思います。サポートチームには以下のような内容のメールがときどき届きます:
こんにちは。
私のインボックスにあるいくつかのタスクは、現在抱えているどのプロジェクトにも当てはまりません。毎日インボックスをゼロにしたいのですが、それらどこにも縛りのないタスクがどうしても残ってしまいます。私にはどうやってそれらのタスクを扱ったらいいのかいいアイデアがありません。何かいい解決策はないでしょうか？
それに対する答えは…
はい、あります。いくつかのいい方法があります。
いくつかの解決策
1つ目は、そのアイテムを見て、2分のアクションで完了できるかどうかを考えます - 今すぐ簡単に完了できるアイテムかどうかを見極めます。もしそうであれば、ただすぐやるだけです！終わらせて、それをいつまでもインボックスに残したままにしないようにしましょう。
2つ目は、そのアイテムはどんなアクションかを考えます。例えば、それがお使いだとすると、ショッピングへ行くときにする必要のあるものだったり、家を出たときにやらなければならないものだったりします。そこで、解決策としては、お使いのプロジェクトを作成するか、もしくは、インボックスに残しておいて、期日と’お使い’のカテゴリーを付けておきます。
3つ目は、アイテムが上の2つのいずれのグループにも該当せず、また、関連するプロジェクトが見つからないといった時に、‘雑プロジェクト’などといったプロジェクトを作成します。このようにしているユーザーの方はたくさんいらっしゃいます。縛りのない、一度限りのタスクのためのプロジェクトです。そのようなプロジェクトを作ることで、インボックスゼロのルールを守っていくことができます。
いつか／たぶん
もう一つのよくいただくご質問は、いつか／たぶん のタスクについてです。
こんにちは。
いつか／たぶん のタスクのための場所がありません。なので、私はそれらをインボックスに置いています。他にいい方法はありますか？
サポートチームからの提案
Nozbeでとあるタスクのための決まった場所がないときに、いくつかやり方があります。
もしそのタスクがあなたのプロジェクトのいくつかに分類されるようなとき、一つのオプションはカテゴリーを設定してあげるというものです。
いつか／たぶん のタスクは、かなりの頻度でとあるプロジェクトに分類されますが、いつそのタスクがなされるべきか、または、そのタスク自体なされる必要があるかどうかがはっきりしない、ということが多いということも言えます。そのような場合には、カテゴリーが最も適しています。カテゴリーの利用は大きな利点です: 後で、たとえばウィークリーレビューの際に、プロジェクトから いつか／たぶん タスクをフィルターするだけで、今後どうするかを決めることも可能です。
また、カテゴリービューに行けば、簡単に全てのプロジェクトからそれらのタスクを抽出でき、ステータスを再考できます。
問題なのは、どのプロジェクトにも属さないタスクです。このポストの前半で’雑プロジェクト’を作ってやるのがやりやすいというお話をしました。
‘雑プロジェクト’などのプロジェクトをすでに作成しているときには、その中に入れ、カテゴリーを付けておきましょう。
しかし、そのようなプロジェクトを作っていない場合には、もっとGTDなやり方はないかと考えるかもしれません。そこで、もう一つの効果的なオプションは、いつか／たぶん プロジェクトを作成することです。ウィークリーレビューをすることを考えてみても、そのようなプロジェクトを作ると非常に簡単に管理できます。タスクを単に実行するのか、設定を変えるか、または、削除するかなどを簡単に行えます。
まだ不明な点はありますか？
ぜひ ヘルプページをご覧ください。さらに詳しい情報があります。
さらにご質問等がございましたら、ぜひ私たちにご連絡ください！いつでもお待ちしております - Nozbeカスタマーサポート - ご質問、改善案など何でも結構です。私たちは喜んで皆さまをお手伝いいたします！:)
この記事はDelfina (デルフィナ) - カスタマーサポートオフィサーによって書かれました
