いよいよプロジェクト＆タスク管理アプリで作業してみようと決めたものの、何から始めたらいいか分からないということはないでしょうか？そこで今回は、プロジェクトとは何か、どのようにタスクとプロジェクトに分けたらいいのか、ということについて学びましょう！そこからさらに踏み込んで、実用的ないくつかのプロジェクトの例もご紹介します。すぐにでも仕事管理ツールに設定できるようなものを取り上げました。
- プロジェクトとは一体何か？
- すべてのプロジェクトを完了させる必要があるのか？
- 継続のプロジェクト
- ゴール指向のプロジェクト
- 単発のプロジェクトと繰り返しのプロジェクト
- Nozbeでできるプロジェクトの例: 最高のプロジェクト管理ツール
プロジェクトとは一体何か？
「皆が皆プロジェクトに取り組んでいる訳ではない」とあなたは思うかもしれません。「クライアント／ケース／アパートメント／患者／オーダー…はあるけれどもプロジェクトといったものはないです！」と言うかもしれません。
しかし、どのように呼ぶにせよ、実行に数ステップ以上を要するものは、事業であれ目標であれ、すべてプロジェクトなのです。ステップとは、もちろんタスクや活動のことです。
このように、プロジェクトとは特定の結果やゴールに導くための、あるいはその分野やトピックに関連する、一連のステップや活動のことなのです。
プロジェクト管理アプリでは、プロジェクトはタスクやTo-doリストを伴います。
プロジェクトはすべて、完了することが必要不可欠なのか？
Nozbeでは、タスクとプロジェクト管理ツールで実行できるプロジェクトには主に、2つのタイプがあると認識しています:
継続／組織に付随したプロジェクト
- マーケティング
- 財務
- HR
- 営業
- 製品メンテナンス
- 11/2023 クライアント
成果を目指すプロジェクト
- コスト削減
- ブラックフライデーキャンペーン
- 新入社員のオンボーディング
- 離婚案件
- XYZクライアント
- アパートの改装
プロジェクトとは、簡単に言えばタスクのリストであり、どれをゴールを目指すものにするか、どれを継続させるものにするかはあなた次第です。
組織に付随する／継続のプロジェクト
ゴール指向のプロジェクトには具体的な目標があり、それが達成されればプロジェクトが終了するのに対し、継続のプロジェクトでは、仕事やプライベートの特定の側面に関するタスクや活動のリストであるため、終了することはありません。例えば、私たちには「PR & マーケティング」というプロジェクトがあり、そこにはこの分野に関するすべてのタスクを入れています。ジャーナリストとのインタビュー、将来のキャンペーンのアイデア、メールのオンボーディングのレビュー、来年の戦略、などがあります。
継続のプロジェクトの他の例としては、「個人的なもの」と私たちは呼んでいますが、ゴール志向のプロジェクトとは関係がなく、業務に関係ないようなタスクが入っています。
成果を目指した／ゴール指向のプロジェクト
では、成果指向型プロジェクトの定義とは何でしょうか？それはレシピに似ています。レシピには、材料 (リソース)、指示 (計画)、ゴール (おいしい料理) があります。同じように、プロジェクトにも、特定の成果を達成するために計画された一連の活動があります。ここでは、目標を達成するために必要な仕事をタスクに分解します。例えば:
- 橋を建設する
- マーケティングキャンペーンを実施する
- コミュニティイベントを企画する、…などなど。
そこに目的や期間、達成すべき一連のタスクを設定してあげれば…おめでとうございます。あなたはまさにプロジェクトを扱っていると言えるのです。
ゴール指向のプロジェクトを始めるときの注意点
これらのプロジェクトには、日常業務とは異なる特徴があります。まず、一つ一つが独自でユニークであること。すでに10軒の家を建てていたとしても、11軒目はまた真新しくて一癖も二癖もあり、異なってくるものです。ゴール指向のプロジェクトは一時的なものです。明確な開始日と終了日を有します。さらに、人手や時間、資金など様々なリソースを必要とします。この種のプロジェクトは、何か新しいものを生み出したり、変化をもたらしたりするものとなります。
範囲、時間、コストの舵取りをします: これらの境界は庭を囲むフェンスのようなものです。何が中で何が外かを定義します。プロジェクトの領域では、範囲、時間、コストという3つの重要な制約があります。
1. 範囲: 範囲は基本的にプロジェクトのTo-doリストです。プロジェクトが達成しようとするためのすべてのタスクや、目標、特徴、および機能の概要を示します。新しい車にナビゲーションシステムや革シートを採用するか決めるように、プロジェクトの範囲には何が含まれ、何が含まれないかを指定します。範囲に含まれていれば、それはプロジェクトの一部であり、範囲に含まれていなければ、それは境界を越えたものとなります。
