この記事はNozbeでサブプロジェクトの機能がないだろうかと思っている方や、プロジェクトラベルの便利な機能が知りたい方に主に向けられて書かれています。
サブプロジェクトがほしい!!!
会議などでNozbeのプロモーションをしていると様々な興味深い人々に出会います。あるとき、プロフェッショナルなイベントマネージャーと話す機会があったのですが、その中で彼女はNozbeを以前試してみたものの、すぐにやめたという話をされました。Nozbeにはサブプロジェクトの機能がないことにがっかりしたということでした。
彼女は同時にたくさんのイベントを抱え、様々な側面からイベントマネージメントをする必要があると説明しました。そして、各イベントには少なくともリンクするいくつものプロジェクトが必要ということでした。“私はサブプロジェクトが必要なのです!!!” そう彼女は主張しました！
しかし、必ずしもそうなのでしょうか。
ワークフローを見直すことで、サブプロジェクトやサブ-サブ-プロジェクトは必要なくなるのではないかと私たちは考えます。その代わりにプロジェクトラベルを使うことをオススメしています!
大きすぎて一つのプロジェクトとしては適さない場合もあります
私たちは皆さんが抱えている仕事は大変複雑であり、それらの仕事はまた、多くのステージや多岐にわたる側面で成り立っていることを理解しています。Nozbeでも複雑なプロセスがたくさんあります。縦の階層になっているプロジェクトを一歩外側から見直し、異なった方法でリンクし直したことはありますか？
まずは主要なプロジェクトを考えてみてください (後でサブプロジェクトを追加するかもしれません)。イベントマネージメントを取り上げ、以下の例を見て行きましょう:
- 会場のアレンジ
- ケータリング
- チーム
- プロモーション
- 会計、財務など
これらはどれもとても複雑なものです！それら全てに取り組み、タスクを組み立て、ワークフローをアレンジするのには、一つのプロジェクトでは十分ではありません。それゆえ、Nozbeではプロジェクトラベルを使って、関連するエリアのプロジェクトたちをグループとしてまとめることができます。サブプロジェクト、サブ-サブ-プロジェクトを作って一つの巨大なプロジェクトを作る代わりに、同じラベルを付けることで関連するプロジェクトをリンク付けてあげるのです。
たくさんのプロジェクト - 1つのラベル
必要に応じたラベルを作ります。“チーム"を例に取ってみましょう。どのイベントでもチームが協調して取り組むことが肝心です。経験豊富なイベントマネージャーを招致したり、会場アレンジ担当、ボランティア担当、広報担当などの各リーダーを設定する必要があることでしょう。講演者を依頼する必要もあるでしょう。それぞれ慎重に選ばなければなりません。
それゆえ、これらは別々のプロジェクトとしたほうが適しています:
- イベントマネージャーを招致する
- ボランティア担当を採用する
- 講演者を依頼する
- など
人が関連したタスクに集中したり、プロジェクトをフィルターしたり、簡単にチームの関連したタスクにスイッチできるようにしたりするため、それら全てを"チーム"のラベルでマークします。
私たちはこのようなやり方をしています
- 最初にプロジェクトを作成したら、そこにタスクを入れます。
- タスクを入れたら、プロジェクトマネージメントを簡単に行うために、プロジェクトリストへ行きます。
- 1つプロジェクトを選んだら、インフォバー(“i"のアイコン)へ行きます。
- “ラベル” ボタンを使って、新規で"チーム"ラベルを作成しこのプロジェクトに適用します。
- 次に、プロジェクトリストに戻り、”…” ボタンを使ってマルチ編集モードにします。
- チーム、スタッフ、HRなどに関連するプロジェクト全てにチェックを付けたら “詳細” ボタンをクリックします。
- 次に"ラベル"をクリックし、“チーム"ラベルを選んだら、確認を押します。
また、チーム関連のプロジェクトを同じ色で統一することで、見やすくしたり、検索しやすくしたりできます。
もっと簡単なバージョン
プロジェクトを作成したときにラベルを付けて、色を付けたい場合もあると思います。簡単なやり方を以下でご覧ください:
ぜひやってみてください
これらをあなたのワークフローに取り入れ、関連する要素をグループ分けすることで、タスク／プロジェクトマネージメントをより平行の階層として取り組んで行きたい場合には、Nozbeのラベルを活用してください。
実際にやってみた感想をぜひお聞かせください。今回のテーマである、サブプロジェクト vs.ラベルを使ったプロジェクトのグループ分け、などに関する提案やアイデアがありましたら、ぜひ下のコメント欄でシェアしてください。今後ともよろしくお願いいたします。
この記事はNozbeマーケティングチーム、マグダによって書かれました。
