Nozbe

このポストでは、いかにしてGTDスタイルでウィクリーレビューを効果的に行うかをご紹介します。これにより、私は1ヶ月に2時間ほど時間を節約でき、それを仕事以外のことを楽しむ時間としています。記事をお読みいただき、ぜひ皆さんも実践してみてください。

スタンダード毎週レビュー

私は現在Nozbeに134のプロジェクトを抱えています。そんなに多くないと思う方もいれば、多いなと思う方もいるかと思います。いずれにせよ大切な事実は: その長いリストはうまく整理されているべき - 悪い方向に進まないようにするべきだということです。しかし、リストのプロジェクトの数が増えれば増えるほど、問題が沸き起こってきました。その問題とは… 毎週リーレビューです！なぜそれが私のプロジェクトマネージメントシステムでの問題となってしまったかを理解していただくために、私がそれまではどのように毎週レビューを行っていたかをお話しする必要があると思います。私はプロジェクトをざっと閲覧するだけでした(もちろん普通のタスク、例えば: インボックス・ゼロのようなタスクは除きます)。レビューしていたもの:

  • プロジェクトのスタート日、
  • プロジェクトの完了日、
  • 全ての日付は正しいか (私はおっちょこちょいなので、プロジェクトを作る際には、月を間違ったり、タスクの期日を付けるのを忘れていたりすることがよくあります)。

しかし、あるときはっと気付いたのですが、この私の毎週レビューはプロジェクトを評価するものとは全くなっておらず、また、その時間を集中して取り組んでいるわけでもなく、むしろ他のプロジェクトの合間に取り組んでいたり、さらに、ほとんど詳細を細かくチェックしてはいませんでした。それは、何か他の事を考えながら病気休暇の紙をもらいに医者へ行き、後になって、自分は自営業だから病気休暇の紙をもらってもまったく意味がないということに気付くのと似たような状況でした。ということで、解決策を練る必要があったのです！

ここで私からのアドバイス: 自分がどうやって毎週レビューを行っているかをチェックしてみてください。かつての私と似たような状況でしょうか？毎月、他の活動のために時間を節約したいですか？

あなたのプロジェクトリストはどんなものですか？

私の毎週レビューのコツを皆さんにもよく分かっていただくために、私のプロジェクトリストを少しご紹介します。私はユーチューブ利用者であり、ビジネスコーチであり、そして学生でもあります(オンラインコース)。私のリストには以下のプロジェクトがあります:

  • グループ1 - 仕事関連、プライベート関連のプロジェクト別のプロジェクトを作る必要のない独立したプロジェクト;
  • グループ2 - 現在のビジネスプロジェクト;
  • グループ3 - ビジネス旅行とプライベート旅行;
  • グループ4 - 繰り返しタスク: プライベートと仕事関係(例.新しいカスタマーの獲得へとつながるようなものから、プライベートなものまで。例: タイヤ交換/繰り返し: 6ヶ月ごと/ フランス語の勉強/繰り返し: 毎日/など。);
  • グループ5 - YouTubeのエピソード - 各エピソードごとに別々のプロジェクト;
  • グループ6 - 学業 - 各科目ごとに別々のプロジェクトオンラインコースを学んでいるので、授業を聴いたり、課題をやる時間が必要です;
  • グループ7 - アイデア- アイデアを溜めるためのオープンプロジェクト: 新しいYouTubeエピソード、FacebookやLinkedInへのポスト、ブログポスト、などなど;
  • グループ8 - クライアント(現在とポテンシャル);
  • グループ9 - いつか／たぶん - 現在は重要でないが、将来やるかもしれないプロジェクト

ここで私からのアドバイス: プロジェクトをグループ分けして、プロジェクトリストがカオスにならないようにしましょう。

どのプロジェクトが私にとって重要でしょうか？

次に、私は自分に次の質問を投げかけます: どのプロジェクトが重要か？このグループには、私の収入に関するプロジェクトを全て入れています。ウィークリーレビューでもプライオリティとなるものです。以下のプロジェクトは除きます

  • YouTubeでのエピソード (YouTubeは私の収入源ですが、毎週のように各エピソードをレビューする必要はないと思っています),
  • 「学業」グループのプロジェクト,
  • 「アイデア」グループのプロジェクト,
  • 「いつか／たぶん」グループのプロジェクト

もし私が毎週のようにそれらのプロジェクトをレビューしなくても、世界の終わりとはならないでしょう。

ここで**私からのアドバイス:**ぜひ自分自身に聞いてみてください: どのプロジェクトが本当に重要ですか。

次に私のしたこと

私はウィークリーレビューを2つのパートに分けています:

  • パート1 スタンダード・レビュー
  • パート2 ディープ・レビュー

スタンダードレビューでは、重要なプロジェクト, 例: 収入源となるようなプロジェクト, を一通り見ます。これは毎週行います。さらに、次のようなタスクも毎週レビューに含めます: インボックス・ゼロ(メール、プライベートメッセージ、ダウンロードフォルダー、インボックス)、来週の概要のチェック、予算のレビュー。

ディープ・レビューは徹底的な毎週レビューで、私は隔週で行っています。 重要なプロジェクトだけでなく、全てのプロジェクトをチェックします。

ここで**私からのアドバイス:**Nozbeでタスクを2つ作ってみてください: スタンダード・レビューとディープ・レビューです。次に、これらのタスクを該当するグループのプロジェクトに割り当てていきます。これを行うためのNozbeのチェックリストもありますので、ぜひ利用してみてください。

どのくらいの時間を節約できたでしょうか？

私にとって時間は神聖とも呼べるほど大切なものです。楽しいこと、愉快なことのために時間を節約することがいいことだ、という指針を私は持っています。そこで質問ですが: 1ヶ月にどのくらいの時間を節約できたでしょうか？私の場合は、スタンダード・レビューは大体1時間かかります。ディープ・レビューも大体1時間です。かつて私はGTDの毎週レビューに２時間使っていたので、大体１ヶ月に8時間を費やしていました。

現在は、スタンダードの毎週レビュー(1時間／週) + ディープ毎週レビュー(隔週で1時間)です。合計で、1ヶ月に6時間となります。

1ヶ月で2時間を節約できただけでなく、ストレスやフラストレーションも以前よりかなり軽減しました。パニックになり、病気休暇をもらうために医者へ行く必要もなくなったのです。

著者: Matt Olech (マット・オレフ) - YouTuber(ユーチューバー)であり、またビジネスコーチもしています。コーチとしてだけでなく、YouTubeでも様々なブランドと提携しています。彼のゴールは？クライアントの方々が望むことを手助けすることです。コンサルタント。7年前、彼は自身のYoutubeのエンターテイメントチャンネル、Matt Olechをスタートしました。彼の動画はトータルで1500万回以上の再生数があります。YouTubeで彼はTic Tac、Hoop Cola、Provident、Lajt Mobileなどのブランドと提携しています。ビジネスコーチとしても彼は2年前から活躍しています。彼のワークショップやトレーニングセッションにはこれまで2000人以上の方が参加しています。ポズナンにある銀行業の専門学校や地元の青年協議会などとコラボレーションしています。