2. 時間: 通常、ゴール指向のプロジェクトには期限があり、その期限内に完了させなければならないという特定の時間枠があります。ウェブサイトの構築であれ、ビルの建設であれ、時間の制約があることでプロジェクトは一定のペースで進行し、際限なく引き延ばされることがなくなります。
3. コスト: あらゆるプロジェクトは予算内で運営されます。この予算には、材料や労働力からソフトウェアのライセンスや相談料に至るまで、あらゆるものが含まれます。コストの制約があるため、プロジェクトには経費を使いすぎたということがなくなり、財政が健全に保たれ、先々で起こりうる厄介なサプライズを防ぐことができます。
家を建てることを想像してみてください。範囲には、部屋数、床の種類、キッチンのデザインなどが含まれます。時間的制約には、例えば6ヶ月の期限を確保します。そして、コストの制約によって、到底手の届かないような金メッキのバスタブになってしまうようなことはありません。
単発のプロジェクトと繰り返しのプロジェクト
プロジェクトには一回限りのものがあります。しかし、将来同じ手順を踏めるように、保存しておきたい (あるいはテンプレートを作っておきたい) プロジェクトもあるでしょう。ゴールに向けた作業を一度分解し、将来のために手順を保存しておくのです。繰り返しプロジェクトには、例えば以下のものがあります:
- コミュニティイベントの企画
- 新入社員の研修
- 新しいポッドキャストのエピソードの録音
- 新しい製品機能の実装
- など。
Nozbeでできるプロジェクトの例: 最高のプロジェクト管理アプリ
Nozbeはシンプルな構造とインターフェースを持っています: プロジェクトとタスクがあり、プロジェクトの中にプロジェクトセクションを作って、ステージごとタイプごとにタスクをグループ化できます。そして、特定のタスクでコメントを交換しながらチームと一緒に完了させます。
🚀 マーケティング＆PR
このエリアに関するすべてのタスクを置いておきます:
セクション: 1. メディア出演 + 招待
- Productive Newyorkerマガジンのゲスト投稿
- デジタル・アントレプレナー・ポッドキャストへの招待
- Forbesでの週4日労働についてのインタビュー
セクション2. 定期的なタスク
- 次回のマーケティングチームミーティングへのアジェンダ
- ウェブサイトの統計のチェック(GA) (繰り返しタスク)
- コンバージョンレベルのチェック(繰り返しタスク)
- 会社のソーシャルプロフィールの統計 (繰り返しタスク)
セクション3. 来月の戦略とタスク
- 新規申し込みユーザーへのオンボーディングメールの更新
- 今後のキャンペーンのアイデア
- 来年のプロモーション - デザイン
セクション4. 資料とリンク
- 読むべき面白い記事: マイティ・フライデーについて
- マイケル・ハイアットのコース: “Free to Focus”
- ブランドブック、ロゴ、プロモ資料
📆 休日＆休暇
社員が休みを取りたいときには、このプロジェクトでタスクを作成するようにします。そうすることで、誰がいつ休みなのかを全員が知ることができます。Nozbeでは、例えばマイケルが [マイケル] 10月23～29日(5日間休み) というタスクを作成し、コメントに詳細を書いてHRマネージャーにそのタスクを委任します。そして、彼の身近な人にも言及することで、通知がその人たちに行くようにしています。
新しいポッドキャストのエピソード
ここでは、いくつかのセクションにタスクをグループ化することができます:
- プランニングと準備
- エピソードの概要を作る
- トピックを立てる
- 台本を準備する
- ゲストを調整する
- など。
- スペースのセッティングとエピソードの収録
- 機材をチェックする
- 携帯やパソコンの通知をオフにする
- 録音ソフトで新しいプロジェクトを作成する
- トイレに行く
- 飲み水を準備する
- ローカル録音をオンにする
- 録音をDropboxに保存する
- など。
- 編集、書き出し＆公開
- 録音したオーディオをインポートする
- ミス、長いポーズ、無関係なコンテンツを編集する
- イントロ＆アウトロを追加する
- エピソード全体の音量レベルを一定にする
- エピソードをプラットフォームにアップロードする
- など。
- プロモーション＆視聴者とのエンゲージメント
- Facebookに投稿する
- 新しいエピソードについてのブログ記事を書く
- Linkedinに投稿する
- など。
🙋 新規顧客
このようなプロジェクトでは、タスクをリストアップして、新規顧客の獲得とサービスの手順全体を書き出すことができます。それが今後のテンプレートになります - Nozbeに保存しておけば、新規顧客を獲得するたびにテンプレートから新規プロジェクトをすぐに生成することができます。
セクション: 1. 獲得
- 顧客の連絡先をメモする
- 最初のメールを送る - コールドメール
- 2通目のメールを送る
- Linkedin経由で連絡を取る
- 電話のアポイントメントを取る
その他:
- メールでNozbeに見積依頼を送る
- リクエストを分析する
- 詳細を明確にするために顧客と連絡を取る
セクション: 2. オファー、プレゼンテーション
- 顧客のニーズを満たすオファーを作成する
- オファーを送信する (+ ここでステータスを更新する)
- オファーをプレゼンするためのアポイントメントを取る
セクション: 3. 契約と支払い
- 契約書を準備する
- 契約書を送付し署名してもらう
- 契約書を適切なフォルダに保存する
- プロフォーマ・インボイスを準備する
- 会計士と支払いについて確認する
- 顧客にインボイスを送付する
セクション: 4. 協力／注文の履行
- 生産指示を作成する
- 資材を購入する
- 契約の履行
- 発送を準備する
- 発送する
- 発送について顧客に連絡する
- 問題が発生した場合の顧客との対応履歴
🏠 XYZ物件 - すぐに使える不動産業者のためのプロジェクトテンプレート
もしあなたが不動産業を営んでいるのであれば、あなたが担当する住宅やアパートそれぞれに対応するプロジェクトを持つことができます。タスクの例は以下の通りです:
- オーナーとアポイントを取る
- 契約書を準備する
- オーナーと契約を交わす
- 写真撮影のスケジュールを立てる
- スペースのセッティングと写真撮影
- 編集のために写真を送る
- 広告を書く
- プラットフォームAに広告を掲載する
- Bサービスに広告を掲載する
- Cサービスに広告を掲載する
購入や賃貸の問い合わせがきたら、それぞれに以下のタスクを作成します:
- クライアント4858/2023 マリア・ラディッシュ
- クライアント4859/2023 アダム・オニオン
- 顧客4860/2023 ロナルド・キャロット
- 仮契約にサインする
- 公証人とアポイントを取る
- オーナーと会う
- 最終契約書にサインする
- 書類と支払い
⏰ カフェでの朝のシフト
とあるカフェでの、ある日のあるシフトで働く従業員のためのToDoリスト、例えば「09/10/2023 6:00〜14:00シフト」のようなプロジェクト (通常、テンプレートから生成される定期的なプロジェクト) の作成例も紹介します。カフェだけでなく、美容院、クリニック、倉庫など、さまざまな業種に適用できます:
- セキュリティシステムを解除する
- コーヒーマシーンのスイッチを入れる
- オーブンのスイッチを入れる
- 在庫をチェックし、補充するものをメモする
- すべての表面を清掃し、消毒する
- レジと端末を準備する
- 音楽をかける
- 陳列棚をチェックし商品を並べる
- 最初のコーヒーを淹れる
- 調味料ステーションの整理と補充をする
- Wi-FiとPOSシステムをチェックする
- スペシャルメニューと本日のプロモーションを確認する
- ドアを開ける
- お客様への挨拶を忘れない
- 備品のモニター
- シフト終了報告書
🙋 新入社員のオンボーディングのプロジェクトテンプレート - 完全版
セクション1. 歓迎とオリエンテーション:
- ウェルカムメッセージを送る
- チームを紹介する
- オフィスツアーを行う
セクション2. 必要書類の作成と処理:
- 雇用契約書を確認し署名する
- 税金に関する書類に記入する
- 福利厚生への加入手続きをする
- 試用期間について説明するミーティングを行う
- 最初のパフォーマンスレビューをスケジュールする
セクション3. 会社の方針と手続き:
- 従業員ハンドブックを渡す
- 会社の行動規範と価値観を説明する
- 安全の手順と緊急時の手順を確認する
セクション4. アクセスとログインの詳細
- Nozbe - 小規模チーム向けのプロジェクト管理アプリ
- Dropbox - ドキュメント作業用
- GitHub - コード作業用
- 社内メール
- 社内チャット
- チームのカレンダー
セクション5. トレーニングとスキル開発
- 具体的な実務に関する研修の実施
- 追加でトレーニングが必要な分野を特定する
- ソフトウェアとツールに関する研修
- 非同期コミュニケーションについての研修
セクション6. チームとの統合とサポート
- チームビルディングのための歓迎会を企画する
- メンターやバディを指名する
- 会社のソーシャルイベントや会合に新入社員を招待する
- 最初のチェックインミーティングをスケジュールする
まとめ
ここまで見てきたように、あなたやあなたのチームが取り組んでいることは何でもプロジェクトになりえます。ワークフローやワークロードをプロジェクトとタスクに振り分ける方法を考えるだけです。もしその作業が難しいようでしたら、私たちのデモにお申し込みいただけば、Nozbeの生産性アドバイザーがご一緒にあなたのチームのプロジェクトをリストアップするお手伝いをいたします。
ご質問はありますか？
以上、今回のトピックを一通り説明できていたら幸いです。ご質問やご不明な点がございましたら、下記のコメント欄にご記入いただくか、カスタマーサポートチーム: support@nozbe.com までご連絡ください。